Herramientas y hábitos productivos para pymes: el e-mail

José Miguel Bolívar    5 septiembre, 2012

La productividad en general, y la española en particular, sigue siendo un tema de moda en múltiples foros y, a pesar de ello, los avances son escasos.

A veces parece olvidarse que la productividad es más que un ratio, es decir, un cociente entre dos números. En un enfoque clásico, arriba, en el numerador, está la cantidad de un bien producido y abajo, en el denominador, los recursos (materia prima, capital y mano de obra) empleados para producirlo.

Este enfoque está bien pero es incompleto, ya que le faltan los aspectos cualitativos. Si produces mucho pero de peor calidad, aumentará tu productividad pero disminuirán tus ventas. Del mismo modo, si no inviertes recursos en innovar y desarrollar tus productos, ahorrarás a corto plazo pero terminarás siendo menos competitivo a largo plazo. Ejemplos hay a montones.

Este enfoque limitado de la productividad se da también aplicado a las herramientas de trabajo más comunes y, en concreto, a sus hábitos de uso.

Por ejemplo, muchas personas han recibido formación sobre cómo se usa el correo electrónico, pero ha sido solo formación técnica sobre las funcionalidades de determinada herramienta, es decir, cómo escribir un e-mail, enviarlo, responderlo o reenviarlo…

Son muy pocas las personas que han recibido formación sobre cómo usar el correo electrónico de forma productiva, es decir, qué se debe hacer y qué no se debe hacer; cuándo se debe usar y cuándo no; para qué es útil y para qué existen mejores alternativas.

La consecuencia es que el correo electrónico se ha convertido en los últimos años en uno de los principales enemigos de la productividad en las empresas, hasta el punto de que algunas se han planteado su eliminación. Probablemente eliminar el e-mail sea una medida demasiado drástica, pero seguro que racionalizar sus hábitos de uso contribuiría enormemente al aumento de la productividad en las organizaciones.

Pero, ¿es realmente tan grave el problema? Sí, sin duda alguna, lo es. La adicción al e-mail, porque de adicción se trata en muchos casos, puede ser de tal magnitud que logra monopolizar de forma casi permanente la atención de las personas, dificultando que puedan concentrarse en la realización de cualquier otra tarea productiva.

Dispersión de la atención y baja productividad van unidas. La dependencia permanente de la bandeja de entrada de correo se traduce en un mayor número de errores, trabajos incompletos o que hay que repetir, problemas de comunicación con otras personas, incluso con clientes, etc.

Parece que el objetivo ahora es “procesar el e-mail y, en muchos casos, da la impresión de que el puesto de trabajo se haya convertido en “especialista en lectura y escritura de e-mails”, cuando en realidad se supone que el correo electrónico es simplemente una herramienta para ayudar a hacer el trabajo, no un trabajo en sí mismo.

¿Cómo se puede resolver este problema en tu pyme?

Forma a las personas para que hagan un uso racional del correo electrónico:

  • Una bandeja de entrada de correo electrónico no debería comprobarse más de tres o cuatro veces al día. El resto del tiempo el e-mail debería estar cerrado o trabajando en modo “desconectado”.
  • Las alarmas, avisos, ventanas emergentes y demás recordatorios deben estar desactivados de forma permanente. El e-mail se debe comprobar de forma proactiva en los momentos establecidos por cada persona, no de forma reactiva ante cada nuevo mensaje.
  • Los mensajes se abren una vez y luego deben salir de la bandeja de entrada, que por algo se llama así. Una vez leído, cada mensaje debe: ser respondido o renviado o ir a la papelera, al archivo, a la carpeta de acciones pendientes, a la carpeta de acciones a la espera…
  • El e-mail nunca debe usarse para cosas urgentes. Para eso ya están el teléfono y la mensajería instantánea.
  • Tampoco debe utilizarse para informar masivamente sobre temas de carácter general, actualizaciones sobre proyectos, políticas de empresa… Para eso están los blogs, wikis, etc.
  • Enseña a las personas cómo redactar e-mails breves, concisos y con títulos (asuntos) relevantes y a ser posible autoexplicativos.
  • Fomenta que únicamente se ponga en copia a las personas imprescindibles.

Forma a las personas en el uso de herramientas de trabajo colaborativo: unidades de red compartidas, SharePoint, Dropbox, Google Docs/Drive, SkyDrive… El correo electrónico no siempre es la mejor opción.
Prohíbe el envío de e-mails fuera de las horas de trabajo. Los e-mails se pueden guardar como borrador o programar para su envío diferido.
Da ejemplo, especialmente desde la más alta dirección. De nada sirve todo lo anterior si la alta dirección sigue comportándose como si el mundo fuera a pararse por no comprobar el correo electrónico cada cinco minutos.

De una vez o de forma gradual, la adopción de estos hábitos productivos en tu pyme convertirán nuevamente al e-mail en la herramienta productiva que nunca debió dejar de ser.

Foto © Robert Couse-Baker, distribuida con licencia Creative Commons BY-2.0

Comentarios

  1. Muy buenos consejos en general. Por supuesto, cada caso es un mundo, y cada empresa genera sus propio microclima al respecto. En algunos casos puede tener que adaptarse este tipo de consejos, como por ejemplo el de no enviar un email para cosas urgentes. Definitivamente no me confiaria del correo para algo urgente, pero a veces quiero que quede una constancia por escrito del pedido, que incluso le sirve a la otra persona para organizarse porque lo recibe en un formato manipulable para su agendado. Y en línea con tu consejo, como es urgente, detrás del envio, el llamadito 😉

    Saludos

    JC
    http://comomeorganizo.blogspot.com
    Twitter: @ComoMeOrganizo
    Ultima Nota: Sobre Productividad y Redes Sociales

  2. muy interesante, hay que comenzar muy despacio en su aplicacion, al igual que los mensajes de texto via telefonia, es constante el chequeo del telefono para ver si entro algun msj o llamada perdida.-
    Mis saludos desde Argentina
    Jorge

  3. Las alarmas, avisos, ventanas emergentes y demás recordatorios deben estar desactivados de forma permanente.

    Está bien recordar esto cada cierto tiempo puesto que cada nuevo dispositivo que usemos trae sus propias notificaciones y alarmas y puede darse el caso de que, aunque dejemos de ser esclavos del mail en el portátil, lo sigamos siendo en el móvil.

    Prohíbe el envío de e-mails fuera de las horas de trabajo. Los e-mails se pueden guardar como borrador o programar para su envío diferido.

    Esto es lo único con lo que estoy en desacuerdo en todo el post. La desactivación de notificaciones y alarmas ya evita que reaccionemos ante cada mail simplemente porque es la novedad del momento. Para escribir y enviarlos prefiero dejar que cada uno se organice como le va mejor. Con saber que no debe esperar respuesta inmediata, es suficiente. Adicionalmente, cada vez más empresas dejan de tener horarios fijos sea por una decisión de cultura organizacional, sea porque trabajan en varios husos horarios.

    Por lo demás, muy buenas las recomendaciones, deberíamos releer este tipo de consejos cada cierto tiempo.

    ¡Un saludo!

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