Herramientas y hábitos productivos para pymes: el e-mail

La productividad en general, y la española en particular, sigue siendo un tema de moda en múltiples foros y, a pesar de ello, los avances son escasos.

A veces parece olvidarse que la productividad es más que un ratio, es decir, un cociente entre dos números. En un enfoque clásico, arriba, en el numerador, está la cantidad de un bien producido y abajo, en el denominador, los recursos (materia prima, capital y mano de obra) empleados para producirlo.

Este enfoque está bien pero es incompleto, ya que le faltan los aspectos cualitativos. Si produces mucho pero de peor calidad, aumentará tu productividad pero disminuirán tus ventas. Del mismo modo, si no inviertes recursos en innovar y desarrollar tus productos, ahorrarás a corto plazo pero terminarás siendo menos competitivo a largo plazo. Ejemplos hay a montones.

Este enfoque limitado de la productividad se da también aplicado a las herramientas de trabajo más comunes y, en concreto, a sus hábitos de uso.

Por ejemplo, muchas personas han recibido formación sobre cómo se usa el correo electrónico, pero ha sido solo formación técnica sobre las funcionalidades de determinada herramienta, es decir, cómo escribir un e-mail, enviarlo, responderlo o reenviarlo…

Son muy pocas las personas que han recibido formación sobre cómo usar el correo electrónico de forma productiva, es decir, qué se debe hacer y qué no se debe hacer; cuándo se debe usar y cuándo no; para qué es útil y para qué existen mejores alternativas.

La consecuencia es que el correo electrónico se ha convertido en los últimos años en uno de los principales enemigos de la productividad en las empresas, hasta el punto de que algunas se han planteado su eliminación. Probablemente eliminar el e-mail sea una medida demasiado drástica, pero seguro que racionalizar sus hábitos de uso contribuiría enormemente al aumento de la productividad en las organizaciones.

Pero, ¿es realmente tan grave el problema? Sí, sin duda alguna, lo es. La adicción al e-mail, porque de adicción se trata en muchos casos, puede ser de tal magnitud que logra monopolizar de forma casi permanente la atención de las personas, dificultando que puedan concentrarse en la realización de cualquier otra tarea productiva.

Dispersión de la atención y baja productividad van unidas. La dependencia permanente de la bandeja de entrada de correo se traduce en un mayor número de errores, trabajos incompletos o que hay que repetir, problemas de comunicación con otras personas, incluso con clientes, etc.

Parece que el objetivo ahora es “procesar el e-mail” y, en muchos casos, da la impresión de que el puesto de trabajo se haya convertido en “especialista en lectura y escritura de e-mails”, cuando en realidad se supone que el correo electrónico es simplemente una herramienta para ayudar a hacer el trabajo, no un trabajo en sí mismo.

¿Cómo se puede resolver este problema en tu pyme?

Forma a las personas para que hagan un uso racional del correo electrónico:

• Una bandeja de entrada de correo electrónico no debería comprobarse más de tres o cuatro veces al día. El resto del tiempo el e-mail debería estar cerrado o trabajando en modo “desconectado”.
• Las alarmas, avisos, ventanas emergentes y demás recordatorios deben estar desactivados de forma permanente. El e-mail se debe comprobar de forma proactiva en los momentos establecidos por cada persona, no de forma reactiva ante cada nuevo mensaje.
• Los mensajes se abren una vez y luego deben salir de la bandeja de entrada, que por algo se llama así. Una vez leído, cada mensaje debe: ser respondido o renviado o ir a la papelera, al archivo, a la carpeta de acciones pendientes, a la carpeta de acciones a la espera…
• El e-mail nunca debe usarse para cosas urgentes. Para eso ya están el teléfono y la mensajería instantánea.
• Tampoco debe utilizarse para informar masivamente sobre temas de carácter general, actualizaciones sobre proyectos, políticas de empresa… Para eso están los blogs, wikis, etc.
• Enseña a las personas cómo redactar e-mails breves, concisos y con títulos (asuntos) relevantes y a ser posible autoexplicativos.
• Fomenta que únicamente se ponga en copia a las personas imprescindibles.

Forma a las personas en el uso de herramientas de trabajo colaborativo: unidades de red compartidas, SharePoint, Dropbox, Google Docs/Drive, SkyDrive… El correo electrónico no siempre es la mejor opción.
Prohíbe el envío de e-mails fuera de las horas de trabajo. Los e-mails se pueden guardar como borrador o programar para su envío diferido.
Da ejemplo, especialmente desde la más alta dirección. De nada sirve todo lo anterior si la alta dirección sigue comportándose como si el mundo fuera a pararse por no comprobar el correo electrónico cada cinco minutos.

De una vez o de forma gradual, la adopción de estos hábitos productivos en tu pyme convertirán nuevamente al e-mail en la herramienta productiva que nunca debió dejar de ser.

Foto © Robert Couse-Baker, distribuida con licencia Creative Commons BY-2.0