¿Es siempre obligatorio llevar la contabilidad de la empresa?

En no pocas ocasiones me encuentro con empresarios que consideran que la contabilidad es una mera imposición legal a la que están obligados para cumplir con Hacienda.

Es habitual escucharlos decir: “Eso lo lleva mi gestoría”, “no leo los balances ni entiendo lo que dicen”, “firmo los papeles que me presentan y no me preocupo de más”. Lo cierto es que más allá de la exigencia fiscal, la información que suministra la contabilidad sobre la realidad económica y financiera de la empresa es fundamental para la toma de decisiones del empresario.

Sin los datos que muestran los estados contables (balances, cuentas de pérdidas y ganancias, etcétera), los responsables de gestionar la empresa tomarán sus decisiones un poco “a ciegas”, con el peligro de acabar en una mala situación patrimonial.

Es más, los datos contables interesarán a otras personas e instituciones, en ocasiones externas a la compañía. Según la interpretación que hagan estos interesados o stakeholders de los datos contables, y las decisiones que tomen, podrán influir en la marcha del negocio en una dirección u otra.

Obligación de llevar contabilidad

Legalmente el Código de Comercio estipula que “todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa, que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios”.

No obstante, la legislación fiscal limita esta obligación general a los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades, entre los que destacan las sociedades mercantiles (anónimas, de responsabilidad limitada, etcétera) y los empresarios autónomos con actividad mercantil que tributan por el método de estimación directa normal.

Otros autónomos como los que desarrollan actividades empresariales agrícolas o ganaderas, los profesionales, o los empresarios que tributan por los métodos de estimación directa simplificada u objetiva no están obligados a llevar contabilidad, aunque como ya he comentado, es muy recomendable que lo hagan.

En cuanto a los interesados en los datos contables, puede distinguirse entre internos, que tomarán decisiones desde dentro de la empresa, y externos, que lo harán desde fuera.

Usuarios internos

Propietarios

En calidad de dueños de la empresa, a partir de sus balances y las cuentas de pérdidas y ganancias, pueden conocer cómo marcha el negocio y analizar si su inversión aumenta o no de valor con el transcurso del tiempo.

Directivos y administradores

En función de la información que suministra la contabilidad y entendiendo esta como una herramienta de gestión, pueden tomar decisiones como, por ejemplo, comprar maquinaria, solicitar financiación bancaria o contratar nuevo personal.

Empleados

Los empleados en general pueden conocer cómo marcha la empresa en la que trabajan, y ver si los datos contables confirman la percepción que tienen sobre ella (crecimiento, estabilidad, etcétera).

También los futuros trabajadores que estén valorando incorporarse a la compañía pueden analizar su situación patrimonial, para saber dónde se meten (en este sentido, serían usuarios externos de la información contable). 

Usuarios externos

Hacienda

Como he señalado anteriormente, una de las funciones principales de la contabilidad es servir de base para el cálculo de los impuestos, teniendo la Administración Tributaria la potestad de examinar la contabilidad de la empresa a través de inspecciones, en los casos en los que su llevanza sea obligatoria.

Registro Mercantil

Esta institución pública, que depende del Ministerio de Justicia, tiene entre sus funciones principales las de depositar y dar publicidad a los principales documentos contables de las empresas como son las cuentas anuales (balance, cuenta de pérdidas y ganancias, etcétera). Gracias a esta publicidad, otros interesados externos pueden acceder a dicha información.

Entidades financieras

Los bancos y otras entidades financieras utilizan los estados contables como base del análisis de riesgo que realizan sobre las empresas que les solicitan financiación.

Clientes

Analizan la información contable para comprobar que la situación patrimonial de la empresa es sólida y garantiza el correcto suministro de los bienes y servicios solicitados.

Proveedores

Fundamentalmente buscan en los datos contables muestras de la solvencia de la empresa, para minimizar las dudas sobre el cobro futuro de sus facturas.

Competidores

Estudian la situación económica y financiera de las empresas competidoras para evaluar su desempeño en términos relativos.

Empresas de información comercial

Estas agencias especializadas utilizan los documentos contables de la empresa para evaluar su riesgo de impago y plasmarlo en los informes comerciales que proporcionan, los cuales, a su vez, son utilizados por otros interesados externos (clientes, proveedores, bancos, etcétera).

Posibles inversores

Por último, la información contable es base fundamental de análisis para todos aquellos inversores (business angels, entidades de capital riesgo, otras compañías, etcétera) que muestren interés en participar en el capital de una empresa.