Cómo sacar el máximo partido a tus gráficos de Excel

Siguiendo con la dinámica de representar la información de forma gráfica, tal como vimos en otros artículos sobre creación de infografías con Easel.ly y utilización del editor de Piktochart, hoy vamos a analizar tres elementos que tienen esta función dentro de Microsoft Excel y que posiblemente muchos de los usuarios no utilicen o desconozcan.

Por supuesto, Microsoft Excel cuenta con herramientas de representación gráfica desde sus primeras versiones y la mayoría de los usuarios emplean la funcionalidad estándar de creación de gráficos; sin embargo, hay otros elementos que Microsoft ha ido implementando y que se utilizan mucho menos, aunque sus resultados pueden ser muy satisfactorios para representar gráficamente diversos elementos.

Formato condicional con Barras de datos

Además de los formatos de celdas habituales en los que tenemos la opción de elegir el color de fondo de la celda, una trama de relleno o un borde concreto y un color de fuente, existen diferentes formatos condicionales con los que podemos añadir elementos diferentes al relleno de la celda. Podemos aplicar un relleno basado en la aparición de una barra de datos según el valor numérico que asignemos a una celda, de manera que, para un valor mayor, aparezca una barra más grande y para un valor inferior, la barra quede recortada en proporción.

Podemos aplicar este formato condicional para representar la información de forma gráfica o para reforzar la representación numérica de la información. Es recomendable para que las barras aporten claridad y no confusión, que los valores numéricos no estén demasiado distanciados ni que el rango de valores sea demasiado amplio.

Formato condicional con Escalas de color o Conjuntos de iconos

Según el tipo de información que incluyamos en nuestra hoja de cálculo, las barras o líneas no representan tan bien los valores como algunas escalas de color concretas o los conjuntos de iconos estándar. Por ejemplo, si modificamos los datos del ejemplo de la imagen superior e indicamos que se trata, en lugar de valores aleatorios entre uno y diez, de las calificaciones de un examen, la representación gráfica puede ser mucho más esclarecedora y aportar mucha más información al realizarse con escalas de color:

O con conjuntos de iconos:

Para aplicar cualquiera de los formatos condicionales que hemos comentado hasta este punto, es suficiente con haber seleccionado las celdas que contengan los datos a los que queremos dar formato, Microsoft Excel se encarga de aplicar a cada valor el color, barra o icono que le corresponde según los “valores límite” superiores e inferiores. Por supuesto, existe también la opción de personalizar todos estos valores según el criterio del usuario.

Minigráficos

Los minigráficos son una herramienta que, personalmente, me parece muy potente y altamente flexible, pero también creo que es la menos utilizada. Permiten la inclusión de un pequeño gráfico en una sola celda, con las ventajas que ello puede suponer, al no tratarse de un elemento independiente dentro de la hoja de cálculo; por ejemplo, es suficiente con arrastrar un minigráfico para aplicarlo, en las mismas condiciones, a las celdas siguientes, como si se tratase del arrastre de una fórmula.

Obviamente, estas tres propuestas tienen sus limitaciones y no son de utilidad para representar cualquier tipo de información gráfica. Para ello tenemos la funcionalidad de gráficos de Microsoft Excel, pero es posible que os puedan ayudar a aportar algo más de claridad a algunas hojas de cálculo a las que, sin añadir un gráfico estándar, queráis aplicar un toque gráfico o de color.