Cómo hacer un Cuadro de control de los saldos vencidos de clientes (I)

No hay pyme que no tenga como una de sus preocupaciones fundamentales la liquidez. Cuando -como sucede en la actualidad- la financiación de terceros se vuelve cada vez más difícil, hay que centrarse en el cuidado de los recursos propios y en vigilar que no haya impagados.

La idea es ser proactivo o, por lo menos, ser capaz de hacer “control de daños” y, para lograrlo, hay que tener muy clara la información y saber aprovecharla mediante las correspondientes herramientas.

En concreto, la herramienta que os propongo es un Cuadro de control o Dashboard para vigilar la situación de los saldos de clientes de vuestra empresa.

Algunas ideas previas

Para que esta herramienta funcione, nuestra pyme debe ser disciplinada en lo que al registro de las facturas emitidas y sus fechas de vencimiento se refiere. Si nos falta la información, estaremos indefensos; lo mismo se aplica al control de los cobros.

Pero seamos optimistas y supongamos que disponemos de esa información correctamente registrada en nuestro programa de contabilidad.

El primer paso que hemos de dar en base a los datos de facturación, es el denominado Ageing balance, que no es otra cosa que el Balance de saldos de clientes por antigüedad de vencimientos. Partiendo de él, podremos generar tablas adicionales con sus correspondientes gráficos y así completar nuestro Cuadro de control.

El Balance de saldos de clientes por antigüedad de vencimientos 

Este balance de saldos distribuye en el tiempo las deudas de los clientes de nuestra pyme. De este modo, distinguimos los saldos vencidos de los no vencidos de cada uno de nuestros clientes y podemos conocer la antigüedad de los primeros y así hacernos una clara idea del peso de los segundos dentro del riesgo total con cada cliente.

Obviamente, se trata de saldos vencidos y no cobrados, normalmente comenzaríamos con una tabla en Excel del estilo de la que sigue:

Se trata sólo de una parte de lo que normalmente es una de estas tablas. Hay que llamar la atención sobre algunas cuestiones:

• Para controlar los vencimientos utilizamos la fórmula HOY() que nos proporciona la referencia de la fecha del día de hoy (fecha actual) y luego le restamos la fecha de vencimiento, para así saber los días que han pasado desde el vencimiento, usando el signo $ bloqueamos la fecha actual para que al arrastrar la fórmula =$B$1-E4 no haya problemas. El signo negativo en el resultado de la fórmula nos indica que todavía quedan – x días para el vencimiento teórico de la factura.

• Para facilitar el filtrado de la tabla entre facturas vencidas y no vencidas, añadimos un campo Sí/No, cosa que hacemos con una fórmula del estilo =SI($E5>0;»Sí»;»No»).

La tabla resultante por sí misma es muy útil, pero no es un Ageing, para eso tenemos que hacer uso de nuestra vieja amiga la “tabla dinámica”. Sencillamente se selecciona la tabla de vencimientos (sin incluir la celda de fecha actual):

Hacemos clic en “Tabla dinámica” y usamos el asistente de creación de tablas dinámicas para elegir su ubicación (en este caso, una nueva hoja de cálculo) y luego determinar cómo será la tabla resultante:

Aceptamos y, por primera vez, vemos nuestra tabla dinámica:

Lo que hemos hecho ha sido seleccionar el campo “Vencida Sí/No” y lo arrastramos al área “Filtro de informe”, luego en valores arrastramos “Importe” (esto es, el sumatorio de las facturas vencidas) y en “Etiquetas de fila” utilizamos “Días desde el vencimiento”.

El resultado, como veis, no es muy útil, ya que hay una etiqueta de fila para cada caso de número de días desde (o hasta) el vencimiento. Hemos de ser capaces de segmentar la información, para ello usaremos el filtro “Vencida Sí/No” seleccionando “Sí”.

Y luego nos aprovecharemos de una de las mejores funcionalidades de las tablas dinámicas en Excel: la posibilidad de agrupar datos según los criterios que queramos establecer.

En este caso, podríamos filtrar los vencimientos de 30 en 30 días, del siguiente modo:

• Hasta 30 días.
• De 31 a 60 días.
• De 61 a 90 días.
• Más de 90 días.

Dato que trasladamos inmediatamente a nuestra tabla dinámica:

Y ya hemos construido nuestro primer Ageing. Podemos “maquetarlo” cambiando los textos de los campos y el formato de presentación de los importes de los vencimientos, para al final añadir un gráfico que facilite la presentación de los datos.

Ya tenemos los cimientos de nuestro Cuadro de control, que terminaremos de construir en un próximo artículo.

*Las imágenes pueden verse con más detalle haciendo clic sobre ellas.

Nota: he utilizado Excel 2010 para la elaboración de este post.

Foto @lumaxart, distribuida con licencia Creative Commons BY-2.0