Cómo hacer un Cuadro de control de los saldos vencidos de clientes (II)

En el post anterior, tras tratar un listado de facturas vencidas mediante tablas dinámicas, dejamos la construcción de un Cuadro de control de los saldos vencidos de clientes a punto de comenzar. Lo retomamos.

El Cuadro de control

Las tablas dinámicas permiten “copiar y pegar” sin problemas, con lo que podemos analizar los distintos elementos de la tabla dinámica de facturas vencidas, como los distintos clientes y cómo se distribuye su deuda vencida con nuestra empresa, acorde con la segmentación por rangos de días que determinásemos, en nuestro caso la tradicional por segmentos de 30 días.

En el lado visual normalmente no se aplican gráficos muy “complicados” (por poco conocidos), para evitar que se produzcan confusiones en un cuadro de control que se utiliza para tomar decisiones importantes.

Aquí es primordial tener en cuenta las opciones para personalizar los gráficos. Os aconsejo que “juguéis” con las denominadas “Herramientas de Gráfico Dinámico”(Diseño, Presentación, Formato y Análisis), porque es la manera de acabar controlando Excel: explorando todas sus posibilidades y mediante el método de prueba y error.

La información mostrada por ahora es básica para entender lo que está pasando, pero no es realmente un Cuadro de control, ya que no comparamos con nuestros objetivos de facturación vencida y no cobrada, al tiempo que tampoco incorporamos ninguna métrica que fije el seguimiento del cumplimiento de dichos objetivos.

Partiendo del hecho de que en este post sólo estamos haciendo una propuesta muy general de este Cuadro de control, podríamos incorporar el seguimiento de objetivos antes mencionado para llegar a un resultado como éste:

No hay que olvidar que podríamos copiar este dashboard desde Excel a un Power Point y que si hacemos esa copia manteniendo el formato Excel ambos documentos estarían vinculados y, en consecuencia, se podría actualizar la presentación en los dos formatos.

Si nos paramos un minuto a analizar los datos del caso que proponemos, podemos observar que hay claros problemas de impagados más allá de lo esperado en el corto plazo, esto es, en pagos que se retrasan menos de un mes, muchas veces fruto bien de tensiones de tesorería, bien de “despistes” o simplemente del establecimiento de fechas fijas para los pagos, el habitual “pagamos los días 5 y 25 de cada mes”.

Como estamos trabajando con tablas dinámicas, podemos ir un poco más allá de este Cuadro de control general y determinar qué facturas de qué clientes son las que causan el problema más serio, simplemente copiaríamos una de las tablas filtrando por los importes de más de 60 días de antigüedad y añadiendo el número de factura:

Ahora sabemos que el problema consiste en una factura determinada de un único cliente: ¿es hora de comenzar nuevas tácticas de recobro fuera de lo habitual?

También hay que recordar que como estamos utilizando tablas dinámicas, es fácil actualizar la información simplemente incrementando el rango de celdas que se incorporan a la tabla. Con todo, el proceso sigue teniendo un importante componente manual y hay que ser muy cuidadoso en la revisión de la información contable, para evitar que nos falten o nos sobren facturas.

Muchos ERP incorporan informes de este estilo, pero carecen de la flexibilidad para profundizar en los datos, son informes estáticos. Es en las soluciones de Inteligencia de Negocio (Business Intelligence) donde se pueden obtener estos Cuadros de control plenamente automatizados y actualizados e incorporar la posibilidad de ir al detalle de la factura con un solo clic.

Un paso más allá en el uso de esta información estaría en el ámbito del cálculo de las provisiones por créditos incobrables por las operaciones de la empresa, algo en lo que pensar a estas alturas del ejercicio.

Para hacerse a la idea de la importancia de hacer un seguimiento de la antigüedad de los saldos de clientes vencidos y de actuar rápidamente, os dejo con un cuadro con el porcentaje de cobro desde la fecha del impago que elaboré hace poco con los datos de un cliente (en este caso una gran empresa):

Os puedo asegurar que esta tabla tuvo un impacto muy grande en cómo se percibían los impagados en mi cliente y en los procesos que se seguían para el tratamiento de los mismos o incluso en la retribución variable de las personas responsables.

Para finalizar, os dejo con una sencilla pregunta: ¿Nos podemos permitir no vigilar los impagos de nuestros clientes?

*Puedes descargarte aquí el excel completo

Nota: he utilizado Excel 2010 para la elaboración de este post.

Foto @StockMonkeys.com, distribuida con licencia Creative Commons BY-2.0