Cómo hacer encuestas en Whatsapp y crear comunidades

Se acabaron las conversaciones interminables para elegir día y hora de una reunión, o decidir cuál es la mejor campaña para promocionar el último lanzamiento. Ahora es posible imponer la opinión de la mayoría con la facilísima utilidad de la encuesta de Whatsapp.

La red de mensajería también ha creado la función de comunidades. Esta herramienta fusiona hasta 50 grupos, por ejemplo, los que has creado para segmentar las acciones de marketing, permitiéndote comunicarte con todos mediante un único mensaje.

Whatsapp va escalando posiciones como herramienta empresarial. Si formas parte de ese 80% de empresas que la considera ‘fundamental’ o ‘muy importante’ para conectar con sus clientes, según un estudio de Hubspot de 2022, te conviene aprovechar todo su potencial.

Según esta encuesta a 250 empresas, los departamentos que más emplean la aplicación son Ventas, Atención al cliente y Marketing. Y a todos ellos, y otros como Recursos Humanos o Comunicación, les pueden resultar de interés las nuevas funciones de encuesta y comunidades. Te explicamos cómo funcionan.

Cómo hacer una encuesta en Whatsapp

Para decidir dónde se celebra la fiesta anual de la empresa o hacer un sondeo entre el grupo de discusión de marketing. Realizar encuestas sencillas puede ahorrar tiempo y arrojar claridad en muchos asuntos, por lo que esta utilidad de encuesta ha sido muy bien recibida por los usuarios.

Si quieres probarla, es muy sencillo, te explicamos cómo hacerlo:

• Entra en el grupo de Whatsapp en el que quieres hacer la encuesta.
• Selecciona el icono del clip que aparece en el cuadro de mensajes y haz clic en ‘Encuesta’.

• Rellena el campo encuesta con una pregunta sencilla.
• Y a continuación añade todas las respuestas posibles: Sí o No, la mejor hora para convocar una reunión (las 10:00 h., 15:00 h. o 17:30 h.), qué tipo de empaquetado llama más la atención al potencial cliente, posibles lugares para celebrar un evento, etc.

Cómo utilizar la función de comunidades de Whatsapp

Las comunidades son una de las últimas novedades anunciadas por Whatsapp el año pasado. Afecta a la función de grupos. Permite crear subgrupos, varios hilos de conversación y notificaciones por avisos, según explicó el propio Mark Zuckerberg. Por tanto, no debe entenderse como una alternativa a los grupos, sino más bien como una opción de mejora de esta utilidad.

Para qué sirven las comunidades de Whatsapp

• Una comunidad puede albergar varios grupos diferentes. Por ejemplo, una empresa de venta de material de oficina puede unir en una misma comunidad los grupos con los que hasta ahora venía operando de modo independiente en sus acciones segmentadas de venta (colegios, arquitectos, despachos…). Una vez creada la comunidad, puede comunicarse con todos los miembros mediante un único mensaje, por ejemplo, el anuncio de una nueva web de empresa.   
• La gran ventaja es que esta función no afecta a los grupos con los que la empresa ya venía trabajando, que mantienen la independencia de su actividad.

Cómo crear las comunidades

Sigue estos pasos para crear una comunidad. Busca la pestaña de Comunidades (es el nuevo icono con varias cabezas, situado a la izquierda de Chats):

• Al pulsar, aparecerá una pantalla de presentación, en el caso de que sea la primera vez que la activas. A continuación haz clic en ‘Inicia una comunidad’. Hay más opciones, pero ésta es la más sencilla para empezar a operar.

• En la nueva pantalla, completa los campos de nombre (máximo 24 caracteres) y descripción, que serán visibles para todos. Al igual que la imagen con la que la puedes ilustrar, como haces con cualquier otro grupo.
• Ahora ya puedes elegir los diferentes grupos que quieres que formen parte de la comunidad desde ‘Añadir grupos existentes’, sabiendo que hay un máximo de 50. También existe la posibilidad de crear hasta diez grupos nuevos.
• Se creará automáticamente un grupo de avisos para tu comunidad. Desde ahí, quienes administran la comunidad podrán enviar mensajes a todos sus miembros.

El papel del administrador

El administrador es el único usuario con capacidad para ver los números de teléfono de los miembros de la comunidad y para interactuar con ellos.

En una empresa puede resultar útil nombrar a otras personas como administradores de la comunidad. Esta decisión nunca permitirá al otro administrador descartar a quien creó la comunidad.

Para designar a un nuevo administrador hay que seguir estos pasos:

• Abrir la comunidad de Whatsapp.
• Hacer clic en el nombre de la comunidad e ir a ‘Ver miembros’.
• Desplazarse hasta la lista de miembros y haz clic en el nombre del miembro elegido para la función de administrador. A continuación hay que activar la opción ‘Designar como admin.’ y pulsar OK.

Debes saber que es igualmente sencillo eliminar al administrador:

• Abre la comunidad de Whatsapp.
• Haz clic en el nombre de la comunidad y buscar la opción ‘Ver miembros’.
• Desplázate por la lista de miembros hasta dar con el nombre del miembro que quieres descartar como administrador. Activa la opción ‘Descartar como admin.’ y haz clic en OK.

Cómo invitar a una comunidad a nuevos participantes

Existe la posibilidad de enviar enlaces a otras personas invitándolas a formar parte de la comunidad.

• Abre la comunidad de Whatsapp y haz clic en su nombre. Ahora busca la opción ‘Invitar miembros’ y haz un nuevo clic.
• Elige la opción ‘Compartir enlace’. Una vez seleccionado, podrás invitar a cuantos contactos quieras. Existe la opción de utilizar un QR para otro tipo de campañas.

Debes tener en cuenta que cualquier usuario de Whatsapp que tenga acceso a este enlace podrá utilizarlo para entrar en la comunidad, bastaría con que se lo hayan reenviado. La mejor medida para evitarlo es cambiarlo cuando se considere oportuno.

• Para crear un nuevo enlace, basta con hacer clic en la opción del menú de ‘Restablecer enlace’.

Si sigues todos los pasos, ya estás preparado para probar las nuevas utilidades de Whatsapp de encuesta y comunidades.

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