Claves para tener éxito en una reunión de trabajo

Los cafés servidos en taza o en vaso, la calidad de las pastas –si las hubiera- o la distribución de las botellas de agua. No hay detalle que pase desapercibido cuando se organiza una reunión de trabajo. Pero al margen de los decorados, importa la puesta en escena. Menos cáscaras y más nueces. Tener el producto adecuado en cada momento, mantener un nivel de servicio excelente o saber motivar a los empleados constituyen aspectos fundamentales para el éxito de una empresa. No obstante, si no se comunica con efectividad, las ideas pueden quedar en el tintero. Los déficits a la hora de transmitir un mensaje dejan un proyecto con potencial en agua de borrajas, ya sea entre compañeros, con los jefes o ante los clientes.

Las destrezas comunicativas son esenciales cuando se asiste a una reunión. Desde el tono que se emplea hasta las formas de gesticular. Sin olvidar, evidentemente, el contenido de los mensajes. No saber hablar en público eclipsa al empleado más lúcido. Por ello, contar con los servicios de un experto en oratoria puede resultar determinante en los planes de desarrollo de una compañía.

Javier Bernad, fundador de Speak & Spand, explica que para dar la talla, lo fundamental es hablar sólo cuando sea necesario. Mejor decir una sola cosa relevante que intentar parecer participativo. “No importa cuánto participes, sino la calidad de tu participación”. Asimismo, asegura que escuchar es más importante que hablar, por lo que sugiere escuchar como si después hubiera que resumir los contenidos al jefe. Bernad también recomienda transmitir poder sobre el área de responsabilidad. “Tú eres el jefe de tu negociado”.

Más allá de ir a la reunión convenientemente vestido o de llegar puntualmente, el fundador de Speak & Spand considera que sólo hay que acudir si se piensa que nuestra presencia resulta ineludible. Si no lo es, anima a justificárselo al organizador, ya que se pierde demasiado tiempo en reuniones innecesarias -algunas del estilo “junta semanal”-. Presentarse perfectamente preparado con todos los datos que se han de tener en cuenta o despejar asuntos candentes antes de la reunión, para evitar perder tiempo en choques de egos, son otras de las claves que todo empleado debería contemplar en las reuniones de trabajo.

Las formas siempre influyen. Bernad cree que hay que llegar al lugar de la cita con diez minutos de antelación. “La reunión no empieza con los cafés ni con los saludos. Comienza cuando se empieza a hablar del tema de la reunión”. Terminar a la hora prevista y no asumir que se puede disponer del tiempo de los demás también es importante. Dentro del manual para tener éxito en una reunión, el fundador de Speak & Spand detalla que hay que mantener una postura erguida, ni echado hacia adelante ni recostado sobre la silla. Debe evitarse cruzar las manos en la medida de lo posible, para no transmitir inseguridad. “Tampoco deberíamos colocar nada entre nosotros y nuestros interlocutores, como tazas, papeles o carpetas”. Una mesa despejada es sinónimo de apertura. Vestir siempre al nivel de la persona más importante de la reunión, ya sea jefe o cliente, y sentarse en el lugar que corresponda en la jerarquía son detalles que se valorarán favorablemente.

En la mayoría de las reuniones se comete una serie de errores comunes, que pueden tener nefastas consecuencias. Interrumpir al que habla suele ser bastante habitual. “Si no eres tú el que interrumpe, asegúrate de que luego le das la palabra al interrumpido, para aumentar tu percepción de poder”, sostiene Bernad. Otro fallo es hablar sin resumir antes lo que ha dicho el participante a cuya exposición se refiere, así como convocar reuniones que claramente terminarán después de la hora de salida de la oficina. El fundador de Speak & Spand piensa que en España nos encanta demostrar que trabajamos más que nadie, mediante la prolongación gratuita de nuestro horario laboral. “No es bueno para la familia ni, si no la tienes, para la de los demás”, apostilla.

Lejos de las formas y de los modales, dilatar la respiración cuando se habla en público es primordial para no cansarse y proyectar poder con la voz. Bernad destaca que hay que respirar siempre desde el abdomen y mantener una postura erguida para aprovechar todo el recorrido del sistema respiratorio. “Inserta pausas que te permitan hacer una respiración profunda una vez cada cinco minutos”.

Modular la voz y poner énfasis en mensajes concretos puede marcar la diferencia entre que los presentes escuchen con atención o bostecen por el aburrimiento. Se debe manejar la entonación, el ritmo y el volumen. “Es igual que contar un cuento, pero adaptándote a tu puesto, al contenido y a la audiencia. Si dudas, mejor pecar de entusiasta que de aburrido”.

A la hora de vender, la pasión importa. Y debe demostrarse cuando se pronuncia un mensaje. Los buenos vendedores muestran ímpetu por los productos o servicios que comercializan, y la pasión se transmite mediante la selección de palabras (“increíble” o “fantástico” mejor que “superior” o “de calidad”), a través de la inflexión de la voz y del lenguaje corporal, sobre todo con la sonrisa y la mirada.

El contacto visual también resulta bastante significativo. Idealmente, debe ser de entre tres a cinco segundos por persona. “Es igual que mantener una mini conversación con cada uno de los presentes”. Si son muchos, Bernad anima a mirar a zonas de la sala, pero no por encima de sus cabezas ni a la proyección. “Asegúrate de que no miras más al jefe que a los demás. Pensará que no te manejas bien en equipo”, aconseja.

En líneas generales, y comparado con la cultura anglosajona, hablar en público es una asignatura pendiente para los empleados españoles. Mientras en el colegio ellos aprenden a ponerse frente a una audiencia y a debatir, nosotros nos escaqueamos, en la medida de lo posible, para que no nos pregunten en clase. De hecho, “cuando nos toca ponernos de pie para hablar en público, nuestro nivel de tensión innecesaria es más elevado. La productividad y la motivación aumentarían con empleados que saben convencer en público de sus ideas”.

Bernad opina que es más importante la comunicación en la máquina de café y en los restaurantes que la que se tiene en una sala de reuniones. “Las reuniones son esenciales, pero sólo las efectivas. Como se dice, un camello es un caballo diseñado en una reunión”. Por otra parte, resalta que los empleados deberían aprender técnicas de oratoria para mejorar sus mensajes cuando hablan delante de jefes o clientes. No siempre se tiene la oportunidad de comunicarse con ellos, por lo que hay que estar preparado. “El elevator pitch busca precisamente eso, tener claro cuál es tu mensaje clave con cada interlocutor, para asegurar su efectividad”.

Pese a la irrupción de las nuevas tecnologías y a la posibilidad de celebrar videoconferencias, la comunicación cara a cara continúa siendo necesaria. Sin embargo, Bernad cree que es más importante ahorrar en billetes de avión y hoteles, y saber cómo mantener videoconferencias que funcionen. Y es que buena parte de los principios de comunicación que se aplican en una sala de reuniones también se emplean en una videoconferencia. “La mayoría no ve a Obama hablando en directo, pero es el político más valorado en el mundo”. En cualquier caso, el fundador de Speak & Spand  defiende que se requiere mantener el contacto físico un mínimo de veces al año. “Y si es con tu cliente, mejor paga cuantos billetes de avión sean necesarios…”.

Foto: MFA Rep Poland