21 acciones que hacen que una comunidad funcione

Las nuevas organizaciones serán más participativas y buscarán que todos los miembros de la organización sean responsables de su mejora y de la innovación y esto se hará mediante tecnologías sociales o redes sociales corporativas en comunidades.

Las comunidades son unidades organizativas virtuales que mediante las conversaciones gestionan el conocimiento para conseguir objetivos de negocio como potenciar la acción de redes comerciales, la coordinación entre áreas o la mejora de servicios y productos…

Las utilidades básicas de las comunidades tienen que ver con fomentar la comunicación, potenciar el desarrollo personal u organizativo, con la mejora o la innovación, entre otras. Por ello, constituyen una herramienta fundamental para cualquier empresa.

La principal dificultad de las comunidades es la denominada dinamización, que consiste en conseguir que las personas contribuyan al objetivo que fue creada la comunidad.

Para conseguir una dinamización exitosa, es necesario seguir metodologías de gestión del cambio. Os ofrezco un checklist que podéis utilizar en el diseño de vuestra comunidad y que os asegurará que el cambio se produce. Para ello os propongo seguir una metodología de gestión del cambio denominada las Siete herramientas de la innovación:

Liderar la idea

1-      Las personas que participan entienden las necesidades por las cuales se crea la comunidad, creen que los objetivos de ésta son relevantes.

2-      Los líderes de la empresa o de la comunidad transmiten una visión, emociones positivas y dotan de recursos que ayudan a esponsorizar la comunidad.

3-      Los líderes establecen un plan claro y creíble, que todos los participantes entienden sobre el funcionamiento de la comunidad: plazos, objetivos, roles…

Equipos de alto rendimiento

4-      Hay un Comité de Cambio o Comité de la Comunidad, un grupo de personas bien seleccionadas y con credibilidad organizativa con un líder, que impulsan la comunidad.

5-      Los roles y la estructura del Comité, las funciones de sus miembros y las de los participantes están claras.

6-      La virtualización se rompe frecuentemente con reuniones presenciales, más frecuentes en el Comité de Cambio que para todos los participantes de la comunidad.

Comunicación

7-      Asegúrate de que hay un Plan de Comunicación, donde se expliquen las principales cuestiones del proyecto con medios no virtuales, especialmente antes de su creación.

8-      Crea un Cuadro de Mando que monitorice el avance del proyecto, pero sobre todo los objetivos de la Comunidad.

9-      El funcionamiento y avance de los indicadores de  la comunidad deben ser analizados por parte de la comunidad, especialmente la consecución de los primeros resultados.

Arquitectura organizativa y procedimientos

10-   El funcionamiento de una comunidad tiene un proceso claro y compartido,  ¿Es una comunidad de innovación, de práctica, de aprendizaje, etc.?

11-   Asegúrate del funcionamiento del denominado “puente de plata”, la relación entre el Comité de la Comunidad y el poder formal de la organización.

12-   Corrobora que en los indicadores se refleja el funcionamiento deseado del procedimiento y que se produce un seguimiento de estos.

Cultura: Desarrollo organizativo

13-   Comprueba que los directivos de las áreas afectadas apoyan la comunidad y participan en ella, las fuerzas formales de la  organización respaldan la comunidad.

14-   Analiza que los primeros objetivos de la Comunidad estén alineados con la Cultura, con aquello que es necesario y deseable.

15-   Haz un análisis de roles -Rol Mapa Cultural- y cerciórate de que los líderes informales estén en el Comité de la Comunidad o forman parte destacada de ésta.

Movilizadores de desempeño

16-   Selecciona a los miembros del Comité y de la comunidad según los conocimientos y competencias digitales y no digitales, motivaciones… Utiliza técnicas de Análisis de Redes Sociales (ARS).

17-   Asegúrate de que cada rol está bien definido y diferenciado, que hay métricas por rol y que todo ello es conocido y aceptado por los participantes.

18-   Especialmente para los roles del Comité, hay que plantear qué tipo de recompensa habrá; para el resto pensar en mecanismos de reconocimiento e incluir sistemas de «gamificación».

Desarrollo de personas

19-   Preparar y formar a los roles del Comité y al principio plantearse soporte de mentoring interno o  externo.

20-   Formar y realizar acciones de sensibilización a todos los participantes, contar con su participación y, si es posible implicarlos en el diseño de la Comunidad.

21-   Reflexionar como comunidad sobre el trabajo de la propia comunidad, establecer mecanismos de feed-back incluso antes de empezar.

Foto: katerha, distribuida con licencia CC BY 2.0