Tu imagen profesional comienza con tu correo electrónico

El correo electrónico es ya el canal de comunicación de referencia en casi todos los procesos de las empresas, pero también es un importante servicio masivo de comunicación personal. Los datos hablan por sí solos: un 97% de empresas españolas de más de 10 empleados lo utilizan, el 62% de los españoles envía o recibe correos en el ámbito de las relaciones personales, 9 de cada 10 internautas tiene correo personal y 1 de cada 5 dispone de correo profesional adicional.

Pero, ¿son todos los sistemas iguales?, ¿debo usar la plataforma de email personal para mis relaciones comerciales?, ¿merece la pena pagar por tener correo profesional? Veamos una serie de claves.

¿Qué aporta un dominio propio?

Un dominio es un nombre fácil de recordar al que asociar el nombre de una página web (por ejemplo, www.minegocio.es) o cuentas de correo (como atención_clientes@minegocio.es, servicio_técnico@minegocio.es, etc.). Sirve para identificar de manera única en todo el planeta a la empresa que lo registra.

El dominio propio genera confianza, identifica al remitente y aleja la posibilidad de ser catalogado como spam. Además contribuye a proyectar la imagen de marca. Incluso la política de elección de nombre para las cuentas de cada usuario indica al cliente el tipo de actividad o el perfil de atención que se puede esperar.

Esto es especialmente importante en pequeñas empresas que no pueden dedicar al desarrollo de su marca recursos específicos. Una herramienta de correo profesional con capacidades avanzadas permite diseñar correos “profesionales” personalizando el aspecto de cada email con un encabezamiento corporativo que identifique de un vistazo a la empresa que lo envía.

La experiencia de uso

No todo el mundo utiliza el correo electrónico de la misma manera. Pero es importante disponer de capacidades que permitan usarlo de la forma que resulte más eficaz:

• Integración del correo electrónico, el calendario y los contactos.
• Organización del correo electrónico de forma personalizada.
• Acceso desde cualquier lugar, dispositivo y en todo momento.
• Acceso sin conexión para poder aprovechar los tiempos de espera, adelantando el trabajo pendiente aun cuando no dispongamos en ese momento de conexión a Internet.
• Otras gestiones importantes como el aviso de que un mensaje urgente está siendo enviado a una persona que no estará disponible.

¿Y la seguridad?

Protección contra correo no deseado

Prácticamente todos los filtros de correo evalúan automáticamente la seguridad de los mensajes entrantes y envían los que consideran “no deseados” a la carpeta de spam. La diferencia está en su eficacia y en la capacidad para bloquear o no la descarga automática de imágenes y sonidos, que puede ser usada para capturar y validar la dirección de email con objeto de venderla.

Protección contra ataques de suplantación de identidad (phishing)

Los mensajes con suplantación de identidad contienen vínculos engañosos que llevan a sitios web falsificados (a veces muy bien), que animan a proporcionar información personal y/o contraseñas. Es importante poder detectar si el envío se ha producido desde una dirección falsificada, deshabilitando todos sus vínculos y archivos adjuntos y bloqueando las funcionalidades de respuesta.

Obtener una vista previa y abrir archivos de datos adjuntos de forma segura

Para protegerse de códigos maliciosos, es imprescindible poder deshabilitar por defecto en las vistas previas todo el contenido incrustado en los archivos de datos adjuntos (secuencias de comandos, macros y controles ActiveX, etc.) y cualquier tipo de archivo que pueda ejecutar programas (exe, .bat, .com, .vbs y .js.).

Cifrar el correo

Para comunicaciones que precisen un nivel superior de privacidad, es posible cifrar los mensajes y la información adjunta haciéndolos ilegibles para cualquiera que no sea el destinatario previsto.

En definitiva, debemos realizar un análisis de “coste versus riesgo”. ¿Vale la pena asumir el riesgo de alojar nuestro correo en una plataforma que no sabemos dónde está y en la que no tenemos seguridad e integridad de datos garantizada por las leyes europeas? ¿Qué nivel de servicio va a ofrecer una empresa para la cual las soluciones de correo empresarial no suponen ni el 2% de su facturación?

Mención aparte merecen las capacidades de protección frente a correo no deseado, ataques mediante virus o suplantación de identidad (phishing). Es importante conocer los riesgos y las capacidades de protección que ofrece cada proveedor.

Que te entiendan y te atiendan

Partiendo de que los grandes proveedores disponen de plataformas equivalentes en cuanto a disponibilidad, es importante tener en cuenta aspectos como la puesta en marcha, la capacidad de personalización, la migración de los datos y la solvencia en el cumplimiento de las normativas europeas y españolas de protección de datos.

Una migración segura. No todos los comienzos son iguales. Uno de los aspectos que más diferencian a los proveedores tradicionales es el trato directo con técnicos expertos que facilita el diseño de la solución y, sobre todo, la migración de los datos entre plataformas.

Personalización e integración. Es fundamental personalizar las herramientas y procesos para adaptar la tecnología a la actividad diaria y no al revés. Hay que dejar el ámbito de las tecnologías de la información (TI) en manos de expertos que se encarguen del mantenimiento y de la actualización.

Una herramienta de gestión de relaciones integradas. Es recomendable un proveedor con experiencia que conozca los procesos internos de la empresa y ayude a simplificar el día a día ahorrando tiempo en configuraciones y copias de seguridad, evitando errores con documentos siempre actualizados, respondiendo más ágilmente y mejor a nuestros proveedores y clientes para cerrar más rápidamente nuestras acciones comerciales. En definitiva, que nos ayude a vender más. En este sentido, está demostrado que el uso de herramientas de gestión integradas libera un 8% de media el tiempo en la actividad diaria.

¿El proveedor de hoy me resolverá el mañana?

Por ultimo, aconsejamos valorar las tendencias en el mundo del email marketing y cómo nuestro proveedor de elección responde o tiene previsto responder a ellas.

Aquí juega un papel primordial la integración con otros canales de comunicación y la capacidad de interactuar con las cuentas de la empresa en las distintas redes sociales. No hay que olvidar amplificar los mensajes comerciales a través de las redes sociales, ya que nos ayudará a ampliar considerablemente la base de clientes.

Por último, también son fundamentales las capacidades avanzadas HTML5, que convertirán el cuerpo del email en una experiencia más interactiva, al estilo de una web, donde se podrá navegar y disfrutar de contenidos multimedia.

Fuentes:

Informe anual “La sociedad en Red”, Red.es, Dic 2013

Encuesta sobre movilidad, Symantec, 2013

“Why marketers subkeep sending you emails”, Mackinsey, enero 2014

Foto: epSos.de