Tres aplicaciones para agilizar la gestión de tareas

Las buenas ideas no sirven de nada si no se llevan a la práctica. El estrés del día a día a menudo hace que nos olvidemos de lo realmente importante: rentabilizar al máximo nuestro tiempo de trabajo. ¿Cuántas veces nos hemos ido a casa con la sensación de tener un sinfín de tareas pendientes? ¿Cuántas oportunidades de negocio hemos desaprovechado por no saber organizarnos?

El mal de las empresas en la actualidad se llama procrastinar, y se basa en la filosofía del ‘no dejes para mañana lo que puedas hacer pasado mañana’. Pues bien, con ese sistema se pierde tiempo y dinero. Para dar la vuelta a esta situación necesitamos organización. Una forma de agilizar la gestión de proyectos tanto a nivel personal como grupal es a través de las aplicaciones de gestión de tareas (task management), que pueden ser una buena solución cuando hay varias personas involucradas en un mismo proyecto.

Estas soluciones de software permiten centralizar en un mismo dashboard todas las gestiones, fomentan la comunicación entre los miembros del equipo y calendarizan las acciones para priorizar lo verdaderamente importante.

La oferta de este tipo de aplicaciones es muy amplia. Aunque no hay dos programas iguales, sí que encontramos similitudes entre los diferentes tipos de software. Todos ellos se basan en puntos como la comunicación, la capacidad de seguimiento del proyecto y la gestión de los tiempos. A continuación compartimos tres de las apps de gestión más populares del mercado:

1. Asana

El punto fuerte de Asana es, sin duda, la comunicación. Esta aplicación permite que los diferentes miembros que participan en un mismo proyecto estén al día del progreso del mismo con un sencillo sistema de notificaciones y mensajes, que puede ahorrarnos varios correos electrónicos innecesarios.

Los proyectos en Asana sirven para organizar las tareas, que pueden calendarizarse y asignarse a los responsables oportunos. El seguimiento del trabajo es muy fácil, gracias a las notificaciones y a los task dashboards (para tareas incompletas, por ejemplo).

La versión gratuita de Asana permite un número ilimitado de proyectos, tareas y conversaciones en equipos de trabajo de hasta quince miembros.

2. Trello

Esta aplicación permite organizar cualquier tarea de forma rápida y visual, gracias al sistema de tableros y tarjetas. Los boards de Trello sirven tanto para proyectos personales como grupales. Las notificaciones aseguran la comunicación entre todos los miembros de un mismo equipo, que reciben siempre información actualizada y sincronizada con cualquier dispositivo.

Trello permite cargar archivos desde nuestro equipo o desde la nube. Podremos añadir checklists, categorizar o etiquetar tareas y poner fechas de vencimiento. Para saber qué ha ocurrido con un proyecto, solo tendremos que acudir al registro de actividad.

3. Wrike

El punto de partida de Wrike es su interfaz, rápida y sencilla, desde la que podemos planificar todos los aspectos de un proyecto. Aquí también podremos crear, asignar y programar tareas, adjuntar documentos y comunicarnos con los otros miembros del equipo (o de fuera de la organización).

Aunque no es tan visual e intuitiva como Trello o Asana, Wrike es más potente en otros aspectos, como la integración con otras herramientas. El usuario puede tener una vista personalizada de sus tareas desde un mismo espacio de trabajo.

El tiempo es dinero. Las empresas desperdician cada día una gran cantidad de recursos por falta de gestión. Esto, a medio plazo, afecta a la competitividad. Si tenemos claro cómo vamos a desarrollar un trabajo, debemos fijar plazos, tareas y responsables. Mantengamos la comunicación con los miembros del equipo para que su implicación nos acerque al éxito. Esa es la filosofía que debemos implantar en nuestro negocio y, como acabamos de ver, con las herramientas adecuadas cualquier objetivo es posible.

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