Robot, el mejor amigo de las pequeñas empresas

Cuando se habla de robots aplicados a la gestión empresarial, no debemos imaginarnos un ente rodante con aspecto de R2D2 ni un humanoide al simpático estilo de C3PO. Además de avanzados brazos robóticos que aprenden a colaborar con los humanos en la industria manufacturera, la utilización de robots en la empresa hace referencia, en la mayoría de los casos, a la automatización de procesos mediante la robótica (Robotic Process Automation o, por sus siglas, RPA). Por lo tanto, hay que pensar en un “aburrido” pero muy útil software. También hay que huir de tópicos como que los robots van a quitar el empleo a todos o que serán los que coticen para nuestra jubilación. La perspectiva es muy positiva y la resumiría diciendo que el robot es el mejor amigo del profesional.

La automatización robotizada de procesos persigue dos objetivos clave: aumentar la productividad y mejorar la experiencia de cliente. No creo que haya ningún empresario que piense que su empresa no es lo suficientemente grande para mejorar ambos aspectos de forma eficiente. Y, por lo mismo, los robots no son en absoluto patrimonio exclusivo de las grandes empresas. Las pequeñas empresas son las grandes beneficiarias de la robótica, precisamente porque se benefician de que grandes empresas hayan realizado inversiones que permiten a los proveedores de robótica innovar y lanzar al mercado aplicaciones accesibles a cualquier tamaño de empresa.

RPA: palancas para mejorar la productividad

La robótica de procesos se apoya en una serie de palancas para mejorar la productividad, principalmente una mayor eficacia en la ejecución de tareas repetitivas, que disminuyen el número de errores. Entre estas tareas pueden encontrarse las administrativas de recursos humanos, financieras, de compras o de sistemas. Para ello es necesario que las tareas estén definidas como un proceso. Se puede empezar automatizando una pequeña parte del proceso, probablemente el que más se repita, aunque lo ideal es que la robotización abarque los procesos de principio a fin. Esta es la mejor forma de liberar talento durante el tiempo que los empleados dedican a esas rutinas, para que se puedan centrar en aquellas otras funciones donde aportan valor, especialmente hacia el cliente.

Al tratarse de un software, existen modelos de servicios de pago por uso (Software as a Service o SaaS) accesibles a la pyme, al ser fáciles de implementar y no necesitar una infraestructura tecnológica. La inteligencia de negocio es una de las áreas que experimenta una mejora, dado que la recogida automatizada de datos se utiliza para realizar previsiones, cuadros de mando y planes de negocio que, de otra forma, serían muy costosos de implementar. Otra posible aplicación es la gestión de trámites internos, como pueden ser las incidencias que llegan al departamento de sistemas, cuyo tratamiento automatizado reduce drásticamente el tiempo que necesita emplear el personal. Lo mismo ocurre con las rutinas que debe realizar el departamento de recursos humanos cada vez que se incorpora o sale un empleado.

Robótica para cada función

Una reciente guía sobre RPA del partner tecnológico Ultima expone con claridad la aplicación de la automatización robotizada de procesos a las distintas funciones de la empresa. Es el caso de Sistemas o soporte TI, un área especialmente cercana a la tecnología, con personal habitualmente cualificado con especiales habilidades y formación. Sin embargo, en la mayoría de las organizaciones dedican excesivo tiempo a tareas administrativas que han de realizar de forma al menos parcialmente manual como backups, diagnósticos y comprobaciones del sistema o parches en la programación para solucionar vulnerabilidades o mejorar el rendimiento. Mediante la automatización y la integración de “fuerza de trabajo digital”, el talento de esta área podría dedicarse a la mejora del negocio y la gestión tecnológica del cambio.

Algo parecido ocurre con el departamento de recursos humanos, donde procesos como la acogida y salida de empleados suele implicar a varios equipos y en muchos casos se generan procesos aislados, con ineficiencias en la transferencia de la tarea, que ralentizan el proceso y dan lugar a errores. Con el “empleado” digital, estos procesos se pueden automatizar de principio a fin, liberando así el tiempo del equipo para concentrarse en mejorar la calidad en otros aspectos de la empresa. Como último ejemplo, las áreas de marketing y ventas también se benefician enormemente de la automatización de procesos, mejorando las sinergias entre ambas áreas y proporcionando a las pequeñas empresas una capacidad escalable para llegar a los clientes y mejorar su experiencia.

Las organizaciones en todo el mundo, no importa su tamaño, se enfrentan a la necesidad de gestionar el cambio ante la evolución digital, que requiere una transformación en los modelos de negocio. Según un estudio de PwC, casi tres de cada cuatro empresas esperan aumentar su nivel de digitalización para 2020. Por su parte, Deloitte ha constatado un cambio en la motivación para adoptar la robotización de los procesos: antes, el motivo principal era la reducción de costes, mientras que en 2018 la mayoría de los ejecutivos ha declarado acometer esta transformación para aumentar la productividad y mejorar la experiencia de cliente. No se trata, por tanto, de desplazar el talento, sino de que las empresas maduren en la nueva economía. ¡Este año 2019 muchos más profesionales se comerán el turrón en sus empresas con sus nuevos compañeros digitales!