Las hojas de cálculo y la pyme, ¿amigos para siempre?

Uno de los dilemas que se plantean muchas pymes es si deben seguir o no trabajando con hojas de cálculo o, para ser más exactos, si deben seguir utilizando como principal herramienta de soporte a la gestión la aplicación Excel de Microsoft.

No hay una respuesta única a esa pregunta, en primer lugar porque el concepto de pyme es muy amplio, de hecho la propia definición de lo que es o no una pyme es objeto de controversia, así que tendremos que acotar un poco las respuestas.

En caso de las microempresas, las hojas de cálculo son una combinación imbatible en conjunción con la utilización de software contable de bajo coste. Las razones son varias:

1. Son extremadamente baratas tanto en el coste de sus licencias como en su mantenimiento.
2. Son muy flexibles, ya que sirven tanto como hojas de cálculo como pequeñas bases de datos que permiten sustituir el trabajo de diversas aplicaciones más especializadas.
3. Son herramientas de fácil uso, al menos en sus prestaciones básicas, al tiempo que su funcionamiento es conocido por buena parte de los posibles usuarios.
4. Es muy fácil encontrar plantillas para adaptar Excel a los usos más comunes en una microempresa, se pueden adquirir en Internet a precios irrisorios.
5. Por todo lo anterior, los tiempos de implantación son mínimos; ¿cuánto tiempo se puede tardar en diseñar y probar una hoja de cálculo para una microempresa? Hablamos de horas.

Además, Excel en las microempresas no suele encontrarse con problemas como los derivados de la necesidad de gestionar ingentes cantidades de datos o de atender a muchos usuarios en múltiples departamentos.

Pero no todo es de color de rosa en el uso de Excel por la pyme; hay que considerar que las hojas de cálculo más importantes en una pyme las suele desarrollar una única persona, con lo que la aparición de un nuevo usuario no suele ser fácil, este es solo uno más de los problemas que pueden surgir en las microempresas:

• Muchos usuarios dicen saber cómo sacar todo el partido de Excel, la verdad me parece que es bien distinta.
• No se utiliza Excel atendiendo a unos mínimos criterios de racionalidad: seguridad, copias, actualización de cambios o incluso cómo nombrar los ficheros.
• Si no se tiene muy claro qué es lo que Excel puede y no puede hacer, se pueden crear expectativas infundadas o que supongan una gran cantidad de horas de trabajo, con lo cual la principal ventaja de Excel, su precio, puede quedar en entredicho, en especial en lo que se refiere al registro de datos y su verificación.

En las pequeñas empresas las ventajas e inconvenientes son similares hasta que se comienzan a alcanzar ciertos “hitos”, como el incremento de los datos que se registran, la introducción de aplicaciones como el ERP o el CRM, el mayor número de usuarios, organigramas un poco más complejos, todo ello con más incidencia en las pequeñas empresas más exitosas.

Conforme las empresas crecen, ciertas hojas de cálculo con información vital para la toma de decisiones ya no están en manos de una o dos personas, sino que acaban pasando por los equipos de más usuarios, con lo que es posible que se produzcan errores, no se mantengan vínculos o simplemente no se entiendan los conceptos que había detrás del diseño funcional inicial de una hoja de cálculo.

Todo lo anterior nos lleva a pensar en soluciones de Business Intelligence como una alternativa plausible para determinadas pequeñas empresas.

Cuando hablamos de las medianas empresas entramos dentro de lo que se suele conocer como “Excel Hell” o “Infierno del Excel”; quienes han pasado por ello seguro que me entienden y seguro que podríamos formar un club con muchos socios. “Excel Hell” se caracteriza, entre otras cosas, por:

• La necesidad de emplear muchas horas de trabajo en el mantenimiento de grandes hojas de cálculo, lo que no es nada barato, además suele quemar a profesionales a los que se paga por analizar información no por “picar” datos.
• Aparecen “múltiples versiones de la verdad”, cada departamento o directivo tiene su idea de cómo calcular y registrar los datos.
• La cantidad de datos que se suele manejar limita sobremanera el uso de Excel y, sobre todo, las series históricas de datos.
• La información cada vez tarda más en llegar y contiene más errores, es inevitable conforme la cantidad de datos generados aumenta.
• Se genera una fuerte dependencia tanto de los creadores (y mantenedores) de ciertas hojas de cálculo como de los departamentos de informática que han de generar consultas SQL una y otra vez, situación que también aparece en algunas pequeñas empresas.
• Excel no es la mejor de las soluciones “Mobile” que existen, ¿has probado alguna vez a trabajar en una tableta con una hoja de cálculo?

Así que las medianas empresas son candidatas firmes a sustituir Excel por el Business Intelligence en el muy corto plazo.

Por lo tanto, podemos terminar con las siguientes respuestas al dilema “Excel: sí o no”:

• Para las microempresas (y los autónomos), Excel es el equivalente para la gestión de lo que sería un destornillador en un taller, así que se trata de algo casi imprescindible.
• Para las pequeñas empresas las cosas se complican algo, muchas ya usan software específico en áreas como la contabilidad, la facturación o las nóminas, pero aún así buena parte de ellas analizan la información obtenida mediante Excel. La respuesta sería un “sí” condicionado al volumen de datos que maneje la empresa y, en cierto modo, a la ambición de la misma.
• Para las medianas empresas, la respuesta para mí es un “no” con apenas matices, aunque haya mucho adepto a las hojas de cálculo entre sus filas.

Foto @visualpanic, distribuida con licencia Creative Commons BY-2.0