8 consejos para mejorar la gestión de los almacenes

La mayoría de las empresas deben mantener un conjunto de existencias en almacén en espera de ser utilizadas en su proceso productivo o ser vendidas, las cuales representan una inversión que es preciso financiar, de tal modo que cuanto más nivel de almacén se mantenga, más necesidades de financiación se tendrán. Por este motivo, pueden ser útiles algunos consejos para mejorar la gestión de los almacenes, con el fin de que la empresa mantenga las existencias mínimas necesarias para desarrollar su actividad:

Planificar correctamente la organización y el diseño del almacén 

En función de cuáles sean las características del producto que se fabrica, deberá elegirse un tipo u otro de almacén. Por ejemplo, si se trabaja con alimentos, será necesario un recinto cubierto que permita el control constante de diferentes variables como la temperatura o la humedad. Por su parte, los materiales de construcción pueden almacenarse en un espacio al aire libre con menores requisitos en cuanto a su control y protección. Igualmente será importante diseñar la distribución del almacén, estudiando la mejor manera de guardar, desplazar y controlar los materiales necesarios. Se trata de maximizar el espacio y minimizar el coste, teniendo en cuenta que existirán zonas con más fácil acceso que otras y que habrá materiales que tendrán una rotación superior a otros. Por ejemplo, los materiales con una mayor rotación deberán situarse en aquellas zonas del almacén donde el acceso sea más sencillo y rápido.

Elegir proveedores cercanos a las instalaciones de la empresa

Puede ser una opción interesante para comprar los materiales necesarios en menores cantidades y con una mayor frecuencia, logrando así un menor nivel de existencias en almacén. No obstante, esta decisión se puede ver condicionada por la posibilidad de reducir el coste de adquisición si se adquieren mayores cantidades por pedido, o las dificultades que pueden existir para un aprovisionamiento regular si, por ejemplo, se compran materiales importados o de tipo estacional.

Comprar materias primas de tipo estándar

Siempre que el proceso productivo lo permita, será interesante comprar materias primas estándares que conllevan un menor número de referencias en almacén, una mayor facilidad para reponerlas y, por lo tanto, un menor nivel de existencias.

Evitar cuellos de botella 

Los cuellos de botella son una fase o actividad con menor capacidad que el resto que lleva a ralentizar el proceso de producción de la empresa. Se pueden deber a factores humanos, por la mala preparación o desempeño de los trabajadores implicados en la fase correspondiente, o a factores mecánicos, por fallos debidos a las máquinas. Pueden corregirse, una vez detectados, mejorando la capacidad y el desempeño de los trabajadores o reparando o sustituyendo las máquinas que están funcionando incorrectamente. En las pymes, donde el proceso productivo se suele concentrar en pocas personas, es habitual que los cuellos de botella aparezcan porque recaigan demasiados cometidos en el mismo responsable, algo que hay que saber analizar e intentar solucionar priorizando y realizando una mejor asignación de tareas.

Eliminar tiempos muertos

Los tiempos muertos en los procesos productivos son aquellos en los que recursos humanos y/o materiales están inactivos esperando que se terminen actividades anteriores, por lo que suponen un importante coste para la empresa. Si se dan frecuentemente, hacen que aumenten los almacenes de forma no deseada. Entre las diferentes medidas que pueden arbitrarse para eliminarlos destacan el contar con trabajadores flexibles, que tengan capacidad para desarrollar distintas tareas, o máquinas que tengan más de un uso, o inclusive reducir la distancia entre las fases del proceso productivo.

Cuidar el mantenimiento de los equipos productivos

Unido a los dos puntos anteriores, se debe mantener la maquinaria productiva en un perfecto estado de funcionamiento que evite averías. En este sentido, son importantes las labores de mantenimiento preventivo de la maquinaria con un programa de revisiones sistemáticas y periódicas (normalmente basadas en las recomendaciones de los fabricantes).

Realizar ventas bajo pedido

Siempre que sea posible y si lo que se pretende es tener un nivel mínimo de almacén, se deberán realizar ventas bajo pedido, en las que se fabrique el producto una vez que es encargado por el cliente.

Promocionar productos de baja venta

Finalmente, se puede tratar de dar salida a los productos que se venden menos, y que se acumulan en los almacenes, mediante acciones promocionales (venta con descuento, venta conjunta de productos complementarios a menor precio, etcétera).