El secreto de la productividad: ‘Lo urgente no es siempre lo importante’

Dicen que el secreto para controlar tu agenda y centrarte en tus objetivos es suprimir el sentimiento de urgencia. Que, en contra de lo que pensamos, que algo surja de hoy para mañana no es un acicate que te pone las pilas y te hace darlo todo. Que ese «querer responder hoy a todos» es un lastre en tu productividad, en la de tu equipo y en la de tu empresa.

Para poder dedicar el tiempo que se merece a una presentación importante, a analizar bien a ese cliente antes de tu próxima visita o para evaluar esa plataforma en la nube que ahorrará costes a tu empresa, no queda otra que dejar de estar siempre disponible.

Lo urgente no siempre es lo importante

Trabajamos muchísimas horas. Pero si no regulamos bien nuestra atención, se acaba el día sin haber hecho más que responder el correo y devolver llamadas.

Llega el momento de tomar el control de nuestro tiempo, sin dejar que sean los estímulos los que dirijan nuestra actividad. Debemos dejar de lado las distracciones ocasionadas por lo que los demás esperan que hagamos. En este punto coincido con Warren Buffet, cuando recomienda encarecidamente «no dejar que sean otros quienes marquen tu agenda«.

Hacerlo no es nada fácil. Cuesta mucho desconectarte a ratos, sobre todo cuando estás al frente de un equipo o de tu negocio. Distinguir lo que contribuye de manera significativa a tu actividad no siempre es trivial, pero hacerlo es fundamental para mejorar tu productividad.

Puede que esa hiperconexión de la que presumimos se esté volviendo en nuestra contra, y que si no sabemos manejarla, se convierta en un agujero en nuestra productividad. Decir a los demás cuándo estás disponible para reunirte o para hablar y cuando estás «reunido contigo mismo» preparando algún tema en profundidad es el primer paso para mejorar tu rendimiento.

Organiza tu agenda y dale visibilidad a tus colaboradores y compañeros. Activa los avisos de disponibilidad en tus servicios de mensajería. Cambia el estado de tu WhatsApp cuando estés ocupado. 

Analiza el origen de tus distracciones

Paradójicamente, cuanta más autonomía tenemos trabajando, más tendemos a estar «a disposición» de todo y de todos. Hay numerosos factores que nos llevan a ello: nuestro prurito profesional, nuestra empresa y también nuestros clientes. Aunque, tal vez haya también un tremendo miedo a «perdernos algo».

Y quizás un poco de inseguridad asomando en la ecuación, sobre todo en entornos en los que el resultado de nuestro trabajo es difícil de cuantificar, donde surge un perfil de profesional, superconseguidor, extremadamente capaz, que basa su valor en estar al pie del cañón todos los días de la semana y a todas horas, que entiende el compromiso como su capacidad de darlo todo en cualquier momento. En este punto no hay herramienta que valga, como no sea la reflexión de lo mucho que pierdes cuando no te sientes suficientemente fuerte para desconectar y centrarte en el desarrollo de tus propuestas.

Desconecta para que mejore tu productividad

El correo electrónico y el móvil podrían ser los mayores asesinos de productividad de todos los tiempos. Y si no me crees, mídete. Si dedicas un porcentaje importante de tu tiempo a responder sobre la marcha los mensajes que recibes, tal vez ha llegado el momento de que adoptes unas rutinas más sanas en relación al hecho de estar siempre disponible.

En ese caso, fuera notificaciones, en el móvil y también en el ordenador. Si es necesario, dedica pequeños espacios cada hora para chequear si hay algo urgente en la bandeja de entrada, pero recuerda que cualquier gestor profesional de correo electrónico te permitirá responder tus emails con reglas automáticas o delegar respuestas a determinados remitentes.

Si es el teléfono lo que te agobia, activa el buzón de voz o establece desvíos inteligentes a tus llamadas con un servicio de operadora automática o centralita virtual, para dar respuesta a cualquier llamada que recibas mientras estás en esa pausa.

Aprovecha los tiempos muertos

Dicen que no es bueno llevarse el trabajo a casa. A mí personalmente no me agrede la idea de responder correos poco importantes mientras veo la tele en el sillón o mientras espero el autobús. Casi prefiero hacerlo a esa hora que permitir que me interrumpan todo el tiempo mientras preparo un curso, leo un informe o atiendo un webinar. Así nunca dejo de responder con los correspondientes «gracias» a quien te envía documentos o de leer al menos por encima información interesante, aunque no tenga por qué estar trabajando en ese momento.

Elige un repositorio en la nube para tu información, de manera que puedas retomar tareas ligeras desde cualquier dispositivo mientras esperas. Aprovecha los tiempos muertos para despachar todas esas tareas más sencillas desde el móvil, como hacer pequeñas modificaciones en documentos, dar el visto bueno a colaboraciones de compañeros o responder a cuestiones que no requieran muchas explicaciones.

Nuestro cerebro no es multitarea, utiliza la tecnología

Dejemos algo claro, no te estoy sugiriendo que te deshagas del teléfono móvil. Pero, después de una década de hiperconectividad en tiempo real, ¿no es momento de plantearse si entender mal eso de estar «siempre conectado» no estará provocando ineficiencias? El problema, por descontado, no es la tecnología. En todo caso, somos nosotros y cómo nos relacionamos con ella y también los efectos que tienen la microgestión y la multitarea en nuestro trabajo.

Trabajar muchas horas es lo que toca cuando estás levantando un proyecto o una empresa. Es gratificante y estimulante. Trabaja las horas que necesites o quieras, pero hazlo conscientemente, fijando prioridades y urgencias, con períodos de tiempo especificados y objetivos claros. Moverte en función de estímulos externos es un desperdicio de energía y también de salud, que puede acabar minando tu eficacia.

Quizás sea buena idea fijarse en compañeros y clientes a los que no siempre localizas en tiempo real, pero que siempre responden en tiempo y forma a tus requerimientos. Tal vez hayan descubierto algo que tú necesitas aprender.

Siempre conectado no es sinónimo de siempre disponible, más bien al contrario: constantemente interrumpido, constantemente distraído. Eliminar distracciones y centrarse en cada tarea es, de verdad, hacer mucho más. Por algo Rockefeller, uno de los grandes millonarios de la historia, decía: “Si siempre estás trabajando, no tendrás tiempo de ganar dinero”.

Foto de Isaac Smith en Unsplash