Cómo prepararse ante una inspección de Hacienda

Toc toc. Llaman a la puerta. Tras la mirilla vemos a un hombre con maletín y corbata. ¿Quién es?, preguntamos. Inspector de Hacienda, nos contestan. El corazón comienza a latir con fuerza, y las manos, sudorosas, a temblar. ¿Por qué?

Lo más recomendable, ante una visita como ésta, es adoptar una postura colaborativa, ya que la Agencia Tributaria posee muchos datos sobre nosotros, y no conduce a nada perder la confianza del funcionario, quien puede dar más profundidad a la inspección, si tiene sospechas de fraude.

Julio Ransés Pérez, inspector de Hacienda del Estado y ex-presidente de la Organización de Inspectores de Hacienda, elabora para Con Tu Negocio una lista con cinco consejos para las empresas a la hora de prepararse ante una posible inspección:

1. No hay que ponerse nervioso. Las inspecciones son meras comprobaciones de las declaraciones de los contribuyentes. No implican que se haya cometido un error, y muchas de ellas terminan dando por bueno lo declarado por el contribuyente.
2. Se deben evitar miedos o reacciones exageradas que originen tensiones innecesarias. El inspector es un trabajador, no un enemigo. Su función pasa por revisar una declaración. Si no se ha defraudado, no hay nada que temer. Y si se ha hecho, una actitud de rechazo sólo puede empeorar la situación. La resistencia, negativa u obstrucción a la actividad de la inspección puede acarrear sanciones que, a veces, superan las cuotas derivadas de las liquidaciones de los impuestos.
3. Se debe aportar la documentación en los plazos que se reclaman. Si no se dispone de ella, habría que solicitar una ampliación para evitar sanciones y la sensación de que se está ocultando algo.
4. Hay que revisar la documentación que se entrega a la inspección, a los efectos de poder explicar mejor los criterios aplicados. En caso de haber errado en la declaración, la defensa de lo declarado tiene que plantearse mejor y de forma más coherente.
5. Si se muestra conformidad con las actuaciones, puede ahorrarse un 30% en la sanción que pudiera recaer, por lo que siempre es aconsejable. También es interesante pagar en plazo las sanciones, pues existe una importante rebaja por hacerlo sin rebasar el periodo voluntario de pago -el ahorro podría ascender hasta el 25% de la eventual sanción-.

Es mejor un mal acuerdo que un buen pleito. Así, en ocasiones se deben realizar estimaciones, ser razonables y tratar de llegar a un arreglo con el fisco que evite posturas encontradas y eventuales recursos que implican gastos y nunca se sabe cómo terminarán. De igual modo, cabe destacar que la resistencia y la no colaboración con Hacienda puede ser motivo de sanción.

La tipología de las comprobaciones es de lo más variada. Y, en contra de lo que se suele decir, Hacienda inspecciona diariamente a todo tipo de empresas. “Es falso que se investigue más a las grandes que a las pequeñas”. Ransés Pérez explica que, debido al diferente censo de compañías y a la distribución de funcionarios, la probabilidad estadística de sufrir una inspección es mayor en unas comunidades que en otras.

Aunque el inspector suele pedir de entrada documentos relativos a la contabilidad, con facturas y extractos bancarios, es obligatorio presentar cualquier documento o contrato de carácter económico que solicite, especialmente los relativos a desgravaciones.

Si bien la mayor parte de la documentación mercantil es común a cualquier actividad económica, a efectos fiscales las obligaciones formales varían en función de quien sea el titular -según se trate de una persona física o de una sociedad- o el tipo de actividad –ya sea económica o profesional-. Las personas físicas que desarrollan actividades profesionales no están obligadas a llevar contabilidad y, por lo tanto, no tendrán que presentarla. Asimismo, las personas físicas en estimación objetiva, los famosos módulos, tienen obligaciones específicas de documentación y deberán presentar los justificantes de los módulos.

El descubrimiento de ventas no declaradas, la deducción de gastos personales o ajenos a la actividad, el exceso en gastos de representación, los regalos de empresa que ocultan retribuciones encubiertas o los gastos sin factura soportados sólo por tickets son algunas de las regularizaciones más habituales. Aun así, el inspector de Hacienda del Estado sostiene que la casuística resulta de lo más variada.

La incertidumbre por un hipotético “pico” a ingresar provoca algo de miedo. Y los inspectores notan cierto nerviosismo cuando visitan las instalaciones en la negativa a aportar documentación que podría resultar adversa. Ransés Pérez admite que suele ser más corriente en empresas pequeñas que en grandes, por su menor fortaleza económica. En cualquier caso, los miedos no suelen trascender, pues la mayoría de las inspecciones son gestionadas por asesores fiscales.

Hasta la modificación de la Ley que entró en vigor el pasado octubre, y a pesar de que el plazo máximo era de 12 meses, en la práctica las inspecciones se podían demorar años. Y es que los contribuyentes, a menudo, recurrían estas ampliaciones. De hecho, los tribunales generaron una amplia, y a veces confusa, jurisprudencia sobre la materia, que contribuyó a aumentar la litigiosidad en estos aspectos.

Tras la reforma, la duración de las inspecciones se alarga a 18 meses, y se eliminan casi todos los supuestos de alargamiento en el plazo. En la práctica se reducirán los plazos de duración y se dará una mayor seguridad jurídica al contribuyente, al definir más objetivamente el límite temporal de las actuaciones.

La nueva Ley diferencia el derecho a liquidar del derecho a comprobar. Mientras que el derecho a liquidar se mantiene en los últimos cuatro ejercicios, se introduce la prescripción del derecho a comprobar, al limitar a 10 años el período para comprobar las bases o cuotas pendientes de compensar.

“Si se produjera un crédito fiscal, tal como una base imponible negativa -que se podrá compensar con los beneficios que en el futuro se generen- o una deducción en base -que no se haya podido deducir en su día por insuficiencia de cuota-, Hacienda sólo podrá comprobarlos en el plazo de 10 años tras la declaración en donde se produjo dicho crédito”. Al cabo de este periodo, deberá dar por bueno ese crédito, sea cual sea el año en que se ejerciten, e independientemente de cuándo se realice la inspección. “No olvidemos que después de la última reforma del impuesto sobre sociedades, las bases imponibles negativas no tienen plazo para ser compensadas”, apostilla Pérez.

La reforma reconoce expresamente que la Administración puede comprobar y recalificar jurídicamente los gastos, contratos o negocios de ejercicios prescritos cuyas consecuencias desplieguen efectos en años no prescritos. Por ejemplo, si nos estamos desgravando por la amortización de un inmueble adquirido hace 20 años, Hacienda podrá pedirnos las escrituras y gastos de compras, aunque tengan más de dos décadas, y privarnos de su deducción, en el caso de no tenerlas.

Foto: Javier Leiva