Cómo hacer tu primera 'newsletter'

Tienes un negocio y sabes que el email marketing te ayudaría a vender más, pero ¿cómo empezar?, ¿cómo hacer tu primera newsletter? Esto ya no es tan fácil, y muchas veces esta duda nos echa para atrás y dejamos de lado el envío de newsletters hasta otro momento.

Y ese día llega y volvemos a estar en lo mismo. Hasta hoy, porque te voy a contar paso a paso lo que debes hacer para crear tu primera newsletter y enviarla a tus contactos gratuitamente:

Revisar nuestra lista de contactos, si la tenemos.
Crear cuenta en un software de envío de mailings.
Preparar algunas configuraciones básicas para optimizar y asegurar la entrega.
Subir los contactos a la herramienta.
Preparar un sencillo boletín de presentación.
Enviar la newsletter.
Analizar los resultados.

Siete sencillos pasos, como puedes ver, que marcarán la diferencia para tu empresa, y te ayudarán a vender más. Ahora vamos a ir al detalle, explicando lo que debes ir haciendo, no te saltes ningún paso, todos son importantes.

1. Revisar nuestra lista de contactos, si la tenemos

Si tienes una lista de contactos, antes de nada debes revisarla, ya que dependiendo de cómo la hayamos creado, puede contener errores.

Imagina que has recogido los correos electrónicos de una feria, es fácil que se haya producido algún error y sean incorrectos. O también es posible que estén duplicados, por ello conviene dedicar un tiempo a esto. Otra cosa que debemos hacer es segmentar la lista.

Es decir, hacer grupos pequeños en función de algún parámetro. Imagina, por ejemplo, que tienes una lista con muchos contactos, pero nunca has enviado una newsletter.

Es posible que muchas de esas direcciones de correo electrónico ya no existan, produciendo lo que se denomina rebotes. Esto, unido a los posibles errores que comentábamos antes, puede causar penalizaciones, y que acabes en la bandeja de spam.

¿Cómo evitar sorpresas?

Separa la lista en grupos pequeños, para tener un volumen de errores potenciales pequeño y, a ser posible, selecciona (segmenta) de forma que el primer grupo al que vas a enviar sea el más reciente, pues contendrá, teóricamente, menos errores.

2. Crear cuenta en un software de envío de mailings

Programas para enviar newsletters hay muchos, ¿mi recomendación? Quédate con el que te dé el soporte técnico que necesitas. La mayoría es fácil de utilizar, pero tarde o temprano necesitarás ayuda, y un buen soporte técnico se nota.

En el ejemplo vamos a probar con Mailrelay, y para crear una cuenta solo necesitas acceder a la página y hacer clic en el botón “Crear mi cuenta”, como puedes ver en la imagen:

El proceso es sencillo, solo te pedirá tu nombre y tu email, tras de lo cual recibirás un correo electrónico con un enlace, en el que deberás hacer clic para validar tu cuenta.

Y con eso ya finaliza el proceso y podrás acceder a tu cuenta:

3. Preparar algunas configuraciones básicas

Si queremos que nuestros correos lleguen correctamente a las bandejas de entrada de nuestra lista, hay algunas configuraciones que no debemos pasar por alto. Una de estas configuraciones clave es la del registro SPF.

Configuración que se efectúa en los DNS de tu dominio y sirve para indicar, en pocas palabras, que los correos enviados desde la herramienta de email marketing, son consentidos por ti, y no se trata de un spammer usurpando tu nombre de dominio.

¿Cómo se hace esto?

Es muy sencillo, se trata de añadir un registro TXT al DNS del dominio con esta línea:

v=spf1 include:sustituyePorTuCuenta.ip-zone.com a mx -all

O si este registro ya existe, actualizarlo para añadir esta parte:

include:sustituyePorTuCuenta.ip-zone.com

Esto lo puedes hacer en cPanel, por ejemplo, o enviar la consulta al proveedor de dominio. En cualquier caso es una configuración habitual y muy sencilla, que ayudará a que tu primera newsletter tenga mejores resultados.

4. Subir los contactos a la herramienta

¿Cómo hacer tu primera newsletter sin contactos a los que enviar? Simplemente no se puede. Así que de eso nos vamos a encargar ahora. Antes de importar, quizá quieras crear algún grupo, ¿recuerdas que al principio hablamos de segmentar? Pues esto nos lo permiten los grupos, que son como conjuntos de suscriptores.

Puedes hacerlo desde el menú Grupos de suscriptores.

Tras crear los grupos, pasamos a importar los contactos.

Para ello tienes varias opciones, vuelve a la cuenta de Mailrelay que acabas de crear, y accede al menú Importar.

Quizá las dos opciones más cómodas para empezar sean:

1) Pegar suscriptores: te permite copiar los correos desde donde los tengas, un documento Excel, por ejemplo, y pegarlos directamente en una caja.

2) Subir archivo: con esta otra opción podemos subir un fichero TXT o CSV (puedes guardar en este formato desde Excel) con un listado de emails.

En ambos casos te dará la opción de elegir en qué grupo deseas importar los contactos.

Nota: en caso de que tengas una lista con emails y nombres, podrás utilizar el tipo de importación avanzado.

5. Preparar un sencillo boletín de presentación

Vamos ahora a preparar el diseño de nuestra newsletter. Para ello iremos al menú Boletines → Crear boletín:

En esta primera pantalla debemos indicar varios parámetros del boletín:

El asunto: descriptivo y breve.
El remitente: importante que sea un email al que se pueda responder, evita los no-reply.
El grupo o grupos a los que se va a enviar la newsletter.

Hay algunos parámetros más que podrás ir probando y configurando a tu gusto, pero estos tres son los esenciales para poder trabajar.

Y ahora vamos con el diseño de la newsletter. Yo, personalmente, abogo por un estilo sencillo.

¿Qué debe tener una buena newsletter en cuanto a diseño?

Muestra el logo y la imagen corporativa sin sobrecargar.
No muestres demasiados gráficos, es decir, que no parezca un anuncio publicitario.
Comienza presentando la relación que tiene nuestro negocio con el contacto.
Explica para qué y con qué frecuencia vas a enviar los boletines.
Permite la baja en caso de que el usuario no esté interesado.

Además, con todos estos puntos para mejorar el diseño de tu newsletter evitarás que tus contactos te marquen como spam, que la reputación de tu dominio se resienta, y conseguirás que las próximas newsletters lleguen a su destino.

6. Enviar la newsletter

Ahora que ya tenemos lista la newsletter, podemos enviarla. Solo tienes que ir al menú Boletines -> Listado de boletines, elegir la newsletter que acabas de crear y luego pulsar en el botón Enviar. Y ya está, ahora sólo tenemos que esperar.