Cómo gestionar el conocimiento en la pyme (2): crear sentido

El primer paso de una efectiva gestión del conocimiento en la pyme es la continua búsqueda y filtrado de información por parte de las personas que forman la empresa. Para ello, cada persona usa sus propias fuentes y aplica sus propios criterios para seleccionar información relevante.

En el siguiente paso, las personas “hacen algo” con esta información. ¿Qué se supone que hacen para convertir la información en conocimiento útil para la pyme? ¿De qué hablamos cuando hablamos de “crear sentido”?

Rescatando la metáfora de la cocina del último post, ¿en qué consiste aplicar las recetas a la información juzgada como relevante? ¿Cómo se cocinan el conocimiento y la inteligencia en una pyme?

Cómo creamos sentido

Suena un tanto abstracto, pero la creación de sentido es una de las diez habilidades fundamentales para la empleabilidad identificadas por el IFTF (Institute for the Future, think tank con sede en Palo Alto, California) en un informe del año pasado.

En un mundo en que las tareas mecánicas las hacen las máquinas, lo que hace valiosas a las personas es lo que las máquinas no saben hacer: reflexionar, darle sentido a las cosas y pensar de forma crítica.

Está claro, ¿verdad? El único problema es que hasta hace relativamente poco, la habilidad clave predominante era otro: la de seguir instrucciones sin cuestionar el sentido de las cosas. Reemplazar esa habilidad por otra diametralmente opuesta requiere, básicamente, de tres cosas: practicar, practicar y practicar, hasta que lo nuevo se convierta en rutinario.

“Trabajar en alto”

Reflexionar de forma continua acerca de lo que estamos haciendo se consigue “trabajando en alto”, o sea, contando y comentando lo que hacemos. Para una idea de cómo es “trabajar en alto”, recomiendo observar –espero que no le importe la mención– el blog de Juan Macías, CEO de deMartina.com.

Las actividades más habituales de contar y comentar el propio trabajo, ordenadas por grado de sofisticación y valor añadido, podrían ser las siguientes.

1. Liberar los marcadores. Guardar las páginas web que nos resultan útiles en un gestor de marcadores en la web en lugar del navegador -como suele ser habitual- permite que otros puedan seguirlos. Si añadimos una nota a cada enlace que guardamos, este será aun más útil tanto para nosotros mismos como para quienes están suscritos a nuestros enlaces.
2. Relatar el trabajo. Hablar del trabajo propio –y no penséis que hacen falta herramientas más allá de una lista de correo interna– activa procesos mentales diferentes a aquellos activados al comentar el trabajo en pausas de café (también muy importantes, dicho sea de paso). En un experimento en Shell, resultó que en los 5 minutos que las personas dedicaban al día a leer posts de compañeros, aprendían más del trabajo de los otros que en todas las reuniones y videoconferencias juntos.
3. Escribir en blogs. Convertirse en colaborador de blogs –del de la empresa que nos emplea o de otros espacios temáticos como este mismo en el que te encuentras ahora– impone la rutina de reflexionar cada cierto tiempo acerca del tema sobre el que nos comprometimos a escribir. Este empujoncito para reflexionar es bueno, hay que buscarlo.
4. Abrir y mantener un blog propio. Vivimos en tiempos en que las empresas ya no gestionan las carreras de sus empleados a largo plazo. Las personas deben ser sus propios gestores de recursos humanos. La herramienta por excelencia para eso es el blog propio, que sirva tanto de porfolio de las cosas que uno ha hecho, como de espacio de reflexión continua sobre la propia actividad. Aunque parezca contraintuitivo, a la pyme le interesa apoyar que los empleados tengan blog propio.
5. Elaborar presentaciones. Preparar y dar presentaciones memorables es una actividad altamente instructiva y autoinstructiva. Enseñar a otros lo que hemos aprendido hace que lo aprendamos una segunda vez.
6. Crear una enciclopedia temática, que recoja el conocimiento disponible en un ámbito concreto, al que sirve de contexto. Es una herramienta de gestión del conocimiento muy potente para la pyme, que se puede alimentar a partir de artículos y reflexiones de las personas, eso sí, siempre manteniendo el nombre junto al aporte.

¿Con cuál empezar? Pues con la que menos cueste, la que menos se nos resista, para convertirla en hábito e ir a por la siguiente. Aunque la gráfica pinte diferentes pasos, la creación de sentido es todo menos un proceso lineal.

Herramientas propias versus plataformas

Al crear sentido, creamos valor –aunque intangible, es un valor muy importante–, de modo que toca pensar en la propiedad de los datos en los que se materializa este valor. Prácticamente todas las actividades de creación de sentido antes mencionadas implican el uso de una u otra herramienta digital. Al elegir herramientas, se nos presentan básicamente dos opciones: herramienta en dispositivo o servidor web propio y herramienta como servicio. Un ejemplo sería el blog de empresa alojado en el servidor de la empresa versus en Blogger. O los marcadores en un Scuttle de empresa versus en Delicious. La mayor diferencia está en el grado de control que se tiene sobre las funciones y los datos.

Al ser el conocimiento el mayor activo de cada vez más empresas, mi recomendación es buscar el mayor control posible sobre las herramientas que usamos para crear sentido. Las plataformas, por su efecto red, son muy interesantes para compartir y difundir, pero lo más valioso, lo que crea sentido para la persona y la empresa, no debería externalizarse a la ligera. Aunque las herramientas como servicio, por estar dirigidos a un público masivo y tener por eso generalmente una curva de aprendizaje menos pendiente, pueden ser interesantes para las primeras actividades de creación de sentido, cuando estas se conviertan en parte de la estrategia de la empresa, me parecen más recomendables las herramientas propias. Son más adaptables, proporcionan al usuario y la pyme un mayor control sobre los datos y, además, para muchas actividades se puede disponer de herramientas de software libre que fortalecen aun más la autonomía de las personas y las pymes.

Foto: liber, con licencia de CC BY-SA