8 claves para ser productivo: no trabajes más, trabaja mejor

«Supongamos que cada mañana encuentras 1.440 euros en tu buzón. Puedes regalarlos, puedes divertirte con ellos o quemarlos. Pero los que no uses, al final del día desaparecerán. Así funciona la vida. La diferencia es que lo que te encuentras cada mañana no son 1.440 euros, sino 1.440 minutos. Piensa bien qué vas a hacer con ellos». (Anuncio de Mercedes Benz, 2007).

La productividad y efectividad en una organización requieren el trabajo en equipo de los profesionales de la empresa, pero también el desarrollo de un negocio o de un proyecto exige el desarrollo de competencias individuales de productividad y microplanificación por parte de las personas implicadas.

Os propongo ocho claves para convertirte en un profesional más productivo. ¿Cuál estás aplicando ya?

¿Por qué nos cuesta tanto hacer lo que tenemos que hacer?

Tuiteó el emprendedor Alfredo Romeo (@aromeo) que el problema no es que los jóvenes hagan botellón, el problema es qué hacen cuando no están de botellón. 

La productividad no se refiere al estilo de vida o de trabajo elegidos, sino al aprovechamiento y la satisfacción que se obtiene de cada estilo.

1. ¿Qué debería estar haciendo ahora? La productividad es estrategia, táctica y método

Posiblemente esta pregunta, «qué debería estar haciendo ahora», sea la mejor herramienta socrática que puede ofrecer cualquier método de asesoramiento, una cuestión que nos exige coherencia entre lo que decidimos hacer y lo que hacemos. 

Hacernos esta pregunta nos pide confirmación sobre el objetivo u objetivos que deberíamos perseguir de forma prioritaria, y nos invita a verificar si las actividades o tareas que vamos a emprender tienen relación con esas metas. 

José Luis Vallejo (@jlvallejo), CEO de la empresa tecnológica internacional @Sngular, tuiteaba esto: 

Tras muchos años trabajando duro, me atrevo a decir que trabajar duro está sobrevalorado y que lo importante es trabajar bien.

Ser productivo en tu negocio o en tu proyecto desde una perspectiva estratégica es hacer lo que tienes que hacer y no hacer lo que no tienes que hacer. Tan difícil como parece. 

La peor improductividad es dedicar esfuerzo y tiempo a hacer bien algo que ni siquiera deberíamos estar haciendo. 

El concepto productividad también se relaciona con la táctica, la cual se enfoca en conseguir los objetivos previstos (eficacia) y en que se alcancen con el menor esfuerzo y coste posibles (eficiencia).

Por último, los profesionales productivos emplean los métodos y las técnicas adecuadas para hacer bien lo que tienen que hacer.

Parafraseando a David Allen («Organízate con eficacia», 2006), podríamos decir que un sistema de productividad se basa en dos objetivos clave:

1. Por un lado, anotar y capturar todas las cosas que potencialmente necesitas hacer y adquirir una disciplina para ello.
2. Y, por otro, decidir sobre las cosas que se harán, de tal forma que en cada momento siempre tengas un plan de «acciones siguientes» o, dicho de otra forma, que en cada momento sepas qué deberías estar haciendo ahora.

2. Cuando dices que no tienes tiempo para algo, solo significa que decidiste dedicarlo a otra cosa

El tiempo no se puede gestionar, solo se puede gestionar lo que hacemos, pero ser conscientes del valor del tiempo y de las actividades en que lo empleamos, puede animarnos a organizar mejor nuestras vidas.

Por ejemplo, si respondes inmediatamente tras recibir un correo, un whatsapp o un mensaje no urgente ni importante de tus clientes, te exigirán ese ritmo siempre. 

Con frecuencia, lo inmediato no suele ser importante, y lo importante no requiere generalmente inmediatez. Recuerda que solo lo verdaderamente urgente requiere inmediatez. 

Completar las tareas importantes hace progresar tu vida y tus proyectos en la dirección que quieres; acometer las tareas urgentes nos ayuda a sobrevivir, pero no nos permite vivir mejor. 

3. Cómo hacerlo «lo mejor posible”

Tal vez conozcas la historia del leñador tenaz, un gran profesional de la tala muy respetado en su comarca, tanto por capataces como compañeros. Sin embargo, durante el desempeño de un trabajo importante, las cosas empezaron a irle mal.

Día tras día notaba que conseguía cortar menos árboles, hasta que al final prácticamente no fue capaz de talar siquiera uno en toda una jornada.

El leñador tenaz fue a disculparse al supervisor. Y este le dijo: “¿Cuándo fue la última vez que afilaste el hacha?”

Tras escuchar esta historia, la mayoría de los profesionales a los que asesoro suelen quedarse un tanto pensativos, aparentemente intentando descubrir el motivo por el que les conté la metáfora. Tras unos segundos, muchos de ellos comentan espontáneamente: 

—¿Me estás diciendo que no tengo el hacha preparada y por eso no avanzo? —¿La tienes afilada? ¿Estás usando la herramienta adecuada?¿La estás usando en la forma y en los momentos adecuados?

La mejor vía para hacer algo “lo mejor posible» es proponerse hacerlo perfecto. Y es que hace falta menos tiempo para hacer algo bien que para explicar por qué se ha hecho mal. 

Los “atajos» en la vida profesional y en los negocios suelen ser caminos poco productivos e insatisfactorios. En palabras de Faemino y Cansado, la distancia más corta entre dos puntos es la cuesta abajo.

Dicho de otra forma, si no tenemos el tiempo o los recursos para hacer un buen trabajo, tendremos que encontrarlos para repetirlo.

Un hombre entra en un bar, se sienta en la barra y pide un Bloody Mary al camarero. Rápidamente le sirven el combinado y, tras probarlo, llama al barman y le dice: —Este Bloody Mary es malo. ¿No puede prepararme uno mejor?”

El empleado le pide disculpas, retira la bebida y empieza a preparar un nuevo cóctel. Unos minutos más tarde sirve el segundo Bloody Mary al cliente.

— Está mucho mejor que el primero, pero sigue siendo muy mejorable. Quiero que me prepare el mejor Bloody Mary que haya hecho en su vida. Estresado, el barman vuelve a la cocina, revisa sus recetas de coctelería, hace búsquedas en Internet y consulta con un amigo especialista en esa bebida antes de ponerse a prepararla por tercera vez.

Cuando el cliente lo prueba exclama: —Magnífico, esto sí es un gran Bloody Mary. Ahora tengo una pregunta para usted: ¿Podría explicarme por qué no lo preparó así la primera vez?

4. Encuentra tu ritmo y tus momentos

La productividad también depende del momento. Intentar hacer ahora algo en lo que no se puede progresar es una pérdida de tiempo y energía que solo sirve para aumentar nuestra ansiedad por no estar haciendo lo que deberíamos.

La inspiración y la energía varían según nuestro estado y el momento del día, así como también son diferentes la dificultad y la cualidad de los objetivos y tareas a los que nos enfrentamos. 

Ajusta el tipo de actividad al momento del día y al estado de frescura y concentración. Si te concentras más por la mañana, dedícate en ese periodo a las tareas más importantes y difíciles y deja para otros momentos tareas administrativas o secundarias. Adapta tu organización y dedicación a cada contexto y estado. No te castigues.

Ajusta la duración de tus sesiones de trabajo que te viene mejor. Tienes que ajustar la distancia entre esfuerzo, descanso y recompensa. Una buena “microplanificación” de tus sesiones de trabajo mejora tu productividad. 

Hay personas que prefieren dedicar un par de horas seguidas, incluso más, sin levantarse de la silla, mientras que a otras les va mejor con periodos mucho más cortos. Obviamente, la duración dependerá también de la complejidad de la tarea y del esfuerzo físico que requiera.

Mide tus sesiones de trabajo. ¿Conoces la técnica Pomodoro? Su objetivo es marcar el tiempo de las sesiones de trabajo para organizarlas en intervalos de 25 minutos llamados «pomodoros», separados por pausas también con una duración determinada.

La idea es que las pausas frecuentes mejoran la agilidad mental. Desde mi punto de vista, la duración concreta de los intervalos debe ajustarse en función del tipo de tarea y del estilo del profesional.

Hay mucha información sobre la técnica Pomodoro disponible en la Red, así como aplicaciones para usarla en tu ordenador y en tu móvil. También puedes echar un vistazo a la herramienta original: un tomate-reloj que puede ser un buen regalo para ti y para tus compañeros o empleados.

Ajusta la duración de las pausas entre sesiones. Encuentra las actividades que te permiten descansar y relajarte unos minutos y también las recompensas adecuadas para tus esfuerzos. Particularmente, cuando la pausa es breve, me motiva revisar las redes sociales, tomar un poco de fruta o hacer algún ejercicio de estiramiento.

Si la pausa es más larga, pongamos de 15 o más minutos, tras haber estado algunas horas trabajando, puedo ponerme a ver una parte de un episodio de una serie o de una película. Cuanto mejor y más hayas trabajado, mejores deben ser las pausas, te lo habrás ganado.

Ajusta el tamaño y la complejidad de las tareas. Divide las tareas demasiado grandes en otras más manejables. ¿Cómo te comerías un elefante? Seguramente, a trocitos.

Parte de la solución o prevención de la procrastinación o retraso en acometer nuestras obligaciones, pasa por empezar siempre realizando las tareas que más nos cuestan, dividiéndolas en subtareas y acercando el esfuerzo y la recompensa tanto como sea necesario.

Aumenta progresivamente el tiempo dedicado al estudio o al trabajo y disminuye gradualmente las pausas reforzadoras o de descanso, hasta que encuentres tu equilibrio productivo.

5. Concéntrate aquí y ahora

Viernes, 20 horas. Un lord inglés está jugando al golf en uno de los campos de su propiedad. De repente, se acerca corriendo su secretario. —¡Milord, Milord! ¡Sus fábricas se están quemando! —Vaya, qué disgusto me voy a llevar el lunes.

Escribió Albert Camus que la verdadera generosidad hacia el futuro consiste en entregarlo todo al presente, y para ello debemos facilitar nuestra concentración «aquí-y-ahora» liberando la mente con algún sistema de productividad.

Si tu método de organización te muestra claramente qué debes hacer ahora y te enfoca o dirige a hacer las tareas implicadas, previenes la invasión de las dudas y los pensamientos y actividades que te alejan de los objetivos marcados. 

En realidad, las llamadas distracciones son comportamientos que usamos consciente o inconscientemente para evitar nuestras obligaciones y los esfuerzos que estas requieren. La falta de concentración, la multitarea y las continuas ideas que “se nos ocurren” mientras intentamos trabajar, pueden convertirse en un hábito automático que genera insatisfacción e improductividad. 

Un deficiente enfoque «aquí-y-ahora» puede ser un problema motivacional y contextual puntual, pero generalmente será producto de una mala organización del entorno laboral y de una ineficaz planificación de la agenda, los proyectos y las tareas.

Por ejemplo, si tienes dudas sobre cuáles son las tareas importantes y la prioridad entre ellas, generas un estado de inquietud contrario a la concentración buscada. La ansiedad que impide la concentración es consecuencia de la falta de control.

“Eran tan felices que ni sacaron fotos” (@esaotra)

6. Procrastinación y autocontrol: qué estás retrasando y qué deberías abandonar

«¿Y si antes de empezar lo que hay que hacer empezamos lo que tendríamos que haber hecho?»

Felipe de Mafalda lo tenía claro. Cuando se trata de perseguir metas profesionales o personales, siempre tenemos dos alternativas:

1. Retrasar la gratificación y hacer sacrificios en el corto plazo, para disfrutar de recompensas en el largo plazo: ahorrar, estudiar, desarrollar nuevas competencias, madrugar, hacer deporte, hacer dieta…
2. Anteponer el placer a corto plazo y la gratificación inmediata y sacrificar así el largo plazo. El carpe diem y el vive la vida loca molan mucho, pero tienen unos efectos dramáticos sobre los hábitos que impiden conseguir lo que uno realmente quiere.

En psicología, el concepto autocontrol se refiere a procedimientos para enseñar a las personas a controlar o modificar su propia conducta con el propósito de alcanzar metas a largo plazo.

Dicho de otra forma, autocontrol es la capacidad de retrasar la recompensa para que esta sea mayor y/o de aceptar un castigo antes para así evitar un castigo mayor después.

El error organizativo y personal más frecuente es dejar para el final las tareas más importantes o prioritarias, y generalmente más duras. Un mejor autocontrol implicaría invertir el orden.

Procrastinar es una forma específica de bajo autocontrol que consiste en diferir o retrasar las tareas pendientes o más importantes, generalmente para evitar el esfuerzo de hacerlas y/o para hacer otras cosas que nos interesan o agradan más.

El problema es que la evitación y retraso frecuentes de las obligaciones acaban abordándose con ansiedad y disgusto, mayores cuanto más se acerca el plazo para cumplirlas. La prevención de la procrastinación tiene mucho que ver con ser y sentirnos más productivos y satisfechos en la vida profesional y no profesional.

7. Lo difícil hazlo primero

Si empiezas el día tragándote una rana viva, el resto de la jornada te parecerá mejor. Si inicias tus sesiones de trabajo con las tareas que “tocan”, aunque puedan ser menos agradables, adquirirás mayor autocontrol que se reforzará de forma natural con las actividades más agradables que restarán al final de la jornada o de la sesión.

¿Cuál es la rana que te zamparás mañana a primera hora? Imagina que llegas a la oficina pronto, porque te espera un día difícil. ¿Qué acometerías primero, los proyectos o tareas más difíciles y de más esfuerzo o empezarías con algo suave para «ir cogiendo ritmo»?

Adela es una pequeña emprendedora de juguetería artesanal. Odia ocuparse de la gestión contable y fiscal de su negocio y, en cambio, disfruta buscando online nuevos productos y analizando y probando los juguetes que ha recibido.

El psicólogo David Premack recomendaría a Adela que primero acometa las tareas más engorrosas, pero igualmente necesarias, y luego se recompense ocupándose de los juguetes o de otras actividades del negocio que le resulten más motivadoras.

El Principio de Premack nos dice que las actividades más fáciles o agradables que elegiríamos libremente hacer en primer lugar son las que debemos reservar para el final de la jornada, tras la realización de las actividades menos apetecibles.

De esta forma, las tareas más agradables transferirán motivación a las menos agradables. y así acometer cuanto antes las actividades más duras (y frecuentemente las más importantes) tendrá más posibilidades de convertirse en un hábito.

Adelgazar es aparentemente fácil, solo habría que girar la cabeza a izquierda y derecha cada vez que nos ofrezcan comida. Lo difícil es fortalecer nuestros comportamientos de autocontrol para girar la cabeza tantas veces como haga falta. 

Por ejemplo, ¿cómo se aprende la paciencia? La paciencia se practica esperando en aquellos contextos y situaciones en que nos cuesta esperar o hacer lo que debemos. La próxima vez que tengas que esperar plantéatelo como una práctica.

El emprendedor e inversor Martin Varsavsky (@martinvars) escribió que hay padres que tienen la paciencia en el sitio equivocado, porque encuentran entretenido pescar, pero consideran aburrido cuidar de sus hijos. 

8. Empieza hoy, empieza ahora

Cuando el militar francés Louis Hubert Lyautey (1854-1934) estuvo en África, le pidió a su jardinero que plantara un árbol cuya copa le parecía especialmente majestuosa. El jardinero le informó de que un árbol de ese tipo tardaba doscientos años en alcanzar su madurez.
«En ese caso -dijo Lyautey- no hay tiempo que perder. Plántalo hoy mismo».

Bernardo Hernández, exdirectivo de Google, contó que en una reunión con los fundadores de la compañía, en 2006, uno de ellos mostró su intención de fotografiar todas las calles del mundo. Bernardo replicó que eso llevaría mucho tiempo. “Pues entonces empecemos ya”, le respondió su interlocutor. 

Es más fácil abandonar un mal hábito hoy que mañana. Una de las claves de la productividad es empezar. Nos cuesta iniciar los cambios, pero cuando haces pop con un objetivo es más difícil hacer stop.  

Somos reacios a meterle mano a aquellas tareas que implican especial dificultad, tiempo y esfuerzo. ¿Quién podría culparnos? 

Decide dedicar “solo cinco minutos” a esa tarea que te cuesta iniciar. Haz un contrato contigo mismo: si tras ese tiempo no quieres continuar, siéntete libre de dejarla. 

Pero ten en cuenta que cuando empezamos cualquier tarea y logramos dedicarle un «tiempo crítico inicial mínimo», es más probable que logremos finalizarla. Recuerda:

Solo existen dos días del año en que no se puede hacer nada, ayer y mañana.