Aumenta la productividad mejorando el ‘tráfico’ en tu pyme

Uno de los problemas más comunes que suelo encontrarme al hacer consultoría en productividad para pymes son los “atascos organizativos”. Aunque se trata de una situación muy habitual, suele darse especialmente en pymes que han crecido rápidamente en un espacio relativamente corto de tiempo y manteniendo el núcleo original de su estructura.

Veamos un ejemplo típico. Dos o tres socios inician un proyecto. El volumen de trabajo es aún pequeño, la comunicación entre los socios fluye con facilidad y la carga de trabajo se distribuye de forma espontánea y natural entre ellos.

Pasa el tiempo y el proyecto cobra fuerza. Empieza a llegar más trabajo y hay que ampliar la estructura inicial. No pasa nada, porque la comunicación sigue fluyendo razonablemente bien y la carga de trabajo sigue siendo sostenible, si bien empiezan a detectarse ciertas “retenciones” en determinados puntos que, por lo general, suelen corresponder a los miembros originales del proyecto.

Si las cosas siguen bien y la organización continúa creciendo, se suele llegar a un punto en el que aparecen los “atascos”. Por lo general, estos atascos tienen lugar en uno o más de los socios originales del proyecto y el motivo es fácil de entender. Estas personas han ido asumiendo más y más responsabilidades según la organización crecía y, normalmente, esas responsabilidades han ido acompañadas de más trabajo. Sin embargo, lo que suele ocurrir es que no han dejado de desempeñar ninguna de las responsabilidades iniciales, es decir, no han “liberado” espacio para poder asumir las nuevas responsabilidades con una mínima “holgura”.

La consecuencia es fácilmente predecible: estas personas se convierten en “cuellos de botella” para la organización. Y no es por falta de capacidad. Más bien al contrario, estas personas suelen ser excelentes profesionales, por eso el sistema solo se atasca en lugar de colapsarse.

Este tipo de situación no es sostenible, porque estas personas que se han convertido en “cuellos de botella” comienzan a atravesar una situación personal complicada debido al exceso de trabajo y al estrés. Además, afectan al resto del “tráfico” en la organización, ya que el trabajo suele pasar a través de ellas “a borbotones”, con los consiguientes “frenazos y acelerones” que sufre el resto del entorno.

La solución al problema pasa generalmente por que un volumen importante del trabajo que realizan estas personas se delegue a otras partes de la organización. Esto es, sin embargo, más fácil de decir que de hacer, porque el trabajo que se debe delegar es aquel que estas personas hacían, y probablemente muy bien, al principio, cuando surgió el proyecto. Y ese trabajo es precisamente el que más cuesta dejar, porque representa la zona de confort.

Pero no hay opción. Lo normal es que las nuevas responsabilidades que han ido asumiendo estas personas  sean lo suficientemente críticas como para que tengan que seguir en sus manos, así que no queda más remedio que dejar otros temas que ya no son tan críticos.

La forma más rápida y eficaz de solucionar esta situación es ofreciendo ayuda profesional a estas personas, para que ganen claridad sobre cómo con su cambio pueden contribuir más y mejor a la organización, a la vez que mejoran su calidad de vida, y también ayudarles a ganar confianza en el proceso de delegación, de tal forma que puedan seguir un ritmo con el que se sientan cómodas. Y, por supuesto, también es imprescindible dejarles muy claro que el proceso debe tener lugar, sí o sí.

En muchas pymes existe una sensación de exceso de trabajo y de falta de recursos que, en numerosas ocasiones, no es real, sino que procede precisamente de este tipo de “atascos organizativos”. Si eres capaz de detectarlos y, sobre todo, de lograr que la situación se “desatasque”, aumentarás de forma notable vuestra productividad, simplemente por haber mejorado el tráfico en tu pyme.

Foto: simbiosc, distribuida con licencia CC BY-SA 2.0