4 preguntas que toda empresa debería hacerse antes de comprar tecnología

La transformación digital está en boca de todos. Parece que casi nada puede hacerse con garantías de éxito si no incorporamos tal o cual aplicación. Para la pequeña empresa, sin apenas personal especializado en informática, evaluar la idoneidad de cada tecnología es a veces una tarea de titanes.

En el nuevo panorama compiten pequeños proveedores poco conocidos que generan dudas sobre si sus servicios son los idóneos, o aplicaciones que se parecen en prestaciones pero que son muy distintas en precio. Y abundan quienes aseguran que tal herramienta acelerará nuestros resultados cuando lo más seguro es que en tres meses aún estemos intentando ponerla en marcha.

Si bien es cierto que la nube ha reducido a cero la necesidad de invertir en equipamiento, porque se ofrece en un modelo de pago por uso, reconozcamos todos que comprar cualquier nueva tecnología tiene sus riesgos. Y es fácil meter la pata, bien porque resulte ser poco flexible, porque no podamos integrarla con lo que ya tenemos, porque surja una inesperada complejidad o simplemente porque nos sirva para poco o nada.

¿Cómo puede asegurarse tu empresa de que su próxima compra será útil?

Para mí lo primero siempre es asegurarse de entender bien cuál es el problema que la herramienta va a resolver o qué nuevas oportunidades permitirá. Es un poco ingenuo pensar que podemos incorporar sin más una nueva aplicación y que no nos va a afectar, porque precisamente evaluamos incorporarla para que afecte. Pero queremos que lo haga sólo en positivo: en la eficiencia, en los clientes y en las ventas.

Para ello, creo imprescindible conseguir el apoyo del proveedor. Garantías absolutas de éxito nunca hay. Sin embargo, aquí dejo las preguntas que yo haría a cualquiera a quien estuviese evaluando.

1. ¿Cómo se adapta esta aplicación en mi día a día?

Cada empresa es un mundo, de modo que todos tenemos alguna peculiaridad. Es necesario asegurarse de que una solución estándar nos vale, aun cuando no utilicemos todas sus capacidades. Si necesitamos algún nivel de personalización, debemos asegurarnos de que comprendemos del todo (y que así lo hace también el proveedor) en qué consiste, qué acciones precisa por ambas partes y cuánto va a durar el proceso.

Puede que el vendedor diga que la configuración es rápida y fácil, y seguro que será así si la aplicación es estándar. En caso contrario, es necesario comprender las sutilezas, no vaya a ser que el proceso derive a lento y complicado y, como consecuencia, a costoso. Si tienes que salir de lo genérico, has de ver muy bien qué implica por ambas partes, y qué otros sistemas o aplicaciones pueden verse afectados.

2. ¿Cómo se integra con el resto de aplicaciones que ya tengo?

Aunque la integración funcional sea en apariencia fluida, ojo con la integración de “las tuberías”. Si los procesos informáticos no se hablan, el resultado no será ni de lejos todo lo eficiente que pudiera ser. La mejora en la productividad que promete la transformación digital se apoya en la utilización de toda la información de que dispones para tomar decisiones de negocio. Para ellos, tus datos tienen que fluir entre las aplicaciones, sin inundar a tu equipo con miles de paneles de control y cuadros de mando que dificultan una visión completa.

Asegúrate de que si no “enganchan” automáticamente, al menos la exportación y la agregación de los resultados de todas tus aplicaciones para el análisis sea factible.

3. ¿Qué servicios y elementos de apoyo están incluidos?

Las aplicaciones son cada vez más sencillas y amigables, pero nunca la curva de aprendizaje tiende a cero. No dejes de preguntar por la formación que necesitas y el apoyo que te van a prestar. Solicita manuales, píldoras de uso y cualquier otro material formativo.

Para aplicaciones con más complejidad, la formación incluida es para mí elemento clave en la decisión. Tu equipo tiene que aprender no sólo a utilizarla, sino a hacerlo de la forma más eficiente para obtener el máximo rendimiento de la compra. Resolver dudas es clave, pero también lo es enamorar al personal que lo usa.

La mejor formación es la que se personaliza para tus propios procesos de trabajo. Y la más acertada es aquella que combina varios formatos (online, tutoriales, sesiones presenciales), para que puedas elegir la que mejor se adapta a tu estructura, porque en una pyme no se para por asistir a un curso. También vale la pena considerar la formación basada en  mejores prácticas.

4. ¿Podemos llevar a cabo la implementación en etapas?

La mayoría de los proveedores proporcionan algún tipo de período de prueba para dar la oportunidad de probar la aplicación en tu propio entorno y valorar la usabilidad e impacto. Este enfoque es ideal para cuando la aplicación es sencilla y hay poca integración con los sistemas existentes. Sin embargo, para las implementaciones más complejas, un período de prueba rara vez es un buen modelo.

Cuando la aplicación tiene un gran alcance en el equipo o es funcionalmente compleja, lo mejor es plantearse una implementación por fases, bien por grupos de usuarios o bien por bloques de funcionalidad. Poder hacerlo no sólo aumenta las probabilidades de éxito, sino que permite gestionar costes y riesgos asociados.

La tecnología sin más rara vez es la solución. Es necesario acompañarla de un contexto de habilidades y procesos que le den sentido, y de un proveedor solvente y con experiencia, que pueda enseñarte implementaciones parecidas. Aunque quizás el elemento que yo más valoro es su capacidad de escucha y su voluntad de adaptarse a ti. Y eso va en el espíritu, nunca en la aplicación.

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