10 pruebas que hay que superar cuando empiezas con GTD

En posts anteriores he hablado sobre el revolucionario método de productividad personal para el siglo XXI: GTD (Getting Things Done), que ha dejado obsoletas a las técnicas tradicionales de gestión del tiempo. Hoy hablaré de los 10 principales escollos que se deben superar cuando empiezas a usarlo:

1. Encontrar un propósito: Antes de nada deberías tener muy claro por qué y para qué quieres usar GTD. Cambiar no es algo que nos resulte fácil ni especialmente atractivo. Sobre todo al principio, tener claro el propósito te dará la fuerza y perseverancia que necesitas para desarrollar los hábitos de GTD. Motivarse para empezar a usar GTD es sencillo pero para mantenerte motivado necesitas un motivo. Identifícalo antes de empezar.
2. Superar viejos paradigmas: Los paradigmas son útiles y cómodos, pero limitan nuestra percepción de las cosas. La metodología GTD rompe con muchos paradigmas y, si no estás dispuesto a romperlos también tú, te resultará muy difícil adoptar GTD con éxito. Por ponerte un ejemplo, en GTD “trabajo” no es el sitio al que vas a trabajar ni lo que haces allí, sino todo lo que quieres que sea distinto de cómo es, desde una TV averiada (debes tirarla, repararla o comprar otra) a un informe pendiente de entregar.
3. Desaprender: Durante décadas has oído que organizarse consiste en planificar las tareas y saber diferenciar bien lo que es importante, urgente y prioritario. Esos conceptos pertenecen a las técnicas tradicionales de gestión del tiempo, muy válidas en su época pero ahora caducas. Si no lo crees, respóndete honestamente a estas preguntas: ¿qué porcentaje de lo planificado sueles hacer de media a lo largo de una semana? ¿Cuántas de las cosas que tienes que hacer cambian su importancia, urgencia o prioridad relativa durante la semana? Para aprender GTD, deberás olvidar antes casi todo lo que has aprendido sobre organización personal y gestión del tiempo.
4. Aprender: Una vez hayas “desaprendido” todo lo que te han contado sobre gestión del tiempo, tendrás que “aprender” GTD. A diferencia de otros métodos, GTD es algo más que un par de conceptos sencillos. No es difícil en absoluto, pero hay muchos conceptos que deberás entender, recordar y saber usar. La parte difícil es que las palabras con las que se definen algunos de esos conceptos las conoces con otro significado distinto, lo que hará que no te resulte tan fácil. Por ejemplo, en GTD un “proyecto” no es lo que comúnmente se llama “proyecto”, sino cualquier resultado que requiere más de una acción.
5. Vencer la inercia: No es suficiente con desaprender y aprender, además hay que superar la inercia. A la mayoría de las personas les cuesta cambiar. Sobre todo, cuando las cosas se complican, la tentación es volver a lo conocido, aunque no funcione. Desarrollar un hábito no es fácil pero, cuando el hábito ya está ahí, cambiarlo cuesta tanto o más que crearlo. Si alguna vez has dejado de fumar, empezado a hacer deporte de forma regular o cambiado la forma de alimentarte, ya sabes a qué me refiero.
6. Resistir al entorno: Que tú quieras usar GTD está muy bien, pero seguramente a las personas de tu alrededor no les importe demasiado. No esperes por tanto que vayan a comprender fácilmente que cambies tu forma de comportarte, por ejemplo, no viviendo pendiente del móvil o del correo electrónico o no dejando lo que estás haciendo cada vez que aparece algo nuevo por hacer.
7. No dar con la herramienta: La obsesión por encontrar tu herramienta perfecta es uno de los errores más habituales al empezar a usar GTD. Creerás, porque todos lo hemos creído, que sin la herramienta perfecta es imposible usar GTD. Te equivocas. La herramienta GTD más perfecta no te servirá de nada si antes no desarrollas los hábitos de GTD. Por el contrario, con lápiz y papel, por raro que te parezca, puedes aplicar GTD a un altísimo nivel. La herramienta ayuda y te facilita las cosas pero no te sustituye.
8. Mantener la calma: Usar GTD es el resultado de una carrera de fondo. No quieras ir deprisa porque te agotarás y abandonarás pronto. Dedica tiempo a leer con atención alguno de los libros de David Allen, idealmente “Haz que funcione” o, en su defecto, “Organízate con eficacia”, aclarar dudas y prepara tus entornos de trabajo antes de lanzarte al vacío. Aprende y practica los hábitos antes de ponerte a buscar la herramienta perfecta. Entiende y aplica el método antes de empezar a cambiar cosas sin saber bien porqué están ahí, para qué sirven y qué puede ocurrir si las cambias.
9. Confiar en ti y en GTD: Empezar a usar GTD exige una inversión de tiempo importante. También exige abandonar tu zona de confort, tus “hábitos de siempre” para abrazar otros completamente distintos. Lo peor de todo es que debes hacer “un acto de fe” y confiar no sólo en que vas a ser capaz de “mantener el tirón”, sino en que GTD te va a dar el retorno que esperas. Lo segundo te lo garantizamos los millones de personas que ya usamos GTD. La confianza en ti debes ponerla tú.
10. Caerte del vagón: David Allen utiliza la expresión “caerse del vagón” para explicar el abandono de los hábitos de GTD durante las primeras semanas o los primeros meses de uso. Cuando empieces a usar GTD, habrá momentos en que sientas que las circunstancias conspiran contra ti para que abandones el sistema y acabes “cayendo del vagón”. Debes saber que no pasa nada, es parte del proceso de aprendizaje y todos los que usamos GTD desde hace años nos “caímos” varias veces antes de consolidar los hábitos.

Como ves, nada particularmente complicado ni fuera de tu alcance. Seguro que has conseguido superar con éxito pruebas mucho más difíciles. Si aún dudas, no lo pienses. GTD cambiará tu vida y tú, si quieres, puedes conseguirlo.

Foto @yoppy, distribuida con licencia Creative Commons BY-2.0