Diez trámites imprescindibles para dar de alta una empresa

El primer reto del empresario es la constitución de la empresa. Un proceso aún farragoso pese a los esfuerzos realizados por la Administración, de hecho según el informe Doing Business 2016 del Banco Mundial, España ocupa el puesto número 82 del ranking mundial de los 189 países analizados por su facilidad para la puesta en marcha de un negocio: en España implica siete procedimientos mínimos y 14 días de media.

Con todo, un total de 2.954 empresarios utilizaron los servicios de creación de empresas exprés habilitadas por la Administración a través del Circe (Centro de Información y Red de Creación Empresas). Un procedimiento con el que se pueden dar de alta Sociedades Limitadas (SL) y Sociedades Limitadas Nueva Empresa (SLNE), entre otras, en un plazo de hasta 24 horas, si bien según los datos del propio organismo solo un 29,45% de las SL lo hizo en ese tiempo. En 24 o varios días, parece que la solución para agilizar esta burocracia pasa por esa tramitación telemática, aún no muy popular si tenemos en cuenta que en el pasado septiembre fueron 5.429 las empresas constituidas en España (según el registro de Infocid).

Mientras el uso de la eAdministración se generaliza, son muchos los empresarios que deben enfrentarse a la temida ventanilla en estos primeros pasos, en un proceso que aún hoy no ha conseguido olvidarse del “vuelva usted mañana” con que Larra resumió la difícil relación del ciudadano con el procedimiento. Un ir y venir que resulta más llevadero cuando el interesado conoce todos los trámites que debe cumplir para el nacimiento de su proyecto.

Trámites generales

Tomando como guía la información del Portal Pyme del Ministerio de Economía, Industria y Competitividad, repasamos esos trámites:

• Alta en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores (Agencia Tributaria). Como ya sabes, todo empieza por el control fiscal, por lo que esta declaración deberá presentarse con anterioridad al inicio de la actividad empresarial o profesional. Para su tramitación se debe cumplimentar el modelo 037 (los que puedan acogerse a la declaración simplificada) o el 036 (más amplia). Desde este enlace se puede gestionar.
• Impuesto sobre Actividades Económicas (Agencia Tributaria). Seguimos sin abandonar la AEAT, ahora para cumplir con este tributo (el IAE) derivado del ejercicio de actividades empresariales, profesionales o artísticas.
• Alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (Tesorería General de la Seguridad Social). Sirve para regular la cotización a la Seguridad Social de los trabajadores autónomos (empresarios individuales) así como de los socios y administradores de algunas sociedades. El trámite para inscribirse en el RETA se debe cumplimentar en los 30 días naturales al inicio de la actividad. El modelo que se ha de rellenar es el TA 0521.
• Alta de los socios y administradores en los regímenes de la Seguridad Social (Tesorería General de la Seguridad Social). Según el tipo de sociedad y/o la participación en el capital social de los socios tendrán que darse de alta en el régimen de autónomos o en el régimen general, teniendo en cuenta las especiales condiciones que afectan a las Sociedades Laborales y las Sociedades Cooperativas. El plazo para cumplir con el trámite vuelve a ser de 30 días naturales. En la sede electrónica de la Seguridad Social podréis encontrar más información.
• Legalización del Libro de actas, del Libro registro de socios, del Libro registro de acciones nominativas y del Libro registro de contratos entre el socio único y la sociedad (Registro Mercantil Provincial). Las sociedades mercantiles están obligadas a llevar una serie de libros-registro que deben presentar con carácter anual en el Registro Mercantil que les corresponda, dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social. De nuevo cada tipo de sociedad está sujeta a diferentes obligaciones, desde la página web del Colegio de Registradores, en su apartado Accede al registro online se pueden cumplimentar.
• Legalización del Libro diario y del Libro de Inventario y Cuentas Anuales (Registro Mercantil Provincial), para el cumplimiento con las disposiciones del Código de Comercio. Su tramitación y gestión es exclusivamente electrónica y todas las sociedades tienen la obligación de presentarlo en los cuatro meses siguientes al cierre de ejercicio. En el caso de las cuentas anuales, se deben presentar para su depósito en el Registro Mercantil en el mes siguiente a su aprobación. Aquí tienes las direcciones de los registros mercantiles provinciales.
• Obtención del certificado electrónico (autoridades de certificación). Imprescindible para muchos de estos trámites electrónicos, el también conocido como CNI electrónico contiene los datos necesarios para identificar a su titular. Sigue el enlace para localizar a los prestadores del servicio, teniendo en cuenta que es un documento con vigencia temporal, por lo que se debe renovar periódicamente.

Trámites sectoriales

Además de los señalados, es habitual que muchas actividades deban acatar otros procedimientos para la puesta en marcha de su negocio. Enumeramos los más habituales:

Licencia de actividad (ayuntamientos). Se refiere a la obligación de licencias de instalaciones y obras para locales comerciales, almacenes, oficinas y en algunos supuestos para el ejercicio profesional desde la vivienda. Por su parte, la licencia de funcionamiento sirve para constatar que las instalaciones son aptas para el ejercicio de la actividad. En este caso hay que ponerse en contacto con el ayuntamiento correspondiente para conocer la regulación municipal que afecta a cada tipo de negocio.

Inscripción en otros organismos oficiales y registros (otros organismos). Hay muchas actividades sujetas además a la comunicación de inicio de actividad. En el caso de los negocios de hostelería, deben dirigirse a la Dirección General de Turismo de las comunidades autónomas, al igual que las agencias de viaje; las actividades de tipo industrial, talleres de reparación o que manejen sustancias tóxicas tienen obligación de inscribirse en la Dirección General de Industria, Energía y Minas de las comunidades autónomas; las empresas de seguridad en la Secretaría de Estado de Seguridad; y las de juego en la Dirección General de Ordenación del Juego.

Registro de ficheros de carácter personal (Agencia Española de Protección de Datos). Un trámite de más reciente incorporación pero al que cada vez más empresas está sujeto en cumplimiento con la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD). Así, el empresario está obligado a notificar en el registro, previamente a la creación del propio fichero que recogerá datos de carácter personal.