Recomendaciones para elegir el software de gestión de tu pyme

Saber gestionar los datos de la empresa es crucial para cualquier tipo de colectivo, por eso también es importante saber que aunque se disponga de mucha información ésta puede llegar a ser irrelevante si no está estructurada: si no se puede comparar, asociar o intercambiar dentro de la misma organización. Y una de las situaciones que más proliferan es ver que todavía un gran número de pequeñas y medianas empresas utiliza programas de contabilidad o facturación muy básicos, además de hojas de cálculo, para gestionar procesos estratégicos y vitales para el negocio como la gestión de clientes, el almacén o los impagados, entre otros.

Ante este panorama, la toma de decisiones se ve seriamente afectada debido a esta forma de operar. Hay que tener en cuenta que la pyme suele contar con un margen de error estrecho y puede ponerse en situación de riesgo si no dispone de información actualizada, algo que es imprescindible.

Productividad y eficacia

Una sugerencia que desde aquí se ofrece a las pymes es optar por sistemas informáticos de gestión sencillos, flexibles y eficaces, que aborden sus problemáticas concretas, dejando de lado la implantación de programas de mayor envergadura. La pyme tiene necesidades muy definidas de gestión financiera, logística, producción…, por lo que no es decisivo que conozca módulos complejos ni que gaste en soluciones costosas, todo lo contrario.

Es importante reconocer en primer lugar los requerimientos principales que tiene la organización para después utilizar una aplicación lo más práctica e intuitiva posible y que no cree problemas en la rutina cotidiana. Quizás algunas de ellas incluso no precisan comprar un software de gestión; de hecho, hasta ahora muchas pymes han preferido trabajar con un software a medida y local. Sin embargo, esa demanda de productividad y de disminución de costes se puede ver recompensada si se sabe elegir un programa determinado: fácil de usar, de desarrollar y de adaptarse a las necesidades de cada usuario; además de ser rápido de implementar y apenas depender de recursos tecnológicos. Como ejemplo, en BPS, la editora de Computing, hemos detectado mejorías evidentes con el software de gestión instalado relacionadas sobre todo con el incremento de la productividad y eficiencia. Somos una pyme donde tenemos claro que la tecnología tiene que estar presente en la mayor parte de nuestros proyectos de innovación.

Ventajas

La pyme quiere en estos momentos soluciones dirigidas a proyectar y fomentar su cuenta de resultados, que garanticen su funcionamiento y su rentabilidad de forma sencilla. Muchas de estas soluciones están paquetizadas; son una buena alternativa toda vez que permiten controlar el aumento del número de usuarios, compartir información, análisis de trazabilidad y vincular los datos de forma inteligente. Además, las herramientas de gestión están evolucionando hacia una mayor especialización y se pide que sean integradas y modulares. Estas deben ser características esenciales del producto, el cual tiene también que estar en sintonía con los procesos que hay que gestionar y con las personas que lo usarán. Como puntos clave se pueden citar:

• Integración de datos y procesos
• Transformación de los datos en información útil
• Mejora en la toma de decisiones
• Optimización de inventario y logística

Por otro lado, existen alternativas que es posible considerar, como las soluciones de gestión basadas en software libre. Y junto a esta opción, la evolución del modelo cloud computing es otra posibilidad que presenta enormes ventajas: hace que el software esté disponible bajo la modalidad de pago por uso, con lo que la pyme accede a tecnologías de vanguardia minimizando sus inversiones al máximo.

Y no hay que olvidar tener paciencia, porque diversas investigaciones constatan que más de la mitad de las pymes necesitan más de un año desde la implantación de la solución para conseguir los beneficios esperados; aunque, eso sí, un tercio de ellas dice obtenerlos durante el primero.

Barreras

Pero lamentablemente la pyme en España todavía está lejos del nivel de implantación de este tipo de software, frente al que tienen las grandes corporaciones y otras entidades europeas de igual tamaño. Hay quien piensa que buena parte de responsabilidad para que eso sea así la ha tenido el proveedor, incapaz de acercar su oferta a los requerimientos de la pequeña y mediana empresa y de hablar el mismo lenguaje del empresario, acrecentando su nivel de desconfianza. Así, muchas compañías han adquirido soluciones de gestión que apenas han aprovechado o, como mucho, han utilizado un tercio o la mitad de sus funcionalidades.

El problema radica en que hay empresarios que no detectan las ventajas que aportan las tecnologías; piensan que no sirven para nada y que suponen un coste oneroso. Ello está lejos de la realidad, por lo que el reto pasa por salvar estas barreras, que son tanto culturales como económicas, además de las malas experiencias y las organizativas, teniendo en cuenta al mismo tiempo que las pymes más pequeñas no disponen de departamentos de informática que orienten sobre la utilidad que proporciona un software de gestión.

Imagen @Davide Restivo distribuida con licencia Creative Commons BY-2.0