Programas de gestión documental, ¿cuál elegir?

A día de hoy prácticamente nadie duda de las ventajas de gestionar los documentos de una empresa de forma digital frente a hacerlo en papel. Ahora bien, ¿qué programa podemos utilizar? ¿Cuál es el que necesito? No es una elección sencilla, ya que en el mercado existen docenas de programas enfocados a la gestión documental a veces muy similares, pero otras muy diferentes. Y, dado el mundo en el que vivimos, no podemos perder tiempo en decidir qué programa se adapta mejor a las necesidades de nuestro negocio. ¿O sí?

Se trata de algo que no podemos decidir a la ligera. Una mala elección condicionará la manera de trabajar todos los días en nuestra empresa durante los próximos años. Porque si habéis decidido invertir un dinero en estos programas no es para desecharlos al poco tiempo. Por tanto, sí merece la pena dedicarle un tiempo.

Lo primero que debemos tener claro es para qué queremos exactamente el software. Ello estará muy relacionado con nuestro negocio. No utilizará el mismo programa una gestoría que una librería, porque no todos los programas son iguales ni hacen lo mismo de la misma forma, aunque estén destinados a solucionar el mismo rango de problemas. Si no tienes muy claro este paso, piensa sencillamente en un día normal de trabajo, en qué haces, para quién lo haces, el tiempo que inviertes, etc. Y aunque parezca una tontería, valora la frecuencia con que haces ese trabajo en tu empresa. Entonces, cuando tengas claro qué quieres gestionar, has de centrarte en el grupo de programas que nos ofrece esa solución. Y el resto los descartaremos.

En principio, cualquiera de estos programas podría valernos, ya que cumplen los requisitos mínimos que necesitamos. Pero se trata de elegir, de entre los que nos quedan, el programa que mejor se adapte a nuestras necesidades y nuestro negocio.

Aquí tenéis varios cuadros comparativos sobre las características de diferentes programas de gestión documental:

Fuente Imágenes: Pymecrunch

Es importante tener en cuenta que, aunque dos programas parezcan iguales, ya que realizan las mismas funciones, el precio es muy similar yestán orientados hacia el mismo sector empresarial, es posible que sean diferentes a la hora de manejarlos, es decir, en la práctica.

Y esta “práctica”, significa productividad en la empresa. Es cierto que el cambio al software nuevo ralentizará un poco la dinámica de la empresa durante algún tiempo pero, si se ha decidido el pasoo al modo digital, es precisamente para hacer la vida más fácil a los trabajadores y, en consecuencia, aumentar la productividad, es decir, los ingresos.

En este sentido, el periodo de prueba que viene asociado a estos programas antes de comprarlos se hace indispensable. Si nuestro programa va como un tiro pero tenemos que ser ingenieros de la NASA para saber usarlo, no avanzaremos nada.

Así, la elección final del programa se basa, más que nada, en ir descartando aquellos que no nos satisfacen. Porque, entre los programas de gestión documental, cada uno tiene sus puntos fuertes y débiles. Por ejemplo, unos programas se centran en un workflow, en el control de gestión de procesos y son muy sofisticados y potentes. Otros priorizan la carga masiva de datos, por lo que son muy aptos para gestionar miles de documentos a diario. Otros, en cambio, cuentan con sistemas de búsqueda especialmente potentes y versátiles. Y todas esas características además de las funciones que identificamos a priori como primordiales para nuestra empresa (y que nos hicieron descartar otros programas).

En definitiva, piensa concienzudamente si el programa se adapta a las condiciones y a la manera de trabajar que tenéis en vuestra empresa. No olvides hacer una prueba, intentar trabajar en todos los ámbitos laborales que se os puedan presentar para ver cómo se desenvuelve el programa. Y recuerda: no se trata de tiempo perdido, aunque a primera vista así pueda parecerlo. Después, cambiar no es una opción, por lo que debéis acertar a la primera.

Foto @ElectronicFrontierFoundation, distribuida con licencia Creative Commons BY-2.0