Infografía: 11 características de una ePyme

La digitalización está reconocida como un factor de crecimiento económico. La transformación digital de las empresas contribuye a su productividad y a su competitividad. Aunque el centro de la economía digital ha de ser la persona, empezando por los empleados y enfocándose a los clientes, la tecnología es la palanca que hace posible la digitalización de los negocios. Las pymes –y especialmente las microempresas- pueden tener más dificultades para adoptar las tecnologías de la información. En algunos casos puede haber una cuestión de inversión pero en otros sólo se requiere cierta formación o información. La utilización de herramientas digitales puede suponer una ventaja competitiva para las pequeñas empresas. Por eso es importante que al menos conozcamos cuáles son los elementos que caracterizan a una ePyme o pequeña empresa digitalizada.

Importancia de digitalizar la pyme

Existen muchos procesos de las empresas que son transversales a cualquier sector y compatibles con cualquier tamaño. La mejora de estos procesos puede ser necesaria para el crecimiento de la empresa, para aumentar la eficiencia de los mismos y, en definitiva, para resultar competitiva en el mercado actual. Hablamos de procesos como la búsqueda de clientes y la comunicación con los mismos, la gestión comercial, la internalización o la venta a gran escala, la gestión del talento o la propia relación con la administración pública.

Factores para medir la digitalización

Todos los años el ONTSI (Observatorio Nacional de las Telecomunicaciones y de la Sociedad de la Información) realiza un informe sobre la adopción de las TIC por las empresas españolas en los distintos sectores y diferenciando microempresas (hasta 10 empleados), por un lado, y pymes y grandes empresas, por otro. Los factores en los que se basa el informe me han parecido adecuados para que cualquier empresario pueda evaluar el grado de digitalización de su empresa y la digitalización de los profesionales que la forman.

Estos factores son: el acceso a Internet, la página web de la empresa, el uso de dispositivos móviles por los profesionales de la empresa, la instalación de software empresarial, trámites online con las Administraciones Públicas, uso de los medios sociales, servicios en la nube, formación en tecnologías de la información, sistemas de ciberseguridad, comercio electrónico, publicidad online y análisis de datos. El grado de adopción de todos estos elementos y la importancia de adoptarlos varía entre sectores, aunque poco a poco todos van convergiendo a niveles similares, porque se trata de utilidades transversales. Lo mismo ocurre entre pequeñas y grandes empresas. En muchos casos las grandes empresas van por delante por su capacidad de inversión y planificación. Aunque en otros son las pymes las que toman la delantera. En cualquier caso es importante que las pymes valoren todos estos factores y decidan qué tecnologías implementar según el retorno que les pueda reportar.

Cuestión de conectividad

Si la digitalización depende de la tecnología, el uso de las herramientas digitales depende siempre del grado de conectividad. Por eso suele ser el primer factor a analizar y el indicador principal de transformación digital. Casi la totalidad de las pymes y grandes empresas tiene acceso a internet. Sin embargo, aún hay un treinta por ciento de las microempresas que están desconectadas; este porcentaje se reduce año a año de forma lenta lo cual parece indicar que algunas se resisten a conectarse y es posible que llegue el momento en que esto las haga desaparecer. Las tiendas de comercio al por menor, la hostelería o las empresas de transporte están entre los sectores menos conectados (sólo la mitad de ellas lo está), mientras que la mayoría de los hoteles están conectados a internet.

La mayor parte de los procesos de negocio requieren de conectividad. Tanto si hablamos de comercializar productos como de proveerse de los mismos. Estar conectado a internet parece un requisito imprescindible para mejorar la productividad. ¿Por qué hay todavía empresas que se resisten? Las barreras económicas no parecen ya una excusa, teniendo en cuenta que los precios de una buena conexión –salvo en zonas rurales de difícil acceso-son asumibles por cualquier economía como lo demuestra la alta conectividad en el ámbito personal. Una falta de conexión o una conexión deficiente puede atribuirse más a la falta de conocimientos, el carecer de personal dedicado a temas tecnológicos o, simplemente, no haber valorado adecuadamente el coste de oportunidad del aislamiento digital.

Está claro que un hotel, que recibe visitantes internacionales, va a valorar más la conexión a internet que una tienda de barrio, porque el primero se quedaría casi sin clientes o no podría sobrevivir con gran parte de las habitaciones vacías. Pero, teniendo en cuenta que la conectividad es la base para digitalizar cualquier proceso, estoy seguro de que una tienda a pie de calle también valoraría la conectividad si analizara con un poco de detenimiento las ventajas de las distintas aplicaciones que están soportadas en internet tanto a la hora de captar clientes y mejorar el servicio como del aprovisionamiento y la gestión de sus finanzas, por ejemplo. La formación suele ser un requisito previo para la adopción de la tecnología. La inversión económica en dicha formación puede ser mínima si se conocen los lugares adecuados para adquirir los conocimientos (la mayoría de ellos en internet). Sin embargo, la demanda de tiempo al empresario es inevitable y en muchos casos, especialmente cuando hablamos de microempresas de menos de tres empleados, este puede ser el obstáculo definitivo.

La conexión de una ePyme, mejor móvil

La conexión a través de banda ancha móvil crece mientras que la fija decrece. En primer lugar por la generalización de las tarifas planas y los productos “paquetizados” de los operadores. En segundo lugar por la rápida penetración de los dispositivos móviles inteligentes. Ya son siete de cada diez las microempresas que acceden a internet a través de banda ancha móvil, tendencia que cuenta con un crecimiento sostenido y, aunque el número de conexiones ya no aumenta a ritmo de dos dígitos –como en pasadas épocas- sí que lo hace el consumo de datos. En este caso destaca la gran penetración de la conexión móvil en el sector del transporte y el almacenamiento, lo cual es fácil de entender.

La sustitución de la conectividad fija por la móvil puede tener explicación por la limitada capacidad de inversión de pymes y microempresas, pero también por las ventajas que aporta la conexión móvil al negocio. Cambia la forma de trabajar en las empresas, que demandan mayor movilidad en un entorno global. La facilidad de conectarse desde cualquier lugar contribuye a incrementar la productividad ya que el puesto de trabajo puede trasladarse a donde sea necesario, especialmente si se recurre a tecnología en la nube. Estar siempre conectado puede marcar la diferencia para una ePyme en procesos como captación y servicio al cliente.

Las empresas requieren cada vez un mayor ancho de banda y en este sentido está creciendo la instalación de fibra, también en el caso de pymes y empresas de menos de diez empleados. El aumento en la capacidad de la conexión permite el envío de documentación y la ejecución de soluciones empresariales que se encuentran ubicadas en muchos casos en la nube junto con los datos de la empresa. El concepto de inmediatez se generaliza y forma parte de las expectativas del cliente y, por tanto, de los requerimientos en la empresa para continuar siendo competitiva. La utilización de aplicaciones online, por su parte, permite simplificar procesos y agilizar comunicaciones, lo que puede traducirse en reducción del tiempo que tarda un producto en llegar al mercado (lo que se conoce como time to market). Esta es la diferencia que permite a una pyme ser competitiva en el complejo entorno actual.

Por último, la conectividad móvil aumenta la productividad de los empleados, posibilitando su movilidad y el acceso a herramientas de productividad –propias de grandes empresas- a un coste asumible para una pyme. Se puede decir que en materia de movilidad las pequeñas empresas llevan la delantera a las medianas y grandes ya que casi la tercera parte de los empleados de microempresas cuenta con un dispositivo portátil que le permite la conexión móvil para uso profesional. Es un porcentaje que supera al de las pymes y grandes empresas. Destaca en este caso el sector de información y comunicaciones, así como el de actividades profesionales científicas y técnicas. Esta movilidad se usa en el caso de las pequeñas empresas para acceder al correo electrónico, modificar documentos o usar aplicaciones informáticas de la empresa.

ePymes conectadas y en la nube

Las soluciones basadas en la nube permiten su uso a través de internet favoreciendo la conectividad, la movilidad y la eficiencia en la gestión empresarial. Las aplicaciones en la nube no requieren apenas inversiones y cuentan con las últimas actualizaciones, no sólo a nivel de gestión sino también en términos de ciberseguridad. En la nube una empresa pequeña puede equiparar sus procesos a los de una grande. Cuando hablamos de procesos muchos piensan en trámites administrativos que podrían dejar en segundo plano. Pero procesos son también los pagos y cobros, la logística o la atención al cliente y la gestión de la relación con el cliente. Esto significa que una gestión eficiente de los procesos puede diferenciar a la pequeña empresa frente al cliente. Casi diría que cuanto más pequeña sea una empresa, más puede notar la implantación de aplicaciones digitales. A pesar de ello, sólo el siete por ciento de las empresas de menos de diez empleados recurre a soluciones de cloud computing o en la nube.

El crecimiento en el uso de estas aplicaciones sigue siendo muy lento y se cree que se debe a la falta de conocimiento de las mismas. La gestión empresarial basada en la nube es seguramente uno de los ejes de la transformación digital. El desconocimiento de las soluciones en modo cloud se agrava por la falta de relevo generacional, lo cual viene siendo una barrera en general para la implantación de la tecnología. Las generaciones de empresarios jóvenes muestran, como es natural, mayor predisposición al uso de las tecnologías. Junto a las aplicaciones, el contenido que cierra el círculo del aprovechamiento tecnológico en la nube, es el big data. Los datos son la base de toda tecnología digital, y requieren a su vez conectividad y dispositivos digitales en su captación y herramientas para su interpretación y análisis. El uso y explotación del big data lleva a resultados tan llamativos como la predicción del comportamiento o la optimización de los puntos de contacto.

Preparadas, listas… venta online

El retorno de la inversión de cualquier empresa, con independencia de su tamaño, se produce en gran parte a través de la venta, ya sea a otros negocios (B2B) o al consumidor (B2C) y usuario final. En un futuro cercano, contar con un establecimiento físico será un plus de diferenciación para la vinculación del cliente. Sin embargo, tener activa la tienda online será requisito indispensable para estar en el mercado. No se puede privar al cliente de los hábitos de información y compra que realiza de forma natural en internet y mediante aplicaciones digitales. Incluso en los casos en que el cliente prefiere probar el producto in situ o recogerlo en la tienda, va a demandar otro tipo de atención y servicios que requieren la conectividad y el resto de características de una ePyme.

La hora de la venta es el momento culminante de todo el proceso y es importante adaptar la tecnología al comercio electrónico para pymes. Una ePyme puede competir en presencia de marca y en ventas en un mercado global, y debe aprovechar las ventajas competitivas que da la cercanía de la pequeña empresa y el mayor valor diferencial en la economía digital: el trato personal. Una vez que la información está a disposición de todos y que las máquinas sustituyen a los humanos en las tareas rutinarias, la persona se convierte en el centro de la transformación digital a través de la aplicación de las habilidades sociales. Una ePyme es una pequeña o mediana empresa que será, más que nunca, competitiva.