ERP: ¿Cómo mejorar la gestión de mi tienda ‘online’?

El gran reto de las empresas en este 2014 es la convergencia tecnológica. El pasado año marcó el inicio de un incipiente proceso de integración de aplicaciones sociales, móviles y cloud en muchas compañías. La agilidad en los procesos y el uso de nuevas plataformas tendrán como objetivo acercar a clientes y marcas en un contexto de igualdad.

Las empresas son cada vez más conscientes de la necesidad de ‘estar al día’ y, en este sentido, el entorno que se ha de conquistar sigue siendo Internet. La red se ha convertido en el principal escaparate para cualquier negocio, y cada vez son más los usuarios que adquieren productos en este medio habitualmente. Durante las pasadas Navidades, un 37% de los consumidores españoles realizaron sus compras de forma online, según un estudio del Observatorio Cetelem España.

Estos avances obligan a las empresas a ser más eficientes en distintos medios, online y físico. La adecuada coordinación de ambos entornos no es fácil, pero afortunadamente disponemos en la actualidad de una gran oferta en sistemas de gestión. Este tipo de herramientas gozan de gran popularidad en las grandes empresas, pero son las pymes las que, particularmente, pueden sacar más provecho de estos programas.

¿Qué es un ERP y qué puede aportar a mi empresa?

Un software ERP (Enterprise Resource Planning) es un sistema de gestión de negocios que controla el flujo de información que tiene lugar en cada una de las áreas funcionales de la empresa. Para ello, el programa asimila los distintos departamentos con módulos, relacionados entre sí. Esto permite la integración en una base de datos centralizada, donde quedan reflejadas todas las acciones de la organización.

Un error muy común es considerar el ERP como una simple base de datos. Las aplicaciones de este tipo de software abarcan todas las áreas de la empresa, desde control de almacenes hasta contabilidad. La gestión de la información de forma centralizada posibilita un mejor acceso a los datos, optimiza los procesos organizativos y mejora la toma de decisiones.

Los sistemas ERP no son algo nuevo, muchas empresas los utilizan en su día a día desde hace años. Pero ¿qué ocurre cuando esta herramienta ha de encargarse, además, de la gestión de un comercio electrónico? Lo lógico, en este caso, sería que un único programa integrara toda la información referente a los pedidos, tanto online como offline. Sin embargo, la mala coordinación de estos entornos sigue siendo un problema para muchos negocios de pequeño y mediano tamaño.

La clave está en no pensar solo en los números. Detrás de cada pedido hay un cliente que espera recibir un trato satisfactorio. Si no somos capaces de dar una respuesta adecuada, nuestra imagen se debilitará. El ERP coordina todas las áreas de la empresa para dar al usuario un servicio perfecto. Un buen software de gestión debe controlar no solo el proceso de facturación y contabilidad, también ha de gestionar los stocks y tener una base de datos actualizada con información de todos los clientes.

El usuario no solo se fija en el producto, sino que busca un valor añadido. El cómo procesemos los pedidos es de suma importancia para que la experiencia de compra sea completa. Las aplicaciones ERP pueden ayudarnos en esta difícil tarea. Sin un programa de este tipo resultaría muy complicado saber, por ejemplo, qué productos tenemos en stock y cuáles no.

Si no controlamos lo que pasa en nuestra tienda online, podemos estar seguros de que las incidencias no tardarán en llegar. Además, la imagen de nuestra empresa se vería seriamente dañada.

Con un programa ERP tendremos un control absoluto sobre nuestros pedidos, teniendo el cien por cien de las tareas automatizadas. De esta forma, la distribución de los recursos de la empresa es más eficiente, reservando a cada trabajador un cometido específico. Un software de gestión nos permitirá afrontar cualquier encargo, sea del tamaño que sea. Así nuestra tienda online tendrá un crecimiento sostenido.

En definitiva, las aplicaciones ERP van más allá de lo meramente cuantitativo. La implantación de este tipo de software aporta valor al proceso de compra, algo clave para que una tienda online funcione. Integrar los procesos de la empresa en un solo programa nos permitirá centrarnos en lo más importante, la satisfacción del cliente.

Foto: Gonmi, distribuida con licencia CC BY 2.0