¿Cómo convencer a tu equipo de usar GTD?

Llevas un tiempo usando GTD y tu vida ha cambiado. Por primera vez en mucho tiempo has vuelto a sentir la agradable sensación de tener las cosas bajo control. Lo ideal seguiría siendo tener días de 28 horas pero como lo ves difícil, saber que tomas las decisiones correctas sobre qué hacer y qué no hacer en cada momento es la mejor alternativa que puedes imaginar.

Tu equipo también ha notado el cambio. Ven que ya no vives en modo de emergencia continua. Alguna persona incluso se ha acercado a ti preguntándote qué ha pasado, cuál es el truco. Les has hablado de GTD, pero les parece demasiado complicado. Tú sabes que en realidad es muy sencillo, que lo único difícil es dejar atrás los hábitos que sabotean tu productividad y sustituirlos por los hábitos productivos que explica GTD, pero es que explicar GTD en cinco minutos es complicado.

El caso es que te encantaría que tu equipo usara también GTD. No sólo porque sería todo mucho más fácil para todos, sino porque no te gusta ver a tu gente permanentemente agobiada. Imaginas lo que podríais conseguir tu equipo y tú si usárais GTD y te parece demasiado bonito para ser verdad.

En realidad, es más sencillo de lo que crees, siempre que estés dispuesto a dar los pasos necesarios.

Lo primero es evaluar honestamente el punto de partida. ¿Quiere tu equipo ser más productivo? Les gustaría dejar de ir de emergencia en emergencia y trabajar de otro modo más eficiente. ¿Qué van a ganar con ello? La gente no cambia por cambiar. Sólo se cambia porque se gana algo o porque no hacerlo implica perder algo. ¿Qué va a ganar tu equipo si usa GTD? Estamos hablando de modificar hábitos. Eso requiere compromiso a largo plazo. ¿Qué les va a animar a comprometerse? En concreto, ¿qué hay en tu mano, que estés dispuesto a hacer, para que les resulte atractivo usarlo?

Lo segundo es realizar un pequeño ejercicio de autocrítica. Suponiendo que las personas de tu equipo quieran usar GTD, ¿van a poder hacerlo? GTD ofrece las herramientas para poder tomar la mejor decisión posible sobre qué hacer y qué no hacer en cada momento. Son decisiones que en ocasiones a lo mejor no compartes. Si esas decisiones no te gustan, ¿qué va a pasar? Si, por ejemplo, alguien decide dejar de vivir “pegado” al email y consultar su bandeja de entrada cada dos horas, ¿va a poder hacerlo? ¿Y si decide hacer algo parecido con el móvil?

Si tienes claro que tu equipo va a querer y va a poder usar GTD, el resto es muy sencillo. Habla con ellos y explícaselo. Comparte tu experiencia. Ilusiónales. A partir de ahí, lo único que les falta es aprender a usarlo y para ello tienes varias opciones.

Por ejemplo, puedes explicárselo tú mismo, ya que lo usas y sabes cómo funciona. Otra alternativa es regalarles alguno de los libros de David Allen y ofrecerte a resolver las dudas que les vayan surgiendo con su lectura. Si te decantas por esta opción, mi recomendación es el libro “Haz que funcione”, el último publicado hasta la fecha, aunque el primero, “Organízate con eficacia”, es todo un clásico.

Por último, también puedes organizar alguna actividad formativa con alguien especializado en GTD. A día de hoy dispones de variedad de formatos, desde mini-sesiones personalizadas a programas in-company, para elegir la que mejor se adecúe a tus necesidades.

Sea cual sea el modelo elegido, es importante que el aprendizaje se produzca haciendo. Leer el libro o escucharte a ti o a un formador contar el modelo de 5 pasos para administrar tu trabajo es una cosa y otra, muy distinta, es ser tú quien recopila, procesa, organiza, evalúa y, finalmente, hace. Del mismo modo, el método de planificación natural de proyectos no parece gran cosa hasta que lo aplicas a proyectos concretos y situaciones reales, momento en el que muestra todo su potencial. Seguro que en tu pyme hay algún proyecto al que le vendría bien más claridad para avanzar más rápido, así que aprovéchalo como ejemplo. Por último, el modelo de 6 niveles de perspectiva resulta un tanto abstracto la primera vez que se conoce, por lo que es muy útil practicarlo para entender bien los conceptos, en concreto el propósito y las áreas de responsabilidad.

Pero no olvides que, de todos estos pasos, el mayor reto es que las personas de tu equipo quieran realmente usar GTD y tú estás en una posición inmejorable para lograrlo. Si ven que tu vida ha mejorado, que eres más productivo y que has eliminado el estrés y, sobre todo, si dejas claro que ellos pueden lograrlo también y que estás comprometido con ayudarles a conseguirlo, habrás dado el paso más importante.

Foto @manu contreras, distribuida con licencia Creative Commons BY-2.0