Así afecta a las empresas la implantación del IVA online

ACTUALIZADO: 3 de octubre 2017

Desde el pasado 1 de julio, el IVA ha dejado de declararse de manera periódica por medio de impresos oficiales. 62.000 contribuyentes han pasado a proporcionar de forma telemática, en tiempo casi real, los datos de las facturas cobradas y pagadas a través del Suministro Inmediato de Información (SII), un nuevo sistema con el que el Gobierno pretende luchar contra el fraude fiscal.

Los afectados son aquellos que tienen la obligación de autoliquidar el IVA con periodicidad mensual. Es decir, los inscritos en el Registro de Devolución Mensual de IVA, las empresas que facturan más de 6 millones de euros, las que tributan en el régimen especial de grupos de IVA y los contribuyentes que se acojan mediante la correspondiente declaración censal. Voluntariamente también podrán sumarse al nuevo sistema otros sujetos pasivos, siempre y cuando informen con anterioridad a la AEAT a través del modelo 036 y asuman la obligación de utilizar el nuevo modelo, al menos, durante un año natural.

En cualquier caso, la entrada en vigor del SII fuerza a ser más transparentes en el manejo de sus cuentas incluso a las compañías que inicialmente no se vean afectadas, dado que muchas de ellas son proveedoras de grandes empresas, por lo que si no hacen bien las cosas el SII las delatará.

Las primeras estimaciones consideran que el uso de esta nueva fórmula afectará al 80% de la facturación total de los sujetos pasivos del IVA.

No obstante, desde algunas firmas especializadas en asesoramiento fiscal a empresas, como Ad&Law, destacan aspectos positivos como el aumento de la seguridad jurídica al obtener de la propia AEAT la información necesaria de proveedores y clientes a la hora de presentar las autoliquidaciones de IVA, la supresión de obligaciones formales como la presentación de determinadas declaraciones informativas por el Impuesto (modelos 390, 340 y 347), la previsible reducción de los plazos de realización de las devoluciones por parte de la AEAT y la ampliación de los plazos para presentar las autoliquidaciones mensuales del IVA en 10 días naturales, con carácter general.

Cualquier cambio normativo genera expectación entre quienes deban cumplir con los nuevos requerimientos. E Isabel Pomar, directora comercial y de marketing de Datisa, explica que en el caso del SII las pymes tienen que permanecer atentas, ya que la inminente implantación del IVA electrónico podría implicar cambios en sus procesos de gestión. Sin embargo, según DevoluIVA, un 90% de las pymes ni están preparadas ni disponen de toda la información necesaria a declarar.

No todas las pymes afectadas tienen claro cómo afrontar un modelo que sobre el papel pretende facilitar la transparencia de las cuentas, pero que, en la práctica, complica -y mucho- la gestión de estas organizaciones, que deberán ajustar sus procesos y destinar recursos para cumplir con los nuevos requerimientos de la AEAT.

El nuevo sistema supone un cambio en el modo de relacionarse con la Administración, que deberá ser en tiempo real y vía electrónica. Las entidades incluidas en el SII tendrán que suministrar el Libro Registro de facturas Expedidas; el Libro Registro de facturas Recibidas; el Libro Registro de bienes de inversión; el Libro Registro de determinadas operaciones intracomunitarias y las operaciones en metálico. Y desde Datisa recomiendan a las empresas afectadas ir poniendo al día sus sistemas, registrando las facturas con los datos que más adelante pedirá Hacienda -teniendo en cuenta la configuración de impuestos, clases y subclases, fecha de factura, facturas rectificativas, series y libros, numeración facturas proveedores…-.

Lo primero que hay que hacer es comprobar que el sistema de gestión está adaptado para abordar la nueva norma. Y la mejor opción, según Pomar, pasa por contactar con el proveedor para que explique si la herramienta lo puede soportar y para que dé las pautas para hacerlo. Si la solución no permitiera abordar la cumplimentación de los nuevos requisitos, “es recomendable que sea el proveedor tecnológico el que indique los pasos a seguir, que bien podrían ser la actualización del sistema incluyendo nuevas funcionalidades, o la integración con un nuevo módulo, desarrollado específicamente para abordar el Registro de los Libros Electrónicos del IVA”.

Pomar destaca que algo importante que pueden ir haciendo los usuarios es rellenar los campos que pedirá Hacienda y que, a estas alturas, la mayoría de los proveedores tecnológicos trabaja para satisfacer las necesidades que se generarán tras la entrada en vigor de la nueva normativa. “La AEAT continúa ultimando los detalles técnicos y funcionales que acompañarán el cambio normativo, por lo que hasta que Hacienda no concluya sus pruebas, los fabricantes no podrán dar luz verde a sus herramientas”, agrega.

Desde un punto de vista estrictamente contable, “no cambia nada, salvo que resulta necesario llevar la contabilidad y los registros de facturas totalmente al día”. Pomar revela que como el IVA que devengará de las facturas será el mismo, habrá que declarar y abonar o percibir lo que corresponda. Lo que sí cambia, advierte, es el proceso administrativo que lleva aparejada la gestión contable, porque el SII obliga a declararlas o presentarlas a la AEAT en un plazo de cuatro días y con unos medios distintos. Y pese a que la aplicación del SII permitirá eliminar las Declaraciones 340, 347 y 390, a nivel contable tampoco tiene relevancia.

Posibles errores

La entrada en vigor del SII afecta a las pymes en tanto en cuanto las obliga a cambiar sus procesos de gestión, debido a la inmediatez que impone el nuevo modelo, y a enviar información a Hacienda más detallada y con más frecuencia. Pomar reitera que una vez activado el sistema, las empresas afectadas deben mandar a la AEAT en el plazo de cuatro días los detalles sobre su facturación para que la propia Agencia y, en tiempo prácticamente real, configure los Libros de Registro de Facturas Expedidas y Recibidas, el Libro de Registro de Bienes de Inversión y el Libro de Registro de Determinadas Operaciones Intracomunitarias.

Las empresas deberán registrar las facturas a diario para tener la capacidad de gestionar los fallos y de subsanarlos de forma rápida y eficaz. Y entre los principales errores que se podrán cometer, Pomar resalta aquellos relacionados con los plazos de envío y con la introducción de la información de las facturas que se demandan con el nuevo modelo de presentación electrónica, que de forma resumida son:

• Registro: Libro registro de facturas recibidas y expedidas, bienes de inversión y Libro registro de determinadas operaciones intracomunitarias.
• Datos de la factura/factura simplificada: NIF, identificaciones, fecha de expedición, tipos, bases y cuotas, inversión del sujeto pasivo.
• Tipo de operación: a identificar mediante CLAVES (factura simplificada, factura Novedad Revisada Agencia Tributaria Suministro Inmediato de Información (S.I.I.) 16 rectificativa, IVA de caja y resto de regímenes especiales…)
• Otros datos: cuota deducible, número de referencia catastral en determinados arrendamientos de local de negocio, acuerdos de facturación…

En definitiva, los errores más habituales, en opinión de la directora comercial y de marketing de Datisa, tendrán que ver con la falta de información que requiera Hacienda o con aquellos que puedan cometerse al registrar las facturas. Sin embargo, aclara que la Administración ya ha previsto los potenciales fallos en el envío de la información relacionada con las facturas. De hecho, remarca como una de las ventajas del nuevo sistema que la propia Hacienda será quien facilite los datos erróneos, en aras de subsanarlos.

Pomar considera que la mejor manera de prevenir posibles errores es configurar adecuadamente la herramienta con la que se trabaje, porque eso permitirá ganar automatismos y cometer menos fallos. Para ello, “no sólo es necesario formarse sobre los requerimientos del SII sino también sobre el manejo de las herramientas de gestión que se utilicen”, apostilla.