Aprovecha la tecnología para fomentar la colaboración en la empresa

Uno de los principales problemas dentro de una compañía se produce cuando existen ciertas barreras entre los miembros del equipo. No siempre es algo buscado, es decir, puede producirse de forma natural, no tiene por qué ser una lucha de egos o una falta de compatibilidad. El caso más común es la división generacional, donde la forma de afrontar las cosas es diferente entre una persona de 20 años y otra que lleva 30 años en el sector.

Y aunque uno de los dos grupos pueda tener cierta ventaja por haber desarrollado sus habilidades de forma innata, la tecnología es el factor común que permite crear un ambiente de colaboración más exitoso en el trabajo. Tampoco hay que rechazar un estilo antiguo que haya podido tener éxito en el pasado. Lo importante es aprovecharse de todas las ventajas posibles para aumentar esos vínculos e incrementar la productividad.

Utilizar las nuevas y antiguas interconexiones

La aparición de nuevas tecnologías ha abierto un nuevo sistema de colaboración que va más allá de una simple llamada telefónica o un correo electrónico. Los sistemas modernos permiten hacer una videollamada prácticamente desde cualquier rincón del mundo, sin la necesidad de un ordenador. Hay numerosas plataformas sociales, pero algunas como Twitter sirven para conocer nuevas tendencias que invitan al desarrollo de productos y servicios relacionados con ellas. Los servicios en la nube rompen las clásicas relaciones, pudiendo acceder y compartir la información de forma instantánea.

Son ejemplos de una clara progresión tecnológica en los últimos años, y se espera un mayor boom en el futuro, más grande todavía que el alcanzado hasta la actualidad. Y, mientras tanto, a la par, aumenta la oportunidad de crear colaboraciones más efectivas en el espacio de trabajo. Siempre se ha dicho que no existe nada mejor que la comunicación cara a cara. Las nuevas herramientas no deben verse como unos intrusos que rompan esta experiencia, como algo que ha venido a reemplazarla. Es un complemento de lo existente, para mejorar los canales ya conocidos.

No hay que ser un erudito en la materia

Los trabajadores con menos habilidades técnicas no tienen por qué preocuparse. En general la tecnología disponible en el mercado que permite fomentar la colaboración suele ser bastante intuitiva. Incluso cuando se habla de los jóvenes como expertos en la materia, en realidad no es una cuestión técnica sino de esa propia intuición. Las interfaces de los sistemas son cada vez más simples, al final es una cuestión de práctica. Además, siempre que exista alguna duda se puede pedir la ayuda de otro miembro, lo que incentivará la creación de un mejor vínculo laboral.

Las compañías desarrolladoras de software especializado en aprovechar estas ventajas cada vez tienen más claro que lo sencillo es la clave para tener éxito. Y una de sus principales funciones a la hora de crear un programa es la comprensión y facilitación de tareas, para que cada trabajador pueda realizar todos los procesos sin tener que romperse la cabeza, gestionando mejor su tiempo. Esta simpleza en el uso ayuda a mejorar la colaboración entre generaciones, pues las distancias se reducen.

Establecer un protocolo para implementar nueva tecnología

Construir un espacio de trabajo colaborativo requiere un proceso correcto con las personas adecuadas. Es fácil hacer suposiciones sobre tecnología, pero no es nada sencillo incorporarla en un lugar y dejar que fluya por sí misma. No se puede escapar del apoyo necesario por parte de los elementos estructurales de la empresa para crear esa nueva cultura y sistema de trabajo.

Es necesario establecer los tipos de procesos que se van a realizar para las nuevas interacciones, así como un protocolo, que en todo momento esté claro y además exista un apoyo para realizarlo. Pero tampoco tiene que ser algo forzado. Es importante consultar a los miembros para ver cómo prefieren realizar las colaboraciones, incluso habrá quien se sienta más cómodo con la forma tradicional. Entonces surgirán los casos de aquellos más propensos al cara a cara, mientras que otro grupo se sentirá más cómodo de una forma solitaria aprovechando la tecnología que tiene a su alcance.

Evaluar el comportamiento

La forma en que se desarrolla la colaboración entre miembros no siempre es la adecuada, por lo que es necesario establecer unas políticas al respecto y evaluar a cada individuo, e incluso recompensar a aquéllos que fomentan esas líneas marcadas por la directiva de la empresa. Los incentivos ayudan a conseguir una mayor interacción. Es algo clave, porque en muchas compañías hay demasiado conocimiento oculto, que se queda guardado dentro de las propias personas y nunca sale a la luz. Y no siempre está relacionado con el sistema académico, sino que se ha producido por pruebas y errores a lo largo de los años.

En general, cuando un grupo de personas se retira de una empresa, ¿cuánto conocimiento y experiencia ha sido traspasado a las nuevas generaciones? ¿Hay alguien que les incentive a hacerlo? ¿Existen sistemas de colaboración y vínculos que fomenten el compartir? Hay herramientas que pueden ayudar en este sentido.

La colaboración es clave para trabajar entre generaciones y equipos de trabajo con menor afinidad, gracias a las nuevas tecnologías que simplifican enormemente el proceso, pero sólo son efectivas si existen estructuras y políticas que ayuden a alcanzarlo. Y, por supuesto, personas mentalizadas para ello, que vean con buenos ojos el cambio.

Foto: Massmo Relsig