Cómo realizar una comunicación eficaz en la empresa

Cualquiera que haya trabajado en una empresa sabe lo fundamental que es tener una buena comunicación entre sus miembros para que las cosas funcionen. Si el proceso comunicativo falla probablemente se crearán conflictos internos y el trabajo en la organización no será eficaz.

La comunicación es transferencia y entendimiento del significado, de tal modo que cualquier idea por grande que esta sea, no sirve de nada hasta que es transmitida y entendida por las personas que deben conocerla y entenderla. Hay que tener la idea, pero también hay que saber comunicarla bien. Entre las funciones que tiene la comunicación dentro de una empresa están las de controlar el comportamiento individual (por ejemplo, se pide a los empleados que cualquier problema que tengan con el trabajo se lo comuniquen a un responsable determinado); motivar a los miembros de la organización al clarificar lo que están haciendo, si lo están haciendo bien y qué pueden hacer para mejorar; expresar emocionalmente las frustraciones y satisfacción de las personas que trabajan en grupo o informar a individuos y grupos para la toma de decisiones.

Tipos de comunicación en la empresa

La dirección de la comunicación puede ser vertical u horizontal, y en el primer caso, a su vez, puede ser descendente o ascendente. Es descendente cuando fluye de un nivel de la organización a un nivel más bajo y se utiliza básicamente para dar instrucciones, asignar metas, informar sobre políticas o procedimientos, señalar problemas que requieren atención u ofrecer retroalimentación sobre el desempeño realizado a los trabajadores por parte de sus superiores jerárquicos. Por su parte, es ascendente cuando fluye hacia un nivel superior en la organización, y se utiliza para dar retroalimentación a los de “arriba” acerca del progreso hacia los objetivos marcados e informar sobre la existencia de problemas. Este tipo de comunicación es el que domina en empresas muy tradicionales, jerarquizadas y donde los organigramas están claramente definidos, las que hoy en día muchos denominan empresas “viejunas”.

En cambio, la comunicación horizontal fluye entre miembros del mismo grupo, de grupos de trabajo a igual nivel, o entre directivos o trabajadores a igual nivel. Aunque también se da en las empresas jerarquizadas, es el tipo de comunicación que caracteriza a las empresas innovadoras, donde la base del trabajo son equipos cuyos miembros tienen capacidad para planificar, organizar y gestionar sus propias actividades con una disminución muy importante de la supervisión, que inclusive puede llegar a ser nula.

Es lógico pensar que los problemas de comunicación aparecerán con más facilidad en empresas muy jerarquizadas, pero también pueden darse en aquellas innovadoras en las que predomine una comunicación de tipo horizontal. Quitarse la corbata o eliminar despachos y plantas “nobles” son factores que pueden propiciar un entorno más favorable para la comunicación, pero no suprimen la posibilidad de que aparezca el conflicto. Para que la comunicación sea realmente eficaz pueden seguirse las siguientes recetas:

Consejos para mejorar la comunicación en las empresas

Escoger el canal adecuado

Los distintos canales de comunicación que pueden utilizarse en la empresa (correo electrónico, boletines, conversaciones cara a cara, etcétera), difieren por su capacidad para transmitir información a través de lo que se denomina riqueza del canal (cantidad de información que puede transmitirse durante un episodio de comunicación). Se pueden comunicar mensajes rutinarios por canales sin mucha riqueza como, por ejemplo, un boletín interno o una carta, mientras que para mensajes no rutinarios es mejor utilizar canales ricos como la conversación cara a cara.

Practicar una escucha eficaz

Se trata de realizar el esfuerzo, no siempre sencillo, de querer escuchar con atención el mensaje que se recibe, tratando de interpretar su significado, a través de la comunicación verbal y no verbal (movimientos del cuerpo, énfasis que se da a las palabras, expresiones faciales, etcétera), indicando al emisor a través de la retroalimentación lo que se ha entendido.

Eliminar distorsiones e incongruencias entre comunicación verbal y no verbal

Con ello básicamente se consigue eliminar incertidumbre. En lo referente a distorsiones, se trata de eliminar cualquier factor que perturbe la comunicación como pueden ser, por ejemplo, el ruido alto o las llamadas telefónicas que distraen en una conversación cara a cara. Con respecto a la incongruencia entre comunicación verbal y no verbal, no es lo mismo decirle a alguien que puede expresar con libertad su idea, mientras se cruza los brazos en posición de protección y con gesto distante, que hacerlo sin cruzar los brazos y expresión afable.

Comunicar de forma realista

Por último, para lograr una comunicación eficaz en la empresa deben presentarse de forma realista los aspectos positivos y negativos, no se trata de contar solo lo bueno (o lo malo).