Cómo debe diseñar una pyme sus oficinas

Portátiles y tablets decoran cafeterías repletas de clientes que no dejan de hablar por sus smartphones. Vagones de AVE o puertas de embarque en los aeropuertos donde el estruendo de los dedos al teclear supera al producido por los motores. Wifi para respirar, dispositivos que nos mantienen conectados. El lugar de trabajo lo dicta la agenda diaria, por lo que ya nadie duda de que la oficina pueda encontrarse al otro lado de la pantalla. Acabar con los despachos y con los espacios asignados se ha convertido en una prioridad dentro de las estrategias empresariales. Si bien la mitad de los puestos fijos que ocupan los empleados se encuentra permanentemente sin ocupar, los workplaces flexibles permiten un ahorro de hasta un 40% de los costes para las empresas.

Obsoletas y mal diseñadas, la mayoría de las oficinas tradicionales no exprime al máximo el rendimiento de los empleados. En cambio, los espacios flexibles fomentan la creatividad y la fidelización, e incrementan un 15% la productividad de las compañías. Además de suponer una inyección de motivación y uno de los factores que más valoran los trabajadores, la flexibilidad ayuda en los procesos de captación de talento. Por ello, las empresas deben transformar sus espacios de trabajo de acuerdo con las tendencias futuras.

Francisco Vázquez, presidente del Grupo 3g office,  considera que las oficinas actuales responden a una forma de trabajo caduca y jerarquizada, en la que cuanto más importante sea el cargo, mayor es el despacho. Más allá de un espacio, hoy en día los profesionales demandan herramientas que faciliten su forma de trabajar. “Los empresarios deben dedicar un poco de tiempo a mirar a su alrededor, ver cómo y cuánto se utilizan los despachos, y cuáles son las necesidades espaciales reales de sus trabajadores”, agrega.

El pasado mes de marzo se celebró en Barcelona la Workplace Conference «The future of work», una interesante jornada en la que se desgranaron los entresijos sobre nuevas formas de trabajar, transformación, gestión del cambio, coworking corporativo, emociones o relaciones interdepartamentales. Antonio Heras, director de Workplace Innovation Group, sostuvo que en la actualidad entre el 25 y 30% de los trabajadores son móviles y que “las empresas no los apoyan suficientemente”. Y agregó que los empresarios que permanezcan a la retaguardia no podrán aprovechar las ventajas de los nuevos modelos. “No tener las mismas herramientas que la competencia te hace perder mercado y atractivo como empleador”.

Las tormentas de ideas que riegan los proyectos de las empresas fertilizan los barbechos de cara a nuevas cosechas. Los expertos defienden los diseños de espacios que faciliten el trabajo individual y en equipo, que acojan reuniones con clientes o encuentros informales. Oficinas con aspecto de salas de ocio, en las que mesas de ping pong, billar o futbolín sirvan como vías de escape para dar rienda suelta a la imaginación de los empleados. Y es que las oficinas han pasado a ser lugares de encuentro y de transmisión de valores corporativos.

Vázquez asegura que tanto las grandes compañías como las pymes se benefician de la implantación de este tipo de espacios, pero que sólo un 5% de las empresas españolas dispone de oficinas flexibles, frente al 60% de las británicas o al 80% de las holandesas. “La forma de trabajar está cambiando y se debe actuar en consecuencia. Primero con políticas flexibles, y después adecuando el espacio a esa realidad”.

La necesaria movilidad de los profesionales obliga a reorganizar y optimizar los lugares de trabajo. Las oficinas flexibles reducen, de media, un 40% los metros cuadrados utilizados, lo que conlleva menos gastos de alquiler y servicios de mantenimiento. Vázquez explica que también rebajan en más de un 35% las emisiones de dióxido de carbono y en más de un 50% el consumo energético, y que la tendencia es abrir la mitad de los espacios y cerrar la otra mitad para garantizar la privacidad.

El trabajador con su empresa no guarda la misma relación que antaño. Las generaciones actuales son más independientes, proclives al desarrollo del concepto freelance, a trabajar por proyectos sin restricciones de horarios u obligaciones de presencialismo. Son capaces de abandonar un contrato indefinido en una multinacional por una prometedora aventura en una incipiente startup. Vázquez prevé que en el futuro todas las oficinas serán más pequeñas, enfocadas a potenciar el encuentro y comunicación física entre empleados, clientes y colaboradores.

Lejos de una visión escéptica y frívola de la realidad, las consecuencias para el mundo empresarial de la revolución tecnológica a la que asistimos serán incluso más significativas que las de la Revolución Industrial iniciada en la segunda mitad del siglo XVIII. Las formas de trabajar se han transformado y la metamorfosis de las oficinas supone una necesidad. Conscientes de este profundo cambio, las compañías pretenden crear una cultura de empresa, así como fidelizar y retener el talento de su capital humano. Las culturas de empresa que recojan estos nuevos hábitos marcan ya la diferencia entre las compañías que tienen éxito y las que no.

El presidente del Grupo 3g office revela que las empresas necesitan profesionales innovadores, creativos y productivos, capaces de implicarse y adaptarse a estos cambios. “Profesionales responsables cuyo trabajo se mida por resultados, no por horas. Una oficina era un lugar donde ir a trabajar, ahora es mucho más. Debe reflejar la cultura, la marca y el capital  humano que forman parte de una pyme. La diferenciación es muy importante y un valor añadido”.

No se trata de maquillaje para mejorar la apariencia, sino de bisturí para cambiar de piel. A mayor o menor ritmo, las empresas evolucionan y Vázquez augura que en el futuro todas las oficinas serán flexibles. Los workplaces resultan un elemento integrador, “que permiten y facilitan el trabajo colaborativo, eficiente y creativo, y se transforman en una herramienta que mejora la comunicación, fomentan la autoestima individual y mejoran la productividad. Su diseño debe evolucionar en función de las necesidades de los profesionales que trabajan en ella”. Aunque sean las grandes compañías del Ibex35 las que están realizando las apuestas más severas por este tipo de oficinas, las pymes continúan al frente del trabajo flexible por cuestión de supervivencia y agilidad.

A la vanguardia tecnológica

Tanto la movilidad como la conectividad son dos características intrínsecas del profesional actual, pero de poco o nada sirven sin un apropiado equipamiento tecnológico. A la hora de examinar si los entornos de trabajo están a la vanguardia en herramientas, Vázquez resalta la telefonía IP; la conectividad disponible dentro y fuera de la oficina, imprescindible para todo profesional flexible; los dispositivos, ya sea una estación de trabajo, un ordenador portátil, un smartphone o una tablet; sistemas de audio y videoconferencia para comunicarse interna y externamente, con un aprovechamiento óptimo del tiempo, estés donde estés; herramientas de comunicación espontánea o redes sociales que contribuyan a simplificar jerarquías reconociendo la aportación y mejorando la retención del talento; control de presencia virtual, ya que aunque la productividad se empiece a medir por resultados y objetivos, puede surgir la necesidad de un control de actividad, viable gracias a la presencia virtual; compartir datos y trabajar sobre un mismo documento de forma interactiva desde fuera de la oficina y en cualquier momento; y minimizar el correo electrónico utilizando los canales más efectivos en cada situación.

Foto: Antonio Tajuelo