Outlook es un servicio de correo electrónico que forma parte de la suite de aplicaciones Microsoft 365 (antes Office 365). Tiene diferentes versiones, en función del dispositivo en el que se vaya a utilizar.
Millones de usuarios de todo el mundo emplean esta plataforma de correo, fundamentalmente por su versatilidad, su seguridad, su escalabilidad y por la posibilidad de integración con otras aplicaciones como Onedrive, Teams, etc.
Funcionalidades de Microsoft Outlook
Además de las propias de cualquier plataforma de correo electrónico (enviar y recibir correos, clasificarlos en carpetas, administrar contactos), Outlook dispone de otras funcionalidades:
- Programar reuniones y comprobar automáticamente la disponibilidad de los demás para convocarlos o no.
- Pie de firma: ofrece la posibilidad de insertar una firma profesional al pie de cada correo electrónico con los datos de contacto, con o sin imágenes.
- Respuestas automáticas: para comunicar la ausencia de la oficina en días libres, por enfermedad o en vacaciones.
- Recordatorio para adjuntar archivos: si en el texto que estamos redactando aparece la palabra “adjunto” y Outlook detecta que no se ha anexado ningún archivo, cuando lo vamos a enviar, nos recuerda que no hemos adjuntado nada, por si lo hemos olvidado.
- Reservas automáticas en el calendario: si recibimos por Outlook reservas de hoteles, trenes, eventos, etc., automáticamente las incluirá en nuestro calendario.
- Alertas de mensajes nuevos mediante notificaciones en el escritorio. Pueden ser con o sin sonido, mediante ventanas flotantes o como deseemos configurarlo.
- Traducción de mensajes a otros idiomas: dispone de 90 diferentes.
La mayor parte de estas funcionalidades se encuentran en los ajustes de la plataforma. Hay que ir a Configuración avanzada, General (apariencia, notificaciones, almacenamiento…); de Correo (diseño, redactar y responder…), de Calendario (vista, personalizar acciones…) y de Contactos (mostrar por nombre o apellidos).
Ventajas de Outlook
Son muchas las ventajas del correo Outlook. Destacamos las siguientes:
- Dominio propio, lo que da confianza y profesionalidad, y evitará que tus correos acaben en la bandeja de spam.
- Incluye espacio de almacenamiento de archivos y documentos.
- Se puede acceder a él desde cualquier dispositivo.
- Múltiples direcciones de correo con el nombre de tu empresa. Si tu dominio es www.tunegocio.com, podrás tener las direcciones de correo electrónico que necesites, siempre con el nombre de tu negocio: alejandro@tunegocio.com, paulina@tunegocio.com, etc.
- Mayor visibilidad en Internet: los destinatarios de los correos verán el nombre de tu empresa y el de tu página web.
- Más ventas: la visibilidad y la confianza proporcionarán un mayor volumen de ventas.
- Mayor productividad, debido a la sincronización automática de todos los dispositivos.
- Movilidad: es posible acceder al correo Outlook desde cualquier dispositivo y en cualquier momento y lugar.
- Más seguridad, al poder tener todos tus archivos en la nube.
- Aumento de la capacidad de almacenamiento.
- Integración con otras herramientas de Microsoft 365, como Teams o Onedrive.
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