El home office ha comenzado a ganar terreno en las empresas, pero a la hora de coordinar la comunicación de los equipos de trabajo se encuentran algunos errores. Afortunadamente la tecnología nos ayuda a resolverlas.
Ten presente que comunicarse no solamente se trata de realizar videollamadas, es un proceso que implica más variables con el objetivo de llevar adelante procesos de trabajo en equipo y ser más productivos. A continuación, te mencionamos las plataformas que son tendencia cuando hablamos de teletrabajo.
Reuniones online
Existen diferentes formas de comunicarse que se utilizan en las empresas, algunas necesitaran el uso de un ordenador que debe tener cámara y micrófono. Sin embargo, también es posible usar las aplicaciones desde los smartphones. Estas son las más importantes en el 2020:
Microsoft Teams: es una herramienta novedosa con la que se puede realizar funciones equivalentes a las de una oficina virtual. Por ejemplo, manejar diferentes equipos, realizar videoconferencias y llamadas, guardar archivos y editarlos, ya sea desde un teléfono inteligente, un navegador o descargando el programa en el ordenador.
Zoom: es la aplicación de videollamadas que más creció en el último tiempo. Tiene una versión gratuita con tiempo ilimitado entre dos participantes y 40 minutos con más de 3 participantes. Permite grabar las sesiones y compartir pantalla. Los planes de pago comienzan en 14 euros.
Google Meet: la plataforma de videollamadas premium de Google permite hasta 100 participantes por sesión. Se caracteriza por ser intuitiva y estable. Además, permite compartir pantalla y grabar las reuniones. Hay que tener en cuenta que hasta el 30 de septiembre tiene liberadas todas sus funciones.
GoToMeeting: es un servicio que nos permite compartir el escritorio de nuestro ordenador y gestionar contactos o proyectos. Cuenta con una versión gratuita, pero limitada en sus funciones. Con el pago de 12 euros al mes pueden participar en las reuniones hasta 150 usuarios.
Messenger Rooms: Facebook amplió su servicio de videollamadas gratuitas. Se pueden unir hasta 50 participantes sin límite de tiempo. Es una opción válida, pero hay que contar con una cuenta en la red social.
Productividad y comunicación en home office
No todo son reuniones online en el home office. Por eso, te presentamos tres plataformas para gestionar el trabajo de forma efectiva y que son útiles para mantener informados a los integrantes del grupo de trabajo.
Slack: es una de las herramientas de comunicación en equipo más utilizadas en el mundo. Se pueden crear canales y grupos para los equipos de trabajo. Además, sirve para aumentar la colaboración. La versión gratuita permite 10.000 mensajes consultables, 10 aplicaciones e integraciones, y la realización de videollamadas individuales. Los planes de pago comienzan en 7,5 euros mensuales por participante. Empresas como Airbnb y Oracle hacen uso de esta aplicación.
Asana: es una aplicación que busca mejorar y optimizar la comunicación y colaboración en equipo. Sirve para compartir, planificar, organizar y realizar el seguimiento de tareas, por ello es muy útil para el home office. La versión gratuita permite hasta 15 compañeros de equipo. Los planes de pago comienzan en 11 euros mensuales. Las empresas Deloitte y Salesforce utilizan esta plataforma.
Trello: es un gestor de proyectos muy intuitivo. Asimismo, la colaboración desde los tableros virtuales se hace sencilla. Sirve para todos los casos y tipos de trabajo que necesiten la participación de muchos integrantes. Es gratuita con opciones limitadas y el servicio de pago comienza en 10 euros por mes. Empresas como Google y Pinterest la utilizan para gestionar el home office.
La oficina del home office
Las redes sociales son parte de la vida diaria de las personas; por esta razón, Facebook tuvo la idea de lanzar su versión corporativa. Con una interfaz amigable, y similar a la versión original, brinda su aporte al trabajo en equipo.
Facebook Workplace: es una red social, pero con perfil empresarial. Busca que todos los miembros de la empresa estén conectados y unidos en pequeñas comunidades de trabajo. Walmart, Spotify y Booking son algunas de las empresas que lo utilizan.
La ventaja de Workplace es que permite realizar videollamadas, chats, y compartir contenidos entre los equipos de trabajo. Hasta 50 grupos es gratuita, y luego tiene un costo de 4 dólares por persona al mes. Es perfecta para contar con una oficina virtual de home office.
Archivos compartidos con chat
Tener acceso a los documentos desde cualquier lugar representa una gran ventaja en términos de home office. Estas son una de las herramientas más destacadas para cumplir con este propósito:
Movistar Cloud: el servicio de almacenamiento en la nube de Telefónica te permite guardar copias de seguridad de tus contenidos y acceder a ellos cuando quieras de forma fácil y segura.
Google Drive: con una cuenta de Gmail podrás acceder a 15 gigas de almacenamiento en la nube gratis. Es ideal en el home office para trabajar documentos de texto o de datos de forma colaborativa y online. Además, estos documentos cuentan con un chat para ir conversando en el momento.
¡No olvides de los correos electrónicos!
Boomerang: es una aplicación gratuita que se integra con Gmail y ayuda a programar correos electrónicos para ser enviados después. Cuenta con recordatorios por si un correo importante no se ha respondido.
Como vimos, existen diversas formas de comunicarnos. Todas las empresas tienen al alcance estas herramientas, muchas de forma gratuita. En la utilización y la adaptación está la clave para hacerlas efectivas. Finalmente, te invitamos a probar estas plataformas para que de esta forma puedas compararlas y utilizar la que mejor se adapte al home office de tu empresa.