El SARS-CoV-2 ha forzado a cambiar las formas en que se trabaja. De hecho, durante 2020 el teletrabajo llegó hasta a un 34% de los trabajadores españoles, cifra que en 2019 no pasó del 5%. Además, dependiendo de los distintos cargos laborales que se desarrollan, los porcentajes declarados para poder llevar a cabo el teletrabajo son muy distintos:
- Un 43% de los administrativos.
- Un 60% del personal técnico.
- Y hasta un 100% de los directores y gerentes.
Adicionalmente, el teletrabajo puede representar cierta ventaja tanto para la empresa como para los empleados, siempre que se gestione de forma correcta:
- La empresa puede reducir costos de infraestructura al menos de forma parcial.
- Muchos trabajadores argumentan que el trabajo desde casa se presenta como una oportunidad para mejorar la conciliación entre la vida familiar y la profesional.
Con todo, para que tanto la organización como los colaboradores puedan gozar de las ventajas del teletrabajo, es indispensable conocer algunas de las herramientas de teletrabajo más importantes como las siguientes.
Las 11 mejores herramientas de teletrabajo
Las distintas herramientas tecnológicas de teletrabajo se pueden clasificar de acuerdo a su naturaleza: para videoconferencias, para compartir archivos, para organizar equipos y proyectos, y para medir la productividad.
Aplicaciones para videoconferencias
Es importante que los teletrabajadores no pierdan la sensación de pertenencia. En este contexto, las videoconferencias constituyen una forma eficaz de llevar a cabo reuniones, establecer objetivos, actualizarse como equipo, informar de los planes del día, entre otras cosas.
Estas son algunas de las herramientas tecnológicas de teletrabajo que permiten realizar videoconferencias:
1. Microsoft Teams: Es la aplicación de Microsoft 365 para las videollamadas en el trabajo. Permite grabar las reuniones para que quienes no hayan podido asistir puedan verlas al finalizar la llamada.
2. Skype: Permite combinar el chat con la videoconferencia y la llamada telefónica fácilmente. Su diseño es sencillo e intuitivo.
3. Hangouts: Es la apuesta de Google que puede usarse para crear videoconferencias con hasta 150 empleados al mismo tiempo. Su uso es fiable y estable.
4. Slack: Además de contar con opción de videollamadas, permite crear grupos de chat entre los trabajadores de un proyecto concreto y comprobar la evolución del trabajo progresivamente.
5. WhatsApp: Liderando como la app de chat más utilizada en móviles a nivel global, WhatsApp representa una manera rápida de hacer videollamadas, para trámites que exijan más rapidez.
6. Zoom: Con opciones gratuitas y pagadas, se ha vuelto la app de videoconferencia preferida de muchas empresas.
Aplicaciones para guardar y compartir archivos
Es recomendable que cada trabajador cuente con herramientas para el teletrabajo que les faciliten compartir sus archivos en línea, y también para que otros colaboradores puedan acceder a información crucial de la empresa siempre que sea necesario.
7. Movistar Cloud: el servicio de almacenamiento en la nube de Telefónica para mantener tus contenidos siempre a salvo.
8. Google Drive: Google ofrece esta aplicación en un disco duro virtual de acceso controlado que se convierte en una base perfecta para comenzar a trabajar. Basta con tener una cuenta en Gmail para poder acceder a Google Drive.
9. Dropbox: Se puede crear una cuenta sin la necesidad de tener un mail asociado a una compañía específica, lo que permite más flexibilidad que otras opciones. Dropbox permite guardar archivos desde tu computador y compartir las carpetas con otros usuarios de Dropbox, de modo que puedan acceder a ellas por internet, sin necesidad de entrar a tu disco duro.
10. WeTransfer: Permite enviar documentos de hasta dos gigabytes con su opción gratuita, y hasta 20 gigabytes mediante WeTransfer Pro, lo que se convierte en una gran alternativa para ciertos sectores que exigen el envío de mayores cantidades de información.
Aplicaciones para organizar un equipo y un proyecto determinado
Cada equipo de trabajo debe delimitarse con exactitud y contar con una aplicación única para facilitar la comunicación entre sus miembros. Para lograr este objetivo, existen distintas herramientas:
11. Trello: Permite crear un tablero con los nombres de cada trabajador y acceder a los detalles de las tareas que debe llevar a cabo. Ayuda a gestionar el tiempo, compartir ficheros y crear una oficina virtual.
12. Omnifocus: Objetivos, plazos, trabajos pendientes y todo lo necesario para cumplir con lo solicitado se agrupa en un panel de control muy claro que permite organizarse con eficacia en computadores Mac.
Aplicaciones para planificación y seguimiento
Es esencial disponer de una herramienta que mida cómo se están adaptando los trabajadores a la tarea que deben realizar y cuánto trabajan en realidad. Es posible conocer esta información gracias a herramientas para el teletrabajo como la siguiente:
13. GeoGestión: Organizar las visitas a clientes, controlar itinerarios de los colaboradores en cuanto a su movilidad, crear rutas de forma anticipada y hacer seguimiento en tiempo real solo son algunas de las bondades que ofrece esta herramienta de planificación y seguimiento. También permite generar formularios en línea, lo que facilita el registro y el acceso a esta información a toda la empresa.
Contar con las mejores herramientas de teletrabajo permite que tanto los teletrabajadores, como las organizaciones en su totalidad, entiendan que es posible alcanzar los objetivos apostando por la conciliación familiar y por trabajar de forma distinta sin que por ello se afecte la productividad.