La organización del tiempo personal es uno de los grandes desafíos en la sociedad del teletrabajo. Los días siguen teniendo la misma cantidad de horas, pero organizarlas desde casa se vuelve una tarea difícil. Así que para ello, te compartimos algunas ideas y consejos para mejorar tu organización del tiempo.
1. Considera la percepción del tiempo
Todo el problema empieza por aquí. Tu percepción del tiempo suele variar. Es posible que ya lo hayas notado, pero si estás apurado o con tiempo de sobra, las horas parecerán correr a distinta velocidad. A este fenómeno se le llama “distorsión cognitiva», y se refiere a la discrepancia entre el tiempo real que lleva una tarea, y el tiempo que pasa en nuestra cabeza mientras la hacemos.
Esto se produce según tu grado de atención. Concentrarse en el presente y en lo que estás haciendo hace que el tiempo pase más lento. Mientras tanto, estar enfocado en el futuro (por ejemplo, en el plazo de entrega), acelera su paso. En resumen, considerar la percepción del tiempo y sus efectos puede contribuir en tu productividad.
2. Prioriza tareas
Una de las técnicas de planificación y organización del tiempo personal más importantes, es saber distinguir cuáles son tus tareas esenciales y cuáles no. De acuerdo con algunos seguidores de la regla de Pareto, se piensa que la mayoría de las personas pierde un 20% de la jornada laboral haciendo cosas significativas, mientras que el 80% restante se dedica a pequeñeces.
Prioriza tus tareas haciendo una lista de todo eso que tienes que hacer, y hazte las siguientes preguntas: ¿cuáles tienen mayor impacto?, ¿cuáles vencen primero?, ¿cuáles requieren más tiempo?
3. Monotasking vs Multitasking
Poco a poco la psicología ha ido desmintiendo el mito de la multitarea. Ahora, distintos especialistas nos advierten de las consecuencias que tiene para al aprendizaje hacer varias cosas a la vez, sobre todo considerando que la atención es una capacidad limitada.
El multitasking implica cambiar entre una tarea y otra de forma constante. Esto es perjudicial para el cerebro, que solo puede concentrarse de forma superficial en cada una. Para los expertos, no hacemos más de una cosa a la vez, sino que cambiamos de una a la otra a gran velocidad. En consecuencia, no ponemos toda nuestra atención en una tarea y terminarla se vuelve más difícil.
4. Ten un horario realista
Dentro de tu organización y planificación del tiempo es importante ser realista. Sé consciente de las distracciones que hay a tu alrededor y cuánto impactan en tu vida diaria. Si no sabes cuánto tiempo gastas viendo televisión o revisando las redes sociales, no sabrás cómo intervenir y evitar distraerte.
Con eso mente, pregúntate cuántas horas necesitas para realizar una tarea. Date un tiempo generoso y no te sabotees organizando una agenda demasiado ajustada. Deja ventanas de tiempo entre una y otra actividad y considera los inconvenientes y todo aquello que no está en tu control.
5. Usa herramientas digitales
Si tienes dificultades para mantener en orden tus tareas, no estás solo. En internet hay muchos recursos para la organización y planificación del tiempo. Incluso hay recursos que ya tienes, y a los que quizás no les estás sacando provecho.
- Google Calendar: Con este potente calendario no solo puedes programar tus tareas y eventos, también puedes activar notificaciones en tu celular o recibir recordatorios por correo electrónico.
- Trello: Aplicación web especializada en listas de tareas y trabajo colectivo. Puedes asignar responsables, dividir tareas grandes en más pequeñas y crear diferentes categorías.
- Forest: Se trata de una novedosa forma para mantenerte trabajando de forma ininterrumpida. Trabaja sin distracciones por cierta cantidad de tiempo, y la aplicación plantará un árbol en un bosque virtual que crecerá a medida que tu trabajo avanza.
Las técnicas de planificación y organización del tiempo son habilidades que se entrenan. Y como cualquier otra, se volverán más fuertes con el tiempo y harán de tu trabajo una actividad más fácil. Ya verás cómo en el futuro terminarás todo lo que tienes que hacer, sin siquiera darte cuenta.