Todos sabemos que hay cosas que no se pueden tratar por correo electrónico ni por teléfono. En muchas ocasiones necesitamos transmitir con nuestra mirada, nuestro lenguaje corporal… convencer y conquistar a un cliente requiere de todos nuestros recursos.
Y si hablamos de la coordinación de un equipo, es fundamental un encuentro semanal. Pero si los integrantes del equipo se encuentran en localizaciones separadas, la cosa se complica.
En estos tiempos de ahorro de costes, tenemos al alcance soluciones de vídeo-conferencia, «quedadas», chats y microblogging que pueden constituir la piedra angular de nuestra relación con determinados clientes o de la dinamización y gestión del trabajo de un equipo.
Una herramienta muy conocida es Google+ Hangouts, que integra las funcionalidades más básicas para poder hablar con alguien que entre en la misma “quedada” que tú has creado. Se pueden tener este tipo de encuentros de forma gratuita hasta con 10 participantes, pero la calidad es regular. Cuenta con las funcionalidades de pantalla compartida, con la que un participante en la conversación puede hacer que todos los demás vean lo que está visionando o ejecutando en su ordenador o dispositivo en tiempo real, y la coordinación con Google Docs para utilizar los documentos compartidos de forma ágil y rápida durante la conversación. Es necesario estar dado de alta en Google+ (si tienes una cuenta en Gmail, lo estarás por defecto) y puedes abrir un Hangout desde el propio chat que aparece cuando estás consultando el correo electrónico. Es muy sencillo e intuitivo, pero algo limitado en calidad y funcionalidades.
Una aplicación que se ha creado en España recientemente y que depura algunas limitaciones de Google+ Hangouts, es Mashme.tv. Permite mantener clasificadas las diferentes salas de reunión que quieras tener, y la calidad de vídeo y audio es bastante aceptable. Puedes acceder desde tus distintas cuentas en redes sociales, e integra un calendario o agenda que puedes compartir con otros. Además, una vez dentro de una videoconferencia, el abanico de posibilidades es amplio y permite tener una reunión con todos los recursos al alcance. Se puede navegar por Internet en modo compartido, hacer dibujos, croquis… también se pueden compartir documentos a través del propio Google Docs y otras opciones. Es posible trabajar sobre Google Maps y con vídeos de varios canales, como YouTube. De momento, está en fase beta y es gratuita.
Y otra opción de conectividad entre equipos e incluso para una red de clientes con los que hay que trabajar en gran sincronización son las redes sociales corporativas. En concreto, una red social para empresas creada en España y que me gusta especialmente es Zyncro. Entres sus funcionalidades destacan la videoconferencia o los webinars, pero cobra especial relevancia la conexión casi ininterrumpida gracias al microbloging y a la gestión de información, personas y flujos de trabajo, todo en tiempo real y documentado a través del timeline de cada profesional. Es una herramienta especialmente importante para negocios que requieren un gran manejo de documentación o que involucran a equipos variables y separados físicamente. Es tan sencilla de utilizar como cualquier otra red social, pero es mucho más segura frente a filtrado de información, y es más completa que cualquiera de las que conozco. Su punto de valor es que nada se queda en el aire, ni se pierde información importante para el negocio, pues todo queda ahí y es compartido por todo el equipo.
Con estas herramientas y aplicaciones, el día a día del negocio se construye de forma más sólida y dando prioridad a los procesos que verdaderamente generan valor y beneficio. Pero siguen siendo necesarios encuentros y reuniones físicas en el mismo espacio para las ocasiones que realmente lo requieran. Sobre todo porque disfrutar de una comida excepcional o de una copa en un ambiente especial sigue cerrando buenos negocios.
Foto @quinn.anya, distribuida con licencia Creative Commons BY-2.0