Las reuniones seguramente sean una de las herramientas empresariales más importantes que tenemos, sin embargo, muchas veces damos poca importancia a su gestión. Hay mucha teoría sobre cómo conseguir que una reunión sea eficiente. En este artículo intentaré hacer un compendio y aportar alguna «fórmula mágica».
Lo primero aclarar que es bueno evitar la «reunionitis», típica de las grandes organizaciones; tengamos solo las reuniones necesarias. Incluso puede ser bueno realizar un análisis del coste que suponen, el hecho de mostrar cuánto dinero cuestan nos puede ayudar mucho. Evitar también que sean fuera de las horas «normales» de trabajo y en días de menor producción.
Dicho esto, para que las que tengamos sean efectivas, requieren preparación, ejecución y seguimiento. Estos son los principales puntos que debemos considerar en cada momento:
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Preparación previa de la reunión:
- Determinar el tiempo que vamos a necesitar para la misma y el mejor momento para celebrarla.
- Seleccionar adecuadamente a las personas que participarán. Escoger solo a aquellas personas cuya presencia sea necesaria y definir bien su rol durante la misma.
- Siempre hay que tener una agenda y establecer un objetivo. Sin agenda ni preparación, es mejor cancelarla. Especificar el motivo de la reunión, los objetivos que queremos conseguir, los temas que se tratarán, el tiempo que se dedicará a cada cuestión, etc.
- Convocar con antelación suficiente a los asistentes, para que puedan prepararla.
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Durante la reunión:
- Lo fundamental es liderarla bien, tal y como recomienda Juan Manfredi en otro post de este blog, dedicado a dirección efectiva de reuniones.
- Puntualidad, tanto para empezar como para acabar. Designar a alguien que controle los tiempos de la reunión.
- Permitir sólo la tecnología necesaria para la misma: si no son necesarios por algún motivo específico, desconectar los móviles.
- Dedicar los primeros minutos a revisar la agenda: los temas, el objetivo principal y método de trabajo, así como las normas de participación.
- Procurar que se respete la agenda, dando a cada punto el tiempo necesario y evitando temas «no incluidos» que se pueden recoger para otra reunión. Tomar notas de cada etapa; previamente se habrá designado a la persona que realizará el acta de la reunión.
- El coordinador debe dirigir el proceso de los debates, no el contenido. Es importante que la reunión de desarrolle con la participación activa de todos, evitando que unos la monopolicen y que otros no intervengan.
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Al terminar la reunión:
- Dejar un tiempo al final para que los participantes expongan dudas, sugerencias, comentarios, etc.
- Sintetizar las conclusiones y resumir las contribuciones, opiniones, sugerencias y acuerdos adoptados.
- Agradecer la participación de los asistentes. Esto, por evidente, se nos suele olvidar y es muy importante.
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Seguimiento:
- Realizar el acta de la reunión y enviarla a todos los participantes en los días siguientes. Incluir cumplimiento de objetivos marcados, tareas asignadas a cada persona y plazos de las mismas, principales conclusiones y acuerdos.
- Si fuera necesario, se convocará a los asistentes a la siguiente reunión.
Hasta aquí lo más tradicional, ahora quiero aportar algunas recetas para aportar algo de «magia» a las reuniones:
- Empezar la reunión preguntando si hay «algún elefante rosa» en la sala. Es una de esas preguntas incómodas que está ahí y todo el mundo omite para evitar lidiar con el problema que implica, pero que es bueno sacar al principio de la reunión, porque de lo contrario entorpecerá el funcionamiento de la misma.
- El «bastón de la palabra»: Se trata de un objeto al que otorgamos la mágica propiedad de que quien lo tenga puede hablar sin ser interrumpido. Se coloca en el centro de la mesa y quien lo coja debe ser consciente de la relevancia de lo que va a decir, así que solo se usa en momentos muy puntuales.
- El «minuto de mindfulness«: En ocasiones puede haber mucha tensión o dispersión. Para evitarlo, se puede usar otro objeto que haga ruido; puede ser un simple vaso con una cuchara, nosotros usamos un tingsha o campanas tibetanas. Cualquiera puede tocarlo cuando considere que es necesario; los asistentes respiran relajadamente durante un minuto y después se continúa.
Como consejo final, tomar la reunión en serio, pero divertirnos mientras participamos en ella.
Foto: SeedRocket_