Hace semanas Jeroni Simona, un buen amigo, me habló de los principios de Fayol. Henri Fayol fue un ingeniero que nació en Estambul en 1841 y murió en París en 1925, pero unos años antes, en 1916, escribió el famoso libro Administration Industrielle et Generale.
Simona trabaja actualmente en el equipo de jardineros de mi pueblo y sigue aplicando las cinco funciones de las que me habló: prevenir, organizar, dirigir, coordinar y controlar (aunque él me cambió el concepto de “controlar” por el de “supervisar”). Una metodología o filosofía que él ya usaba hace años cuando dirigía un departamento de una gran empresa con varias personas a su cargo y con unos resultados que no pasaron desapercibidos a la dirección de la empresa en aquel momento.
Me interesé en saber más, busqué información sobre Henri Fayol y descubrí que las funciones que él describió hace un siglo contienen conceptos que hoy en día siguen vigentes e incluso se presentan como innovadores, hasta me atrevería a decir que muchas de nuestras empresas se encuentran realmente obsoletas en cuanto a implementación de principios casi indispensables para sistematizar la administración de las organizaciones. Déjenme que les haga un resumen de las funciones de Fayol:
1. Planificar
La planificación se efectúa mirando hacia el futuro y confeccionando un plan de acción detallado en el que participa de forma activa toda la organización. La planificación debe tomar en consideración los recursos disponibles y la flexibilidad del personal, con el fin de garantizar una continuidad.
2. Organizar
“Una organización solo puede funcionar si está bien organizada”, así de simple plantea Fayol este punto. Cuando se refiere a estar bien organizada, hace referencia a disponer de suficiente capital, recursos humanos y materias primas para que dicha organización pueda crear una buena estructura de trabajo, que se dividirá en funciones y tareas. Si el número de funciones aumenta, la organización se expandirá tanto horizontal como verticalmente.
3. Dirigir
Quizás esta función fue la más disruptiva del momento, si tenemos en cuenta que se planteó hace ya un siglo. Fayol aseguraba que las órdenes e instrucciones que se dan a los empleados deben ser claras, para que sepan exactamente qué se espera de ellos. Si las instrucciones se dan en esos términos, el rendimiento de los trabajadores será óptimo.
Sobre los directivos o mandos superiores aseguraba que, para ser exitosos, debían tener cualidades como la integridad, capacidad de comunicar claramente y basar sus decisiones sobre auditorías que debían realizarse de forma regular. A la vez, debían ser capaces de motivar al equipo y alentar a los empleados a tomar la iniciativa.
4. Coordinar
Fayol afirma que, para que la organización funcione, es necesario armonizar las actividades con el comportamiento positivo de los empleados. La coordinación de las actividades tiene como fin la motivación y la disciplina de los integrantes del grupo. Para conseguir esta armonía, es imprescindible una comunicación clara y una capacidad de liderazgo que asegure la consecución de los objetivos previstos. Una vez más, Fayol resalta la importancia de los comportamientos de las personas.
5. Controlar
Si no se analiza, no se puede mejorar. Esta frase, aplicada actualmente en el mundo de Internet, encaja perfectamente con las ideas de Fayol. Verificar de forma sistemática los resultados de las actividades de la organización permite corregir errores y saber con exactitud si las acciones que se están llevando a cabo están acordes con el plan. El control se lleva a cabo mediante un proceso dividido en cuatro pasos:
- Establecer estándares de rendimiento basados en los objetivos.
- Medir e informar sobre el rendimiento real.
- Comparar los resultados con el rendimiento y los estándares.
- Tomar las medidas correctivas o preventivas según sea necesario.
Todos estos pasos están dirigidos a la resolución creativa de problemas.
Herni Fayol hacía especial hincapié en las características de cada persona, hablaba de las capacidades de valor de los empleados que formaban cada uno de los departamentos de una empresa, dejando claros seis puntos esenciales:
- Las cualidades físicas del personal, que hacen referencia a las habilidades, condición física y salud.
- Las cualidades intelectuales, entendidas como las aptitudes para aprender algo nuevo y comprender por qué se realiza así.
- Las cualidades morales, es decir, la energía, la firmeza, el valor para aceptar responsabilidades, la iniciativa, el sacrificio, el tacto y la dignidad.
- Cultura general.
- Los conocimientos especiales de cada departamento.
- Y, por último, la experiencia, derivada de la puesta en práctica de los conocimientos.
Está claro que un siglo atrás, en un contexto laboral muy distinto al actual, Henri Fayol ya dilucidó que lo más importante en las organizaciones son las personas y sus comportamientos, y que por encima de cualquier aspecto material, el bienestar de los empleados y la planificación repercutían directamente en el rendimiento.
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