Onboarding, incorporación en castellano: “Dícese del aterrizaje de un nuevo empleado en una empresa”. Y, sin faltar a la verdad, es una de las principales claves que actualmente tienen las compañías a su alcance para retener y fidelizar a los trabajadores con más talento.
Quizá muchos de ustedes nunca hayan oído hablar de este término. Pero cada vez resulta más habitual que las empresas diseñen sus propias estrategias para recibir con los brazos abiertos y aclimatar a los recién llegados, facilitar su adaptación y hacerles sentir como en su propia casa.
La llegada a un nuevo trabajo no siempre es placentera. Ya sea por problemas de integración derivados de posibles rifirrafes con algún compañero, por ciertos malentendidos o por determinadas carencias en el desempeño de las funciones, los primeros días, e incluso meses, pueden convertirse en un calvario. Y ello redundará tanto en la motivación como en la productividad de los trabajadores.
Así, y aunque para muchas empresas pase desapercibido, el onboarding se ha convertido en uno de los pasos más importantes de cualquier empleado en su plan de carrera profesional. Y es que lo que ocurra en este momento de acogida impactará directamente en todo el periodo que el trabajador permanezca en la compañía, máxime teniendo en cuenta que es en los primeros compases, es en los que está en juego buena parte de la reputación empresarial.
El ambiente que se respire en el entorno, la relación entre los compañeros, el trato con los jefes, el cumplimiento de los horarios, el reconocimiento del trabajo bien hecho, el apoyo de los de alrededor, la confianza… todo es susceptible de ser valorado por los nuevos empleados. Más todavía, si estos son cualificados y talentosos.
Pues bien, los planes de onboarding son, a fin de cuentas, estrategias mediante las que las compañías aspiran a adaptar e integrar fácilmente a los nuevos empleados a la dinámica diaria de la organización, brindándoles la información sobre lo que será su día a día, presentándoles a sus jefes y compañeros, enseñándoles su lugar de trabajo, explicándoles sus tareas y responsabilidades…
David de Matías, responsable de Marketing y Comunicación de SilverStorm y profesor de la Universidad Internacional de Valencia, asegura que el onboarding es fundamental para causar una buena primera impresión y retener y fidelizar al talento. “Si el empleado se integra, se siente a gusto y motivado, las probabilidades de que se quede y pueda hablar bien a otros colegas de profesión son más altas. Y esto se consigue durante los primeros días”, agrega.
Al igual que los aterrizajes en avión son cómodos y agradables cuando no hay incidencias a bordo que puedan perturbar al pasajero, los aterrizajes en las empresas deben estar exentos de lances y turbulencias. Es más, un buen aterrizaje del empleado con talento facilitará, sin lugar a dudas, su posterior despegue dentro de la organización.
De esta manera, si durante los primeros días la empresa no logra que el nuevo trabajador se sienta satisfecho e integrado, la percepción de éste sobre la compañía difícilmente será positiva. De hecho, de un estudio realizado por LinkedIn se desprende que el 4% de los nuevos empleados decide abandonar su puesto de trabajo tras el primer día debido a una mala experiencia, mientras que un 22% empieza a buscar otro empleo dejando la empresa en los primeros 45 días.
No obstante, el objetivo para la empresa no debe ser únicamente la retención del talento, sino que tendría que ir un paso más allá para intentar convertir al empleado en influencer y, así, lograr que atraiga a más trabajadores cualificados.
De Matías destaca que realizar un adecuado plan de onboarding es crítico para la propia competitividad de la compañía, y que dentro de esta estrategia los empleados han de asumir el protagonismo, tanto siendo integrados como siendo integradores de sus nuevos compañeros de trabajo.
Cinco pasos cruciales para integrar a un nuevo empleado
Más allá de alinear las expectativas sobre el nuevo empleado y su integración en la empresa entre el departamento donde trabajará y los encargados de realizar el plan, de implementar actividades reales y cumplir con una serie de requisitos mínimos en todo proceso de aterrizaje, de evangelizar los valores de la empresa para que el empleado los sienta y los viva diariamente, y de realizar encuestas de seguimiento que identifiquen los aspectos positivos y negativos del plan, De Matías nos explica cuáles son los 5 pasos cruciales que debe contener una buena estrategia de onboarding para que sea ejecutada correctamente:
- Dar la posibilidad al nuevo empleado de ser partícipe en la toma de decisiones de la empresa.
- Hacer todo lo posible para que el nuevo trabajador tenga una verdadera buena imagen de la empresa, no sólo de puertas para dentro.
- Empezar a darle responsabilidades dentro del equipo de trabajo.
- Transmitir correctamente feedback al empleado para identificar y corregir posibles gaps que puedan perjudicar al trabajo diario.
- Automatizar los procesos y proporcionarles interactividad, incrementando el compromiso de todos los trabajadores.
Relación “trabajador-empresa”
Asimismo, y respecto a los posibles “secretos” para conseguir fuertes vínculos profesionales y humanos entre el empleado y la empresa desde el primer momento, el experto de SilverStorm sostiene que lo primero y fundamental es que el plan de onboarding esté preparado detalladamente antes de la llegada del nuevo empleado.
Al margen de que para la compañía este plan debe ser como un manual adaptable a las características del nuevo empleado, su rol en la empresa y el trabajo diario, De Matías remarca la importancia de entablar una comunicación abierta y bidireccional, de dotarle de información centralizada, de involucrarlo en el plan de su supervisor y compañeros y de gestionar las expectativas para que el trabajador no tenga una visión negativa de la empresa y pueda llegar a abandonarla en los primeros días, o a trabajar sin motivación.
Las empresas, pues, pueden y deben “mimar” a sus empleados recién llegados. No con fiestas de bienvenida, alfombras rojas o brindis con champán, sino con acciones de fácil ejecución. Por ejemplo, tal y como indica De Matías, presentándoles a todos los empleados posibles, involucrándoles poco a poco en los proyectos iniciados, dándoles roles en actividades sociales o poniéndoles a algún compañero al lado durante los primeros meses.
Estas prácticas de recibimiento, acogida e integración suelen ser habituales, sobre todo, en medianas compañías con afán de crecimiento, ya que mientras las más grandes se basan en un destacado branding corporativo como mero “atractivo” para los trabajadores, las más pequeñas no tienen ni tiempo ni recursos para llevar a cabo un adecuado plan de onboarding.
Siete ventajas de los procesos onboarding
Estos procesos estrechan los vínculos entre las empresas y los empleados, contribuyen a integrar a los recién llegados e incrementan su productividad… Las ventajas son numerosas y variopintas. Sin embargo, De Matías revela que las principales son la de retener el talento y la de aumentar su branding, haciendo que en un futuro más y mejores empleados quieran pertenecer a la empresa.
Si la experiencia es satisfactoria, las compañías disfrutarán de las siguientes ventajas:
- La rápida integración del empleado hará que el número de días del onboarding sea menor y el recién llegado comience con su actividad lo antes posible.
- Retención del talento y atracción del mismo mediante la comunicación de las buenas prácticas al mercado laboral.
- Incrementos de productividad.
- Aumenta la concepción y promulgación de los valores y la cultura empresarial.
- Reduce la tasa de rotación.
- Desciende el riesgo de que el empleado abandone la empresa durante los primeros días.
Falta de conciencia
Finalmente, De Matías piensa que las compañías no son todo lo conscientes que deberían de la importancia de poner en marcha planes de onboarding. Y apostilla que aunque normalmente se dice “me voy a una empresa que me paga más”, o “he encontrado un puesto de trabajo más motivador y que mejor se adapta a mis características…”, la empresa no es consciente cuando el empleado empieza a contactar con la compañía que le acaba de contratar. “Para mejorar esto, las empresas deberían tener encuestas de satisfacción y los empleados, la capacidad de contestarlas lo más verídicamente. Pero hoy en día parece bastante utópico”, sentencia.