En el mundo de la pequeña y mediana empresa resulta habitual que las tareas asignadas a sus trabajadores tengan un contenido amplio, llegando a recoger cometidos de distintas áreas funcionales. En las pymes, sobre todo en las de dimensión más modesta, “todos hacen de todo”, sin que pueda extrañar ver a una misma persona, por ejemplo, ocupándose de labores financieras y de gestión del personal al mismo tiempo.
El aumento del tamaño de la empresa suele llevar asociado una mayor especialización de las tareas y la aparición de diferentes responsables de área. Centrando esta cuestión en el área financiera, lo normal es que en las empresas más pequeñas, que se caracterizan por la escasez de recursos de todo tipo, ésta se circunscriba a los aspectos contables que se asignan a una única persona, siempre que no sean subcontratados a una gestoría, para, a partir de ahí, aumentar en complejidad funcional y estructural con mayor desarrollo de funciones y aparición incluso del departamento financiero en empresas que, sin dejar de ser pymes, tengan una mayor dimensión.
Riesgos de una deficiente administración
Creo que si alguna enseñanza puede extraerse de la crisis es que las empresas no deben subestimar nunca la importancia de las labores financieras y administrativas dentro de su gestión, tampoco las pymes. Un error recurrente cometido por muchos pequeños empresarios ha sido considerar las tareas que se relacionan con el área financiera como residuales y, hasta cierto punto, innecesarias para el logro de sus objetivos, centrados estos en los aspectos comerciales del negocio: “eso ya lo llevará la gestoría, que yo me ocupo de vender”.
Lo cierto es que pueden encontrarse ejemplos de compañías que han llegado a fracasar por mostrar una deficiente administración, por no tener claro “dónde están”, a pesar de que su actividad fuese rentable en términos estrictamente económicos. Aquí lo que se trata es de vender el producto o prestar el servicio, fin último de la empresa que no se cuestiona, apoyándose en una eficaz administración financiera, es algo que puede y debe realizarse.
Reducir grasa, no músculo
Evidentemente la contratación en el exterior de ciertas actividades (lo que se conoce como subcontratación o, en inglés, outsourcing), también en el ámbito del área financiera, permite a una pyme centrar sus recursos en las tareas que constituyen el núcleo central de negocio: “libero recursos para destinarlos a otros propósitos que considero más críticos y logro una mejor asignación de los mismos”. Subcontratar puede permitir a una empresa, por ejemplo, el acceso a una gestión más profesional y experta en determinados ámbitos, la descarga de trabajo de tipo mecánico o la consulta de problemas específicos de naturaleza legal o fiscal que aparezcan en el devenir del negocio.
En este sentido, convertir costes fijos en costes variables puede ser una buena medida para superar la crisis en un entorno económico donde se trata de reducir “grasa” por donde se pueda, pero ojo, reducir grasa y no reducir músculo, no vaya a ser peor el remedio que la enfermedad. Piensa que la oferta de servicios en el área financiera es cada vez más amplia y competitiva, llegando a abarcar prácticamente todas las funciones en las que se pueda subdividir ésta: administración contable, gestión de tesorería, gestión de las relaciones con las entidades de crédito, asesoramiento y gestión en el ámbito fiscal, elaboración y análisis de informes financieros periódicos, análisis de proyectos de inversión y de sus fuentes financieras alternativas, facilitación de personal experto que supla las bajas que se puedan producir en el departamento financiero, etcétera. Por lo tanto, hay que saber elegir. Se trata de escoger bien qué subcontratar y a quién hacerlo.
¿Qué subcontratar y a quién hacerlo?
Es un ejercicio individual de cada empresa decidir las parcelas de su administración financiera que pueden ser objeto de subcontratación, pero en su decisión final debe estar presente la importancia que tienen los temas administrativos y financieros, más allá de que estos se cedan o no: “aunque subcontrate a un tercero una función financiera de mi negocio, no me olvido de realizar un seguimiento y de entender su evolución”. Creo que no resulta adecuado ceder aquellos aspectos financieros que necesiten un conocimiento específico del negocio y se relacionen con el control interno, como pueden ser las funciones de planificación o presupuestación, fundamentales para cualquier empresa. Además, a la hora de elegir el subcontratista, se debe tener en cuenta que existen multitud de asesorías y consultorías que ofrecen calidades diferentes y que habrá que seleccionar adecuadamente. Por otro lado, el contrato que se negocie con el asesor o consultor deberá especificar las funciones concretas que se delegan y hasta qué punto se hace.
Foto: Emilian Robert Vicol