“Mira que hemos celebrado reuniones virtuales, pero cada vez lo hacemos peor”. El comentario es de un directivo amigo, y el lamento alude a temas como la duración de la reunión, la excesiva participación de unos y el silencio de otros y, sobre todo, la dificultad para tomar decisiones. Todo ello fácilmente solucionable aplicando los siguientes consejos para organizar una reunión virtual.
Estamos ante uno de esos ejemplos en que la repetición más que mejorar relaja las medidas que llevaron una práctica al éxito. Ahora que ómicron nos devuelve a los meses de mayor intensidad de teletrabajo, parece el momento propicio para recordar cómo gestionar esas reuniones a distancia a las que la pandemia obliga, pero que han pasado a formar parte de la rutina.
1. Tres reglas de oro
Como preámbulo recordamos las tres normas que Steve Jobs puso de moda para acabar con las reuniones improductivas. Por curioso que resulte, hoy son tan actuales como hace 25 años, cuando todas las puestas en común eran presenciales:
- Pocos asistentes: si es posible, no deben superar los cinco o seis.
- Pocos temas en el orden del día: nunca más de tres.
- Tiempo limitado: las de más de 30 minutos se convierten en peligrosas.
2. ¿Es necesario estar disponible toda la jornada?
El segundo consejo llega en forma de pregunta: ¿es necesario que todo el equipo esté preparado para atender una videollamada durante toda la jornada? Algunas empresas están estableciendo unos tiempos en los que es adecuado convocar una videollamada y otros en los que no.
En inglés las llaman core hours. Aluden a dos franjas de disponibilidad, por ejemplo dos horas en la mañana y dos en la tarde. Durante este tiempo, el empleado debe tener presencialidad y, por tanto, debe estar en condiciones de atender una videollamada.
Por supuesto, cada empresa elige los tramos que más le convienen y siempre hay lugar para la excepción. Pero liberar el resto de horas sirve para estructurar la jornada, mejorar la concentración y productividad y, sobre todo, favorecer esa flexibilidad tan necesaria para la conciliación.
3. ¿Videollamada o teléfono?
Si vas a convocar una reunión virtual, lo primero que tienes que hacer es preguntarte si es necesaria o no.
En este blog somos fans de la tecnología, y la del teléfono nos tiene tan enamorados como el primer día. Este canal de comunicación es directo y rápido, lo que es muy importante en multitud de ocasiones. Y si se necesita conectar con más de una persona, una llamada múltiple puede ser la solución.
4. El éxito depende de la convocatoria
El fracaso de muchas reuniones, en especial las que con asiduidad realizan los miembros de un equipo, está en la indefinición de la convocatoria.
¿Sabes a qué tipo de reunión estás convocando?
No todas las reuniones son iguales. Antes de redactar la convocatoria, debes tener presente de qué tipo de reunión se trata. Es posible que a las necesidades generales haya que sumar alguna específica.
- Reunión cara a cara: será más o menos formal si te vas a conectar con un cliente o con un compañero de la empresa. En el primer caso, siempre va a requerir compartir pantalla y ofrecer una documentación específica.
- Reunión de equipo: son las más habituales en muchos entornos. Cuando se trabaja en remoto, se recomienda tener al menos una a la semana. Son encuentros más informales, pero que hay que revisarlas al máximo, para que no se conviertan en una pérdida de tiempo.
- Reuniones extraordinarias: cuando tienen una finalidad muy específica, como presentar a un nuevo miembro del equipo, hacer una notificación o celebrar algo, motivo que debe estar claramente especificado en la convocatoria. En este caso, el número de participantes no importa, y en algunos casos puede estar justificado tomar medidas como silenciar al resto de participantes.
- Reunión de formación, ya sean de acciones internas o tipo webinar.
Datos que se deben incluir en la convocatoria de una reunión virtual
En su esencia, no difiere de la información que debe facilitarse en una reunión presencial, pero sí es cierto que es más importante especificar con claridad los datos, que en muchas ocasiones la propia aplicación establece por defecto:
- Motivo de la reunión: si procede, se debe especificar por puntos.
- Fecha, hora y duración prevista.
- Plataforma de comunicación: normalmente la certificada por la empresa, si bien en el caso de una reunión con un cliente, la cortesía manda adaptarse a sus preferencias.
- Las personas que se han convocado.
- Exigir puntualidad en la conexión. Se puede recordar que la salita de espera estará activa tres minutos antes.
- Facilitar por adelantado toda la documentación que pudiera ser necesaria para la toma de decisiones de la agenda de la reunión propuesta.
- Se debe incluir una opción de comunicación por teléfono y correo electrónico, por si surge algún problema.
- En el supuesto de que se vaya a grabar la reunión, es el momento de advertirlo.
5. Antes de conectar, prepárate
Este es uno de los problemas más habituales, en especial cuando el encuentro es entre colegas de empresa o con el equipo más cercano. Da igual el grado de confianza, siempre hay que dedicar tiempo a conocer la plataforma que se usa y sus utilidades, el peligro se asume al improvisar durante la reunión virtual.
Además, hay que prestar atención a lo siguiente:
- Escoger la ubicación. Lo habitual es que lo hagas desde el escritorio de trabajo, pero lo más importante es sentirse cómodo sin dar imagen de relajo o displicencia, no utilices nunca un sofá.
- Elige un buen fondo. Lo más adecuado para una organización es diseñar un fondo de pantalla corporativo. Es extremadamente sencillo utilizando programas de diseño tan populares como Canva. Otra opción es emplear alguna de las que ofrecen las propias plataformas, teniendo en cuenta que se debe elegir una imagen representativa pero neutra, que no reste protagonismo a la persona o distraiga a los participantes.
- Prepara tu dispositivo. Si vas a compartir escritorio, cierra los programas y aplicaciones que no vayas actualizar. Hay que tener especial atención para que las notificaciones automáticas no salten en el momento más inoportuno, más habitual cuando se realiza la conexión desde un smartphone.
- Conéctate con tiempo. Esta anticipación (con unos minutos basta) sirve para probar si todo funciona correctamente. No hay que olvidar comprobar el micrófono.
- Calienta la voz. Hay ocasiones en que el interlocutor de la videollamada es la primera persona con la que se habla en el día. Coger un poco de tono de garganta es suficiente para evitar parecer un habitante de Mordor en tu primera intervención.
6. Dinamizar la reunión virtual
Salvados todos los preliminares y cuestiones técnicas, hay que concentrarse en gestionar adecuadamente la reunión. Algunos de los aspectos que hay que tener en cuenta son:
- Activa la sala de espera tres minutos antes de la hora indicada y saluda a todos los asistentes según se van conectando con amabilidad y brevedad. Inicia la reunión a la hora convocada. Si alguien se retrasa, se le irá dando entrada.
- Recuerda que la opción de vídeo debe estar activada en igualdad de condiciones: salvo causa justificada, es importante que los participantes tengan conexión visual, permite ver y valorar reacciones y que haya menos distracciones.
- Explica las normas del encuentro. En caso de utilizar la opción de grabación, se debe advertir de nuevo.
- Recuerda los objetivos de la reunión y comparte el orden del día.
- Haz una breve exposición del primer tema y abre el turno de intervenciones, pidiendo la misma brevedad con la que has expuesto tú. La petición de palabra por el chat de la aplicación es una buena medida de moderación cuando se aborda una reunión más formal.
- Escuchadas todas las opiniones, se concluyen las decisiones o se aplazan las medidas que se han de adoptar, pero no debe prolongarse la discusión mucho más allá del tiempo estipulado. Se debe actuar del mismo modo con cada punto del día, nunca más de tres.
- Hay que evitar que todo el mundo hable al mismo tiempo pero con habilidad y sin resultar cansino, lo que en muchos casos implica un auténtico reto.
- Si hay muchos participantes, es el caso de una comunicación más general a los empleados, es necesario haber encargado previamente a alguien la gestión del chat. Esta medida es imprescindible para que quien hable se centre en su discurso.
- Por último, comparte un resumen con los puntos acordados y el reparto de tareas por correo electrónica o la plataforma de trabajo colaborativo en las horas siguientes. Esta es la mejor forma de que la reunión dé los frutos esperados.