La gestión telefónica de llamadas que realizan las centralitas virtuales se perfila como una más que eficiente alternativa para las pymes, sobre todo por las posibilidades de ahorro que conlleva. El servicio tiene la particularidad de ofrecerse bajo la modalidad cloud computing, sin equipamiento, software o inversión alguna y adaptando el consumo a las necesidades concretas de la compañía; son características que muestran la utilidad de asociar una centralita virtual con un servicio de telefonía IP.
Sin embargo, la mayoría de las pymes optan todavía por la implantación de centralitas físicas, sin que estas representen ninguna mejora con respecto a las virtuales. Lo que sí es palpable es que más del 90% de los clientes de telefonía IP utilizan también una centralita virtual y que son usuarios pertenecientes a cualquier sector de actividad: abogados, agencias de viajes, profesionales autónomos, call center, etc. La ventaja de estos servicios es que, además, se adaptan a las necesidades de cada consumidor; como ejemplo de ello, un autónomo que suele desplazarse pero quiere dar un teléfono fijo a sus clientes, podría contratar una centralita virtual para dar la impresión de estar en la oficina. De igual forma, un bufete de abogados tendría la opción de contratar un paquete conjunto de centralita virtual y VoIP (voz sobre Protocolo de Internet) y disfrutar de todas las funcionalidades de una centralita física.
Al ahondar en la reducción de los costes, el usuario ve que no hay dispositivos para gestionar el fax o la telefonía y que las comunicaciones se efectúan a través de Internet. Si se analizan aspectos de movilidad, también aparecen ventajas económicas y funcionales, como establecer conferencias telefónicas en cualquier parte del mundo con un mismo número, o recibir y enviar un fax a un móvil estando de vacaciones.
Ventajas
- No requiere instalación ni material.
- Precio más económico que una centralita física.
- Horarios de apertura/cierre, filtro de números, días festivos.
- Configuración y locuciones 100% personalizadas por el usuario, posibilidad de contratar un estudio profesional para registro de locuciones.
- Redirección a líneas existentes, sin necesidad de extensiones.
- Redirecciones internacionales.
- Recepción de notificaciones por mensaje corto de móvil (SMS) y correo electrónico.
- Alta en cinco minutos.
Desventajas
- Imposibilidad de redirigir manualmente solo con la centralita; para poder hacerlo hace falta tener centralita más VoIP.
- Imposibilidad de mostrar el número de cabecera al llamar si no se contrata en combinación con VoIP.
- Coste de redirecciones elevado si no se tiene VoIP (en ese caso, gratuitas e ilimitadas).
- Dependiente de la conexión a Internet (en principio no debería ser inconveniente).
- Para disfrutar de todas las funcionalidades hace falta contratar ambos servicios (centralita más VoIP).
Hay que tener en cuenta que las centralitas de cada operador funcionan de forma diferente. Hay operadores que comercializan centralitas con extensiones, pero no pueden redirigirse las llamadas al exterior de la red, algo que sí es posible con la centralita y la VoIP de otros proveedores.
Es evidente que las pymes, emprendedores y autónomos tienen ante sí una alternativa de gran atractivo para gestionar su negocio en el día a día, al tener de frente la posibilidad de acceder a sus comunicaciones telefónicas desde cualquier lugar, con disponibilidad continua y con una alta calidad. Es cierto que a las pymes les cuesta adoptar las centralitas IP, pero deberían tener conciencia de que les permite competir con entidades de mayor tamaño en condiciones similares. Y aunque hay pymes que sí son precursoras en implantar diferentes tecnologías y, en este caso, relacionadas con las comunicaciones, su reticencia se percibe al suponer que las centralitas virtuales se orientan a grandes empresas y que el soporte recibido no es el adecuado.
Imagen @r.nial.bradshaw, distribuida con licencia Creative Commons BY-SA 2.0