Una empresa en función de la actividad que desarrolle se verá obligada a mantener unos determinados niveles de almacén, es decir, deberá tener unos espacios físicos en los que se acumulen una serie de elementos a la espera de ser utilizados en el proceso productivo (materias primas y productos en curso), o de ser vendidos (productos terminados). Normalmente una empresa de tipo industrial tendrá los tres tipos de almacenes anteriores, mientras que en una comercial encontraremos únicamente el almacén de productos terminados. Lo cierto es que, si no existiesen retrasos en el proceso productivo que, en el sentido más amplio, va desde la compra de materias primas, pasando por la producción de bienes hasta llegar a su posterior venta, no sería necesario mantener almacenes, sin embargo, las demoras son prácticamente inevitables y se hace necesario corregirlas mediante ellos.
Desde el punto de vista financiero, los almacenes son una inversión que será preciso financiar, lo cual puede originar tensiones entre distintos responsables de la empresa. De este modo, al encargado del área financiera le interesará mantener el menor nivel posible de existencias (cantidad de material que está almacenado en un almacén), mientras que el responsable de la producción tratará de garantizar que siempre que sea necesario disponer de un material, este pueda ser entregado en el plazo, forma y cantidad esperados, aunque ello implique contar con unas existencias más elevadas. Como en otros ámbitos, se trata de lograr un equilibrio, teniendo en cuenta las ventajas e inconvenientes que supone mantener existencias en el almacén.
Ventajas
- Las existencias permiten producir a un ritmo distinto al de compra de materias primas, o al de venta de productos terminados, sobre todo, si entendemos que es muy difícil conocer cuál será exactamente la evolución que tenga la demanda de los productos fabricados. Si se produce un aumento repentino de dicha demanda, la empresa solo podrá reaccionar rápidamente si tiene existencias en almacén.
- Los almacenes minimizan las posibles interrupciones en el proceso productivo por falta de materiales. Luego un porcentaje determinado de los materiales que se almacenen cumplirá esta función de evitar dichas interrupciones, es lo que se denomina “stock” de seguridad.
- Permiten minimizar el impacto de posibles subidas en el precio de los materiales. Ante una coyuntura de subida de precios en las materias primas que utiliza la empresa, puede interesar realizar pedidos mayores para cubrirse contra esta inflación futura.
- Pueden suponer una reducción de los costes de adquisición si se compran mayores cantidades por pedido. Al comprar una mayor cantidad de materiales, será más fácil negociar con los proveedores un descuento en el precio e inclusive una mejora en el plazo de pago (un retraso en el mismo). La decisión de comprar mayores cantidades no siempre vendrá motivada por motivos económicos, a veces se tomará por dificultades de un aprovisionamiento regular en el tiempo como, por ejemplo, en el caso de materiales importados o de tipo estacional.
Inconvenientes
- El principal inconveniente es el de los costes que se relacionan con el hecho de tener almacenes. En este sentido, se han de diferenciar dos tipos de costes. Por un lado, están los costes de almacenamiento propiamente dichos, como pueden ser los de alquiler de las instalaciones o los de mantenimiento (calefacción, refrigeración, alumbrado, seguros, etcétera). Por otro lado, están los costes de los recursos financieros necesarios para financiar la inversión mantenida en almacén. En el caso de que los recursos sean ajenos (por ejemplo, un préstamo bancario), existirán intereses y comisiones que habrá que pagar por utilizar el dinero prestado por terceros, mientras que, si los recursos son propios, existirá un coste de oportunidad en cuanto a la imposibilidad de utilizar ese dinero para otro destino.
- Riesgo de pérdida de valor de los materiales almacenados por el paso del tiempo o por cambios en las necesidades o gustos de la demanda.
- Riesgos por situaciones imprevistas como roturas, robos o incendios.
Realmente lo ideal sería contar con unos proveedores que estuviesen dispuestos a suministrar los materiales en cuanto la empresa tuviese necesidad de ellos y sin retraso. En esta situación, se podría trabajar con unos almacenes, al menos de materias primas, prácticamente nulos. No obstante, es algo difícil de conseguir para la mayoría de las pymes, solamente las grandes empresas suelen tener la suficiente fuerza relativa para lograr un suministro de sus proveedores “siempre a tiempo”.
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