Como ya sabréis, estamos a las puertas de que el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) sea de obligado cumplimiento para todas aquellas empresas que traten con datos personales. Os animamos a que veáis este cambio normativo como una oportunidad y aprovechéis para reflexionar sobre si las aplicaciones de negocio que utilizáis en vuestro día a día os incentivan a ser cada vez más productivos o, al contrario, limitan el negocio. Para ayudaros, en este post os vamos a facilitar siete preguntas para que de una forma fácil e intuitiva lo podáis averiguar.
En concreto, ¿a qué tipo de aplicaciones nos referimos? A soluciones destinadas a la gestión empresarial, con las que podemos administrar internamente la información contable y comercial de la empresa. Para conocer lo importante que son para el día a día, dejadme que os plantee estas dos situaciones en las que las cosas no funcionan como deberían y con las que seguramente os sentís identificados:
Primero, desde el punto de vista de cliente, estamos al habla con nuestro proveedor y le solicitamos información sobre un nuevo presupuesto, nos responde: «Estoy de visita comercial, esa información te la daré más tarde, cuando llegue a la oficina» o «estamos haciendo cambios en el sistema y no puedo acceder, te lo miro luego».
Y en segundo lugar, queremos tomar una decisión importante de forma inmediata y nos encontramos que no tenemos preparado el informe, solo lo actualizamos a final de mes, dependemos de una persona en particular y está con algo más urgente o incluso el informe que necesitamos únicamente se puede hacer desde la oficina, ¡desde un PC en concreto! Y no podemos acceder, porque hemos sufrido un ciberataque». ¿Nos podemos permitir situaciones así?
Para competir en un entorno digital y que nuestros procesos nos permitan ser más productivos, necesitamos contar con aplicaciones de negocio que se ajusten a un entorno empresarial tan exigente como el que tenemos ahora. Si os hacéis las siguientes preguntas, sabréis si necesitáis transformar vuestros procesos de negocio o no:
¿Mis soluciones se ajustan a la normativa fiscal y contable actual?
Es necesario contar con soluciones líderes en el mercado que garanticen que los cambios normativos están recogidos en sus funcionalidades. Si además es en modo servicio, mejor. Por una cuota al mes, tendremos la última versión disponible de la aplicación y será responsabilidad del partner ofrecérnosla. Cumplir con la normativa es vital para una empresa y los últimos cambios han sido de calado: nuevo RGPD o el año pasado el IVA online.
¿Mi información está actualizada para tomar decisiones críticas?
No podemos elegir cuándo se nos presentan oportunidades de negocio o cuándo tenemos que consultar información que un cliente importante nos solicita. Es por esto que la información debe estar actualizada en todo momento. El objetivo es que podamos automatizar el proceso de registro y no dependamos de procesos manuales con altas probabilidades de error. Si además esta información es visual y personalizable para diferentes tipos de usuarios (los que toman las decisiones, contables, administrativos…), contaremos con una solución completa.
¿Mis aplicaciones son accesibles en movilidad?
No sirve de nada tener la información actualizada con cuadros de mando visuales si no podemos acceder a ella desde cualquier lugar y en cualquier momento, es decir, en un lugar distinto al puesto de trabajo fijo. Hoy en día, el trabajo es cada vez más móvil y es necesario que los procesos de negocio se puedan gestionar en movilidad. Hay diferentes formas de conseguirlo: a través de aplicaciones móviles, escritorios virtualizados, etc. El objetivo es común: no depender de un solo dispositivo y un solo lugar para gestionar el negocio.
¿Puedo integrar diferentes soluciones entre sí?
Es muy difícil que con una única solución podamos gestionar todas las actividades de la empresa, por lo que es un requisito indispensable que las aplicaciones «se hablen entre sí». Por ejemplo, ¿podríamos integrar el programa de gestión contable y financiera con el correo electrónico y el sistema de videollamadas? ¿O con soluciones de inteligencia de negocio? Hablamos de escenarios en los que las aplicaciones se integran para hacernos más productivos.
Si mi negocio creciera, ¿mis soluciones de negocio también?
Esta es la pregunta «del millón», si el negocio va bien y crecemos, las aplicaciones bajo ningún concepto pueden limitar las ventas. Por ejemplo, si nos plantemos abrir una nueva sede, exportar productos, iniciar una nueva línea de producción o simplemente contar con más usuarios para la aplicación, ¿podemos crecer de forma ágil? La solución que seleccionemos debe garantizar un crecimiento modular que se ajuste a las necesidades del negocio. En este punto, también es clave dónde la tenemos alojada. Si la tenemos en cloud, tendremos más flexibilidad que si la tenemos en local, porque podremos contar con los recursos de computación en modo servicio que la aplicación necesite.
¿Tengo un soporte a la altura de mis expectativas?
El soporte es un valor añadido para la aplicación y la clave aquí es que el proveedor ofrezca diferentes niveles de soporte según los demande el cliente. Para saber qué es lo que necesitamos, tenemos que preguntarnos: ¿cómo gestionaremos las consultas técnicas e incidencias que puedan surgir? ¿Necesitamos asesoramiento para nuestras dudas contables y financieras? Si contamos con infraestructura cloud, podremos plantearnos si queremos que gestionen la infraestructura por nosotros.
¿Mis datos están seguros?
Y para terminar, los datos son el bien más preciado para que la actividad del negocio no se interrumpa y podamos tomar decisiones de negocio. Entonces, ¿por qué no protegerlos con una política de seguridad adecuada a las exigencias actuales? No solo es importante contar con soluciones de ciberseguridad, sino que el entorno donde esté alojada la aplicación sea seguro y la información esté respaldada, para que en el caso de contingencia podamos recuperarla con facilidad. Con los datos respaldados en cloud, proteger y recuperar los datos es más fácil y seguro.
Sage 50c en cloud
Si has identificado que tus procesos de negocio están limitados y algunas de las respuestas que has dado te inquietan, desde Movistar y Digital 1st contamos con una solución empresarial que te ayudará a transformarte. Con Sage 50c te beneficiarás de una solución líder en el mercado y actualizada a la normativa vigente. Sácale el máximo partido alojando la aplicación en cloud para que la solución y la infraestructura se ajusten a lo que tu negocio verdaderamente necesita en cada momento.