La ‘multitarea’ te ofrece la oportunidad perfecta para poder hacer mal más de una cosa a la vez
El avance más revolucionario en materia de mejora productiva de toda la era industrial fue el proceso de producción en cadena o trabajo en serie. Y fue revolucionario porque supuso un cambio radical en la forma de trabajar, que marcó un antes y un después en la capacidad productiva del momento.
La principal característica de este nuevo método de producción es la descomposición del proceso en pasos independientes que son ejecutados por trabajadores especializados y máquinas específicamente desarrolladas para ello.
Así, si tomamos como ejemplo la fabricación de un vehículo, en lugar de tener un grupo de trabajadores que construye primero un vehículo completo, a continuación otro y así sucesivamente, pasaríamos a tener grupos de trabajadores que trabajan en partes concretas del vehículo (chasis, motor, ruedas…). Una vez finalizada su labor concreta, es otro grupo el que realiza la siguiente acción en un lugar distinto y en un momento posterior.
¿Qué tiene que ver esto con la productividad de la pyme?
Las más modernas técnicas de eficacia y productividad personal, como por ejemplo la metodología GTD, toman estos principios de la era industrial y los adaptan a la era del conocimiento.
Tradicionalmente los trabajadores del conocimiento trabajan “coche a coche”, es decir, toman un problema, proyecto o situación y trabajan en ello, acción tras acción, hasta terminarlo o hasta que algo les impide proseguir.
Esta forma de trabajar es ineficiente por varios motivos.
Por una parte, porque al dedicar tanto tiempo a un mismo asunto, la amplitud de asuntos sobre los que se puede actuar es muy limitada. En la práctica, esto hace que muchas personas vivan “de fecha límite en fecha límite” con sensación permanente de “no me da la vida”.
Por otro lado, porque no se aprovechan las posibles sinergias derivadas de agrupar acciones parecidas, por ejemplo, todas las que tengo que hacer en un lugar concreto, con una persona determinada o con una herramienta específica.
Por último, la obsesión por “terminar el coche” que sustituye a la mucho más productiva obsesión por “completar acciones” hace que presionemos innecesariamente a nuestro entorno para que completen la parte que nosotros necesitamos para poder avanzar.
El “trabajo por lotes” consiste simplemente en dejar de montar los coches uno a uno y empezar a trabajar en serie. Si se agrupan tareas para cuya ejecución es necesario contar con un elemento común, estaremos aplicando los principios de la cadena de producción al trabajo del conocimiento.
Los ejemplos son múltiples. En lugar de interrumpir a alguien de tu equipo cada vez que te acuerdas de algo o necesitas algo de esa persona, anótalo en una lista de temas a tratar con esa persona y siéntate una vez al día con ella para cerrarlos todos de una sola vez.
En lugar de hacer una llamada de teléfono cada vez que te surge la idea o la necesidad, agrúpalas todas en una lista “teléfono” y hazlas todas de una vez.
En lugar de ir varias veces a la impresora o al almacén o a donde sea, utiliza una lista “impresora” o “almacén” o lo que sea y anota en ella todas las cosas que tienes que hacer allí. Así podrás ir solo una vez y además no olvidarás nada.
La cadena de producción lleva décadas demostrando su efectividad. Los usuarios de GTD también conocen bien los beneficios de trabajar de esta forma.
Todos los estudios realizados demuestran que la “multitarea” es uno de los hábitos más improductivos que existen, básicamente porque el cerebro es capaz de prestar atención únicamente a una cosa a la vez.
Si pruebas a agrupar las tareas por lotes, verás que existe una alternativa mucho más eficaz y productiva que la “multitarea” y que, al igual que ella, te permite tener la sensación de hacer muchas cosas en poco tiempo.
Trabajar por lotes es sencillo y tan adictivo como la “multitarea”. Atrévete a trabajar por lotes y descubrirás una alternativa productiva a la “multitarea” en tu pyme.
Foto: aldenjewell