Por muy saturada que esté la bandeja de entrada del correo del periodista, la nota de prensa sigue siendo una de sus mayores fuentes de información. Su uso es la mejor tarjeta de presentación de una empresa en los medios, y el envío continuado abre un efectivo canal para trabajar ese deseado estatus de fuente.
Si en el anterior post nos centramos en cómo realizar contactos informales con los periodistas, despertarles interés y responder a sus demandas con prontitud, creo interesante profundizar en la preparación de una buena nota de prensa. Aún más hoy, cuando las ruedas de prensa han perdido poder de convocatoria por saturación de agenda y la falta de recursos humanos en las redacciones, al menos en cuanto a la pyme se refiere, la nota de prensa sigue siendo la piedra angular sobre la que construir la política de comunicación.
Si no hay nada importante que comunicar, mejor callar. Sin duda, es la regla de oro. La redacción de una nota de prensa debe estar motivada por un hecho relevante. Todos sabemos que, por desgracia, no se producen con la asiduidad deseable como para mantener vivo el contacto con los medios. Por eso es importante que el encargado de comunicar sea lo suficientemente creativo para generar información de interés apoyada en la experiencia de la empresa, su evolución y entorno. Esto significa que una de sus misiones sea la de estrujarse el cerebro hasta dar con los enfoques originales, empeño para el que será de utilidad generar noticias propias a través de estudios, encuestas, decálogos, experiencias de clientes o de proveedores, etc.
Presentación: uso de logotipos e imagen
Es importante que la nota de prensa sea atractiva, pero no debemos olvidar que se trata de un documento formal de trabajo: su diseño debe ser contenido, al servicio de la lectura, y sin que recuerde a un soporte publicitario. Aunque debe ser un documento corporativo, el uso de logotipos y otros elementos distintivos debe ser comedido. También es importante que el diseño sea sostenido en el tiempo, lo que facilitará su identificación por parte del periodista.
Es conveniente que la nota de prensa no figure únicamente en el archivo adjunto; el cuerpo del propio correo electrónico debe permitir su lectura. Si además se ofrece en formato World o Pdf, mejor, así se facilita también su archivo.
Hay que prestar especial atención al escribir el asunto del correo. Nada de anodinos «Nota de prensa» o insustanciales «Apertura de nueva tienda en…», es imprescindible llamar la atención del periodista, para lo que incluso podremos permitirnos alguna licencia, que siempre debe estar justificada por la temática de la nota de prensa. Conviene que este texto no tenga más de seis u ocho palabras.
Estructura
Encabezamiento
Si el interés del periodista ha llegado hasta aquí, vamos por el buen camino. Modelos de encabezamiento hay muchos, pero uno de los más efectivos es:
- Título: se dice que el mejor titular es el que podría escribir el propio periodista, por eso es importante no ceder a la tentación del autobombo. Frases del tipo «el líder del sector…» o «este lanzamiento revoluciona el mercado» huelen a publicitarias. La redacción debe ofrecer objetividad, resultar atractiva y adelantar la tesis principal de la nota de prensa, y si es posible utilizar cifras, mejor. Deben ser cortos, no más de diez o doce palabras, y en la medida de lo posible evitando citar el nombre de la empresa.
- Antetítulo: es el lugar adecuado para ubicar el nombre de la empresa emisora. Su redacción puede complementar al titular o despertar interés sobre otro aspecto relevante. Debe ser igualmente corto -no más de una línea-, objetivo y atractivo.
- Ideas fuerza: antes de entrar al cuerpo de la información se pueden redactar tres o cuatro sumarios que destaquen los aspectos más importantes de la información. Se trata de unos textos independientes, de no más de cuatro líneas, en los que se desgrana con mayor detalle una información de relevancia. Debe destacar por el uso de un cuerpo de letra mayor o una tipografía diferente al cuerpo de la noticia.
Cuerpo de la noticia
Son los párrafos destinados a explicar la información. Algunas consideraciones para su redacción son:
- El primer párrafo debería enlazar con la idea del titular, respetando la clásica periodística de organizar la información de mayor a menor relevancia, a modo de pirámide invertida.
- Si la información hace mención a estudios o encuestas, se debe hablar primero de las conclusiones, para una vez despertado el interés, explicar el origen de los datos.
- Cuidado con la utilización de cifras o porcentajes, siempre deben estar respaldadas por el propio estudio o una fuente de prestigio.
- Es recomendable utilizar entrecomillados. Hasta que la relación con los medios no sea firme, conviene utilizar siempre al mismo portavoz, que será el encargado de ampliar la información en caso de solicitud de entrevistas personales.
- Los párrafos finales de las notas de prensa se utilizan en ocasiones para contar otras historias que nada tienen que ver con el objetivo de la nota de prensa, por ejemplo para informar sobre un nombramiento o la apertura de un nuevo mercado. Mucho cuidado con esta práctica.
Información de la compañía
Con independencia de lo reconocida que sea la compañía, no está de más cerrar con un breve texto, en el que de forma muy sucinta se ofrezca información general de la empresa. Se debe presentar como una información independiente a la nota de prensa y en no más de seis líneas. Se pueden ofrecer datos como año de fundación, facturación, descripción de la actividad, mercados en los que opera, que faciliten la redacción al periodista y que además le eviten posibles deslices.
Datos de contacto
Deben marcarse de una forma visible. En el caso de que la emisora sea una agencia de comunicación, conviene que en los datos de contacto también figure algún responsable de la empresa.
Información adicional
Puede ser de varios tipos, pero cobran especial relevancia aquellos materiales que puedan servir para ilustrar la información. Los más habituales son: ilustraciones y cuadros que complementen la información, y fotografías, infografías o vídeos. También se pueden añadir otros documentos explicativos o enlaces, pero con cuidado de no abrumar con un exceso de información.
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