¿Sabías que hay un ejército de robots preparado para hacerse cargo de las tareas más burocráticas y tediosas de tu negocio? ¿Sabías que es muy fácil enseñar a esos robots cómo se trabaja en tu compañía? ¿Sabías que es muy rápido y barato automatizar procesos de negocio sin apenas conocimientos técnicos y en plazos muy cortos?
Pues esos son, ni más ni menos, los objetivos de las tecnologías y herramientas que se enmarcan dentro del concepto de Robotic Process Automation (RPA) o automatización robótica de procesos.
Vamos a ver en qué consiste y cómo la puedes usar en tu negocio.
¿Qué es la automatización robótica de procesos?
Lo primero que conviene advertir es que, aunque empleemos la palabra robots, no debemos pensar en androides al estilo de las películas de ciencia ficción, ni siquiera en los brazos articulados programables que vemos en tantas y tantas fábricas fuertemente robotizadas.
De lo que hablamos en este caso es de robots software, es decir, pequeños programas que automatizan tareas. Además, el ámbito de aplicación de estos robots es normalmente en tareas de oficina, más que industriales. En lo que sí se parecen los robots objeto de la RPA a aquellos que se aplican en los entornos industriales, es en su capacidad de automatización, en su versatilidad y en que pueden realizar con notable rapidez, acierto y eficiencia, algunas de las tareas más masivas, repetitivas y tediosas de los entornos de trabajo.
Dicho esto, podríamos definir la automatización robótica de procesos como el desarrollo y explotación de robots software que ejecutan tareas que antes realizaba un ser humano.
¿Qué tipos de cosas puede hacer un robot software?
Por ejemplo, puede leer datos de una pantalla de ordenador y también de una hoja de cálculo o un documento ofimático. Puede aplicar ciertas decisiones basadas en reglas sobre los datos de los que dispone. Puede escribir datos en una hoja de cálculo o en un formulario de una aplicación web, de un ERP o incluso de una aplicación virtualizada, simulando que usa el ratón y el teclado, como si de un usuario humano se tratase.
¿Cómo funciona un robot software?
Imaginemos un escenario práctico. Imaginemos que en tu empresa se utiliza un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) para la gestión económica y financiera. Imaginemos, además, que tus proveedores acompañan los envíos de los equipamientos con un albarán que incluye una hoja de cálculo con el desglose de los equipos y piezas incluidos. Además, esos mismos proveedores te envían las facturas por correo electrónico en documentos PDF.
Si tienes que introducir los datos de albaranes y facturas en tu ERP debes hacer muchas tareas con alta dosis de manualidad. Simplificando un poco, tendrías que:
- Tomar el documento del albarán, y comprobar que existe pedido para ese albarán y por el importe que marca el albarán.
- Si eso es correcto, introducir en pantallas del ERP los conceptos incluidos en el albarán y comprobar que se corresponden con el pedido.
- Cuando llega la factura, abrir el documento ofimático de factura y comprobar en el ERP que existe pedido y albarán correspondiente a esa factura y que tanto los conceptos como el importe son correctos.
- Si esa comprobación es correcta, deberá introducir en el ERP el resto de los datos de la factura.
Como puedes comprobar, y a pesar de que dispones de una cierta automatización de la empresa con su ERP, estas tareas las tienen que llevar a cabo personas, y son tareas manuales, tediosas, consumidoras de tiempo y propensas a errores. Además, ante grandes volúmenes de albaranes y facturas, se precisan muchas personas para realizar la labor.
¿Cómo harías todo esto con un robot software?
Pues todas esas tareas las realizaría el robot una vez que le hayas enseñado a hacerlo.
- Ante un nuevo albarán, el robot sabría:
- Leer el documento de albarán y extraer los datos que se precisan.
- Acceder a las pantallas del ERP para localizar el pedido y extraer los datos relevantes que se le muestran en pantalla.
- Aplicar las reglas para comprobar importe y correspondencia de conceptos entre pedido y albarán.
- Introducir en el ERP, usando sus mismas pantallas, los datos del albarán una vez validado.
- Ante una nueva factura, el robot sabría:
- Leer el documento de factura para extraer los datos pertinentes como el pedido y el importe.
- Acceder a las pantallas del ERP para localizar el pedido y extraer los datos relevantes que se le muestran en pantalla.
- Acceder a las pantallas del ERP para localizar el albarán y extraer los datos relevantes que se le muestran en pantalla.
- Aplicar las reglas para comprobar la existencia de pedido y albarán y la correspondencia de importe y conceptos.
Es decir, el robot, accediendo a los mismos documentos que un operador humano, y a las mismas aplicaciones y pantallas que un operador humano, sabría registrar los albaranes y facturas realizando previamente las comprobaciones oportunas.
Funcionalidad de una herramienta RPA
Existen hoy día muchas herramientas para desarrollar y explotar robots software. Aunque cada una puede incluir sus diferentes facilidades, algunas de las capacidades típicas que podemos esperar en una herramienta RPA son:
- Capacidad para generar un robot simplemente grabando las acciones de una persona sobre el ordenador.
- Capacidad de configurar un robot para incluir:
- Actividades
- Reglas de decisión
- Temporizadores,
- Etc
- Capacidad para acceder y manejar pantallas de aplicaciones incluyendo los ERP más populares, pantallas web, etc y tanto para navegar como para leer y escribir datos simulando el uso de ratón y teclado.
- Capacidad para leer y seleccionar los datos recogidos en ficheros ofimáticos.
- Capacidades de reconocimiento de caracteres en documentos en forma de imagen.
- Capacidad de integración con correo electrónico.
- Ciertas capacidades de integración generalista mediante, por ejemplo, web services o uso de Java.
- Capacidades de prueba de robots.
- Capacidades de administración de robots en explotación (despliegue de robots en diversas máquinas, parada, arranque, etc.
Algunos de los RPA más avanzados, comienzan también a incluir capacidades cognitivas y la posibilidad de incluir por ejemplo, elementos de Machine learning, pero si estás empezando o planeas empezar en breve con RPA, probablemente sea mejor que te concentres en las funcionalidades más básicas para luego crecer hacia lo más sofisticado).
¿Cuándo y cómo usar los RPA en la pyme?
RPA no es la única solución para automatizar procesos, pero algunas de las situaciones en que sería recomendable usar los RPA serían:
- Cuando se trate de automatizar procesos basados en reglas claras y que realizan personas sobre aplicaciones existentes, como los que hemos puesto en el ejemplo.
- Cuando necesitas automatizar tareas repetitivas sobre tus aplicaciones corporativas (como el ERP del ejemplo) pero no puedes, o no deseas, modificar esas aplicaciones porque:
- Se trata de aplicaciones comerciales con versiones cerradas y no modificables para ti.
- Cuando no tienes capacidad técnica o presupuestaria para abordar esa modificación.
- Son aplicaciones legadas que tienes previsto sustituir en un tiempo corto y no deseas invertir en ellas.
- Lo que vas a automatizar es un procedimiento manual transitorio y no vale la pena modificar las aplicaciones corporativas.
- Cuando necesitas mover datos entre dos aplicaciones entre las que no existe una interfaz.
- Cuando necesitas tener un éxito rápido en la automatización y no puedes esperar a modificar sus sistemas corporativos, como el ERP del ejemplo.
¿Y cómo hacerlo?
Lo primero que deberás hacer es seleccionar la herramienta. A continuación, deberás decidir si tienes capacidad para asumir tú mismo la robotización, en cuyo caso puedes necesitar sólo una formación en la herramienta. En otro caso, externalizar la robotización en un proveedor adecuado.
Una vez hecho eso, simplemente, se trata de ir seleccionando los procesos o procedimientos más prioritarios (normalmente, los que más impacto tengan en cuanto a de tiempo y costes) e ir implementando, probando y desplegando los robots correspondientes.
Beneficios de los RPA para la pyme
Los beneficios que para la pyme conlleva el uso de los RPA son:
- Automatización: ya que RPA es un mecanismo de automatización de procesos muy sencillo y económico y, por tanto al alcance de las pymes, para acometer automatizaciones que por otros mecanismos tal vez no podrían permitirse.
- Ahorro de costes: al eliminar la necesidad de dedicar muchos recursos humanos a tareas repetitivas.
- Eliminación de errores y “re-trabajos”: dado que los robots, una vez instruidos y probados, no cometen errores ‘humanos’.
- Escalabilidad: ya que los robots pueden funcionar en modo 7x24x365 y, ante avalanchas de actividad, basta con desplegar varios robots trabajando en paralelo para absorber el pico de trabajo.
- Motivación: ya que los recursos humanos de la pyme se liberan de las tareas tediosas y repetitivas y pueden concentrarse en actividades creativas y de más valor.
Así que, ya sabes, si en tu empresa existen tareas manuales y repetitivas, usa la automatización robótica y ¡que trabajen los robots!