Uno de los principales objetivos que persigue todo empresario es el cobro de facturas de clientes a tiempo. A pesar de que la venta del bien o la prestación del servicio se realicen correctamente, pueden surgir problemas para cobrar, los cuales no siempre son imputables al cliente.
Desde el punto de vista del proveedor, existen una serie de tareas administrativas que se relacionan con el proceso de facturación, las cuales se deben tratar de optimizar para no originar ningún motivo que retrase el cobro. Partiendo de que la morosidad es un problema real y de que pueden encontrarse clientes que incumplan los plazos de pago pactados, se trata de no ponérselo más fácil.
Factura cuanto antes
Parece evidente que se ha de facturar al cliente “en cuanto se pueda”, evitando retrasos que operen en nuestra contra. Desde el punto de vista legal, el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, establece que las facturas deben ser expedidas, de un modo general, en el momento de realizarse la operación. No obstante, si el cliente es un empresario o profesional que actúe como tal, se permite expedirlas antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se haya producido el devengo del IVA correspondiente, aunque el consejo es hacerlo cuanto antes. Además, si se quiere hacer valer el plazo de pago máximo de 60 días naturales que marca la Ley 3/2004 contra la morosidad, debe hacerse llegar la factura al cliente antes de quince días naturales a contar desde la fecha de recepción de las mercancías o de prestación de los servicios.
Respeta los requisitos formales
A la hora de emitir la factura se han de respetar unos datos mínimos exigidos por el mencionado Real Decreto, entre ellos los siguientes:
- Número y, en su caso, serie (la numeración de las facturas dentro de cada serie ha de ser correlativa).
- Fecha de expedición.
- Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del proveedor como del cliente.
- Número de identificación fiscal (NIF) del proveedor y también del cliente en determinados casos, como, por ejemplo, cuando la operación se realice en territorio de aplicación del IVA y el proveedor esté establecido en dicho territorio.
- Domicilios de proveedor y cliente.
- Descripción de las operaciones, consignando todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del IVA correspondiente y su importe.
- Tipo o tipos impositivos del IVA aplicados a las operaciones.
- Cuota tributaria que se repercute.
- Fecha de las operaciones o en la que se haya recibido un pago anticipado de la factura, siempre que sean distintas a la de expedición.
- Cuando la operación está exenta de IVA, una referencia a la disposición legal correspondiente o indicación de que está exenta.
- Indicación, en su caso, de que se aplica el régimen especial de caja, el cual permite ingresar el IVA repercutido y deducir el IVA soportado cuando se cobran y pagan las facturas correspondientes.
Además de estos datos mínimos, el RD 1619/2012 establece otras obligaciones para casos más específicos como el de venta de bienes usados o el de agencias de viajes. Por otro lado, existe la posibilidad de emitir facturas simplificadas, con menores requisitos que las completas, cuando el importe no exceda de 400 euros, IVA incluido, o se trate de facturas rectificativas. También se podrán emitir cuando el importe no exceda de 3.000 euros, IVA incluido, y se trate de las operaciones en las que antiguamente se autorizaba la expedición de tiques, tales como ventas al por menor, transportes de personas y sus equipajes, servicios de hostelería y restauración, utilización de instalaciones deportivas, etcétera.
Según otra legislación complementaria, en este caso la establecida por el Código de Comercio, en las facturas emitidas por los empresarios deberán constar también los datos identificadores de su inscripción en el Registro Mercantil (datos registrales), cuando la misma sea obligatoria.
Especifica fecha y medio de pago
La fecha de pago debe redactarse con claridad para evitar equívocos y especificando el medio de pago acordado con el cliente. Por ejemplo, una fórmula válida podría ser la siguiente: “Pago mediante transferencia bancaria a 30 días fecha factura” (incluso es recomendable especificar la fecha concreta de pago). Si el cliente acepta el pago mediante transferencia bancaria, se deberán reflejar en la factura los datos bancarios (IBAN) convenientemente comprobados.
Utiliza la facturación electrónica
Puesto que las facturas se pueden expedir en formato papel o electrónico, siempre que el emisor garantice la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, es recomendable utilizar el formato electrónico por la reducción de costes que supone. Para ello basta con que el cliente dé su consentimiento y se garantice la autenticidad e integridad de la factura mediante cualquier medio de prueba admitido en Derecho y más concretamente a través de los controles usuales de la actividad empresarial o profesional, como pueden ser la existencia de un contrato comercial entre cliente y proveedor, la confirmación de un pedido o el cobro de la factura.