Cada día nos enfrentamos a cientos de tareas, procesos o decisiones para obtener resultados en una pyme. ¿Qué pasaría si consiguiéramos hacer de forma un poco más eficiente uno de ellos? ¿Qué pasaría si hiciéramos un poco más eficiente diez de ellos? ¿Y si lográramos hacerlos todos ellos más eficientes? No se trata de conseguir un cambio radical, una mejora sustancial en uno de ellos, sino muchas mejoras muy pequeñas en varios o en todos.
Eso fue lo que Sir Dave Brailsford pensó en 2010 cuando aceptó el desafío de dirigir al equipo ciclista SKY. Una mejora de sólo un 1% en cada una de las cosas que hacemos de forma independiente podría lograr la mejora suficiente para convertir por primera vez en la historia a un ciclista británico en ganador del Tour de Francia. Brailsford puso a científicos e ingenieros a trabajar para aprovechar al máximo las capacidades de cada ciclista.
Empezó mejorando aspectos obvios como la nutrición, el peso de la bicicleta o el programa de entrenamiento. Luego mejoraron factores técnicos como la posición aerodinámica (mediante un túnel de viento como los que se usan en fórmula 1), el vestuario térmico (para mantener el calor de los músculos por más tiempo, tonificándolos) o la ergonomía del asiento (haciendo sillines personalizados más cómodos para el ciclista). Pero no se detuvo ahí: cada día los ciclistas dormían en el mismo colchón con la misma almohada, que cada mañana trasladaban al siguiente final de etapa… la idea era buscar todo aquello que pudiera influir en el rendimiento y conseguir una mejora de al menos un 1% en todos y cada uno de los procesos que afectaban cada día al equipo.
Brailsford se puso una meta de cinco años para conseguir que un equipo inglés ganara por primera vez el tour de Francia. No tuvo que esperar tanto. Tres años después, en 2012, Bradley Wiggins ganó el Tour de Francia. Ese mismo año, usando la misma técnica, el equipo británico de ciclismo en pista ganó el 70% de las medallas de oro en los Juegos Olímpicos. El año siguiente, otro ciclista del equipo de Brailsford ganó de nuevo el tour de Francia, Chris Froome. En 2012 Wiggins invirtió más de 87 horas en completar el recorrido, en 2013 Froome estuvo casi 84 horas subido encima de su bicicleta. ¿Imagináis cuál fue la diferencia en ambos casos respecto del segundo clasificado? Menos del 0,1%.
¿Cómo aplicar este sistema para aumentar los resultados en una pyme?
La respuesta pasa por analizar cada tarea, cada proceso de nuestra empresa, e intentar conseguir una pequeña mejora de no más de un 1%. Es absurdo intentar implantar de golpe un cambio radical que mejore los resultados un 25%. Además, podemos ir aplicando pequeñas mejoras cada día, con lo que el proceso de mejora continua es más sencillo y menos traumático.
A menudo en las empresas hablamos de conceptos como cambio radical, renovación o transformación, olvidando que hacer de forma más eficiente aquello que ya hacemos bien o dejar de hacer cosas que hacíamos desde siempre, pero que no aportan ningún valor hoy en día, puede hacernos mejorar los resultados de forma rápida y consistente en el tiempo. Una transformación requiere esfuerzo, dedicación, motivación… En cambio, un pequeño cambio marginal, sólo requiere una decisión puntual razonada.
Empieza descomponiendo cada proceso en tareas sencillas, habla con el responsable de realizar esa tarea para ver los problemas más comunes que le surgen o qué cosas no tienen apenas repercusión en el resultado final y, por tanto, pueden ser eliminadas del proceso. Pregúntale cómo mejoraría el proceso, nadie conoce mejor una tarea que los responsables de realizarla. También puedes identificar aquellos procesos que podrían eliminarse mejorando otros.
Si hay un proceso que se repite regularmente, crear una guía para hacerlo siempre igual y no perder tiempo cada vez en tomar decisiones o recordar la forma correcta de hacerlo, puede ser de gran utilidad cuando contratamos nuevo personal o pasa mucho tiempo entre una repetición y otra de dicho proceso.
Conceptos como Takt Time (cadencia a la cual un producto debe ser fabricado para satisfacer la demanda del cliente) pueden ayudar a reducir los tiempos de producción. Las células de trabajo o la producción en cadena, en lugar del trabajo por departamentos, puede mejorar la comunicación ahorrando tiempos de espera de decisión.
Las ganancias marginales no dan grandes resultados a corto o medio plazo, pero sí pequeños beneficios que a largo plazo serán consistentes y que acumulados pueden producir una gran diferencia.
¿Cómo instaurar esta metodología en tu empresa de forma sencilla?
Haz un concurso de talentos donde cada empleado pueda pensar una mejora cada mes y premiarle de alguna forma. Se trata de que cada persona del equipo ponga su cerebro a trabajar para conseguir mayor eficiencia en las cosas que le afectan más en su trabajo diario, pero también las que conoce mejor. Es importante que las bases de este concurso definan explícitamente que no se busca una transformación radical, únicamente una pequeña mejora que sea objetivamente demostrable. El hecho de realizar este concurso de forma mensual mantiene vivo el espíritu de dinamismo constante que debe regir este tipo de mejoras. Aunque es muy jugoso premiar la idea más eficiente, también sería recomendable premiar aquella idea que por votación de todos los empleados de la empresa sea elegida, de esa forma se refrendará el compromiso de la empresa no sólo con la mejora de resultados, sino también con la satisfacción de sus empleados favoreciendo de esa forma la participación y motivación en concursos posteriores y retroalimentándolo.
Foto: teamsky